Rezerwacja terminów na pierwszą konsultację i spotkania
Jeśli korzystają już Państwo z Microsoft Bookings, Calendly, eTermin lub cal.com, umieszczamy link do rezerwacji w odpowiednich miejscach: w nagłówku, przy specjalizacjach i na stronie kontaktowej. Klienci wybierają termin, a Państwa kalendarz pozostaje jedynym źródłem danych.
Przed startem warto sprawdzić, czy dostawca oferuje umowę powierzenia przetwarzania danych i gdzie je przechowuje. Proszę też zastanowić się, o jakie dane pytać przy rezerwacji: do sprawdzenia konfliktu interesów wystarczy zwykle imię i nazwisko oraz strona przeciwna, szczegóły sprawy należą do rozmowy.
Opinie ze źródłem i informacją o weryfikacji
Opinie Google pokazujemy z gwiazdkami, liczbą i pojedynczymi recenzjami bezpośrednio z Państwa profilu firmy, zawsze z linkiem do źródła. Profil ProvenExpert integrujemy ze średnią oceną i linkiem do niego.
Kto pokazuje opinie na własnej stronie, musi podać, czy i jak sprawdza, że pochodzą od prawdziwych klientów (§ 5b ust. 3 UWG w Niemczech, § 2 ust. 6b UWG w Austrii). Taką informację umieszczamy. W przypadku notariatów rezygnujemy z opinii, ponieważ ich prawo zawodowe nie dopuszcza reklamowej ani wartościującej autoprezentacji.
Portale dla klientów: znana droga dla dokumentów
Kancelarie podatkowe i biura rachunkowe wymieniają dokumenty zwykle przez portal, np. DATEV Unternehmen online, BMD Com lub RZL Klientenportal. Strona tego nie zastępuje, ale oferuje dobrze widoczny link do logowania, aby nikt nie musiał szukać właściwego adresu.
Nowi klienci znajdą w tym samym miejscu krótkie wyjaśnienie, jak u Państwa działa wymiana dokumentów. To oszczędza pytań na początku współpracy i pokazuje, że kancelaria pracuje cyfrowo. Jeśli Państwa kancelaria adwokacka używa formularza online z oprogramowania kancelaryjnego do przyjmowania spraw, podlinkujemy go w ten sam sposób.
Rejestry izb i zawodów: weryfikowalne zamiast deklarowanych
Link do Państwa urzędowego wpisu buduje zaufanie bez konieczności zapewniania o czymkolwiek. W Austrii to np. wyszukiwarka adwokatów ÖRAK, spis członków KSW, Notariatsfinder izby notarialnej, lista wpisanych mediatorów w Ministerstwie Sprawiedliwości lub rejestr Bilanzbuchhaltungsbehörde. W Niemczech Bundesweites Amtliches Anwaltsverzeichnis, Steuerberaterverzeichnis Bundessteuerberaterkammer, Berufsregister WPK lub Notarsuche Bundesnotarkammer.
Te same linki pasują do Impressum, w którym wiele zawodów i tak musi wskazać izbę oraz przepisy prawa zawodowego.
Integracje świadomie ograniczone do minimum
Każda integracja zewnętrznej usługi oznacza też, że dane trafiają do tej usługi. Dlatego integrujemy tylko to, co realnie pomaga Państwa klientom, a zewnętrzne treści ładujemy w miarę możliwości dopiero po kliknięciu. Tam, gdzie wystarczy zwykły link, np. do portalu klienta, zostaje link.
Przy każdej zintegrowanej usłudze mówimy, jakie dane są przy tym przesyłane, aby Państwa polityka prywatności była kompletna. Jeśli później zmienią Państwo system rezerwacji lub portal, wymienimy połączenie bez zmian w pozostałej części strony.
Mapa, telefon i e-mail
Mapa bazuje na OpenStreetMap i ładuje się dopiero wtedy, gdy ktoś wyraźnie ją kliknie. Trasa otwiera się w Google Maps, Apple Maps lub OpenStreetMap. Wskazówki dotyczące parkowania, wejścia czy windy są tuż obok.
Numer telefonu i adres e-mail działają na każdym urządzeniu jednym dotknięciem. Do poufnych dokumentów zamiast otwartego e-maila polecamy moduł „Bezpieczne formularze online” z szyfrowaną transmisją. Pisma procesowe i tak nadal idą przez beA, beSt lub Elektronischer Rechtsverkehr (elektroniczny obrót prawny), a nie przez stronę.