Rezerwacja terminów online w kancelarii: kiedy się opłaca i jak ją poprawnie skonfigurować

Dlaczego terminy online przynoszą zapytania

Dla wielu osób telefon jest barierą: trzeba znaleźć czas w godzinach pracy, wyjaśnić sprawę przez telefon i liczyć, że ktoś odbierze. Kalendarz rezerwacji na stronie obniża tę barierę. Kto o 22:00 szuka „Steuerberater Erstgespräch Linz” albo „Anwalt Arbeitsrecht Termin”, może od razu wybrać termin. Kancelarii odpadają pętle oddzwaniania, a sekretariat zyskuje czas.

Korzyść zależy jednak od tego, jak bardzo ustandaryzowany jest Państwa pierwszy kontakt. Kancelaria podatkowa z wieloma zakładającymi firmy zyskuje dużo, kancelaria od przestępstw gospodarczych, która sprawdza każde zapytanie indywidualnie, raczej niewiele. Dlatego proszę decydować dla każdego rodzaju spotkania osobno, a nie dla całej kancelarii.

Kiedy rezerwacja online pasuje, a kiedy nie

Podobnie myślą biegli rewidenci, którzy przed każdym zleceniem sprawdzają swoją niezależność, oraz mediatorzy, którzy nie mogą działać, jeśli wcześniej doradzali jednej ze stron w tej samej sprawie. Notariuszy obowiązują zakazy udziału; ponadto kancelaria notarialna przygotowuje akt, zanim może do niego dojść. W Niemczech przy umowach konsumenckich dotyczących nieruchomości projekt powinien co do zasady być dostępny dwa tygodnie wcześniej (§ 17 Abs. 2a BeurkG). Kancelaria notarialna oferuje więc online raczej prośbę o termin niż od razu stały termin aktu.

Właściwe narzędzie: hosting w UE, umowa powierzenia, tajemnica

Narzędzi do rezerwacji jest wiele, od funkcji kalendarza w oprogramowaniu kancelarii przez Microsoft Bookings po wyspecjalizowanych dostawców. Dla kancelarii funkcje są mniej ważne niż pytanie, gdzie przechowywane są dane i kto może je zobaczyć. Już samo nazwisko w połączeniu z „pierwsza porada rozwód” czy „upadłość” jest poufne.

O jakie dane pytać

Formularz rezerwacji podlega tym samym zasadom co Państwa formularz kontaktowy: jak najmniej, wyraźnie opisany, z informacją o poufności. Do umówienia terminu potrzeba tylko kilku danych.

Potwierdzenie, przypomnienia i nieobecności

Po rezerwacji osoba otrzymuje potwierdzenie z datą, godziną, miejscem lub linkiem do wideo, czasem trwania, kosztem oraz linkiem do odwołania lub przełożenia. Proszę wymienić dokumenty do zabrania, np. ostatnią decyzję podatkową czy wypowiedzenie; odpowiednią listę przygotują Państwo w minutę za pomocą narzędzia Lista dokumentów. Proszę nie powtarzać tematu w tytule e-maila, na wypadek gdyby wiadomość trafiła na wspólny komputer rodzinny lub firmowy.

• Przypomnienie: e-mail na 24 godziny wcześniej wyraźnie zmniejsza liczbę nieobecności. Przypomnienia SMS tylko wtedy, gdy dana osoba podała w tym celu numer komórkowy.
• Ułatwić odwołanie: link do odwołania w każdym e-mailu sprawia, że zwolnione terminy znów można zarezerwować.
• Bufory czasowe: proszę planować 15 minut między dwoma pierwszymi spotkaniami na notatki i sprawdzenie konfliktu przed kolejnym terminem.
• Opłata za nieobecność: tylko jeśli została jasno i zrozumiale uzgodniona przed rezerwacją. W przypadku notariuszy w Niemczech nie pasuje, ponieważ umowy o ich opłatach są nieważne (§ 125 GNotKG).
• Powtarzające się nieobecności: zamiast opłat często wystarczy przy kolejnej rezerwacji wymagać potwierdzenia telefonicznego.

Płatna pierwsza porada i przejrzystość cen

Proszę podać bezpośrednio w kalendarzu rezerwacji, ile kosztuje spotkanie i ile trwa. Niejasne koszty to najczęstszy powód przerwania rezerwacji. Ceny proszę oznaczać jako brutto lub netto; kto kieruje ofertę do konsumentów, w Niemczech podaje według Preisangabenverordnung cenę całkowitą, a w Austrii § 5 ECG wymaga informacji, czy VAT jest wliczony.

• Adwokaci w Niemczech: bez umowy pierwsza porada dla konsumentów jest ograniczona do 190 euro (§ 34 RVG, plus VAT zgodnie z Nr. 7008 VV RVG).
• Doradcy podatkowi w Niemczech: dla pierwszej porady konsumentów również obowiązuje limit 190 euro (§ 21 StBVV).
• Adwokaci i doradcy podatkowi w Austrii, księgowi bilansowi, mediatorzy, biegli rewidenci: honorarium ustala się swobodnie; stała cena pierwszego spotkania daje jasność.
• Notariusze: w Niemczech obowiązują ustawowe opłaty według GNotKG, w Austrii pierwsza notarialna porada prawna jest bezpłatna. Nie reklamuje się przewag cenowych.

Jeśli przez narzędzie zawierana jest już płatna umowa o poradę z konsumentem, jest to co do zasady umowa zawierana na odległość (§ 312c BGB w Niemczech, FAGG w Austrii). Obowiązują wtedy przedumowne obowiązki informacyjne i 14-dniowe prawo odstąpienia. Jeśli porada ma się odbyć wcześniej, potrzebne jest wyraźne żądanie tej osoby i prawidłowe pouczenie. Samo zarezerwowanie terminu i zawarcie umowy na spotkaniu nie usuwa tych kwestii automatycznie; w razie wątpliwości proszę ustalić rozwiązanie ze swoją izbą.

Spotkania wideo

Wiele pierwszych spotkań przez wideo przebiega równie dobrze jak w kancelarii i poszerza Państwa zasięg. Proszę zaoferować w narzędziu wybór między kancelarią, telefonem i wideo. Narzędzie wideo podlega tym samym wymogom co narzędzie rezerwacji: hosting w UE, umowa powierzenia, brak nagrywania bez wyraźnego uzgodnienia. Osobny link na każde spotkanie jest bezpieczniejszy niż stały pokój, do którego następny gość może wejść za wcześnie.

Notariusze mają szczególną ścieżkę: w Austrii czynności notarialne z wykorzystaniem elektronicznych środków komunikacji są możliwe według § 69b NO (Notariatsordnung), w Niemczech określone akty z zakresu prawa spółek można sporządzić przez system wideo Bundesnotarkammer (Federalnej Izby Notarialnej). Takie terminy odbywają się przez przewidziane systemy, a nie przez dowolne narzędzie wideo na stronie.

Integracja na stronie i w profilu Google

Proszę umieścić link do rezerwacji tam, gdzie zapada decyzja: na stronie kontaktowej, na końcu każdej podstrony usługi („Umów pierwszą rozmowę z prawa pracy”) i w nagłówku na telefonie. Osobna podstrona z osadzonym kalendarzem jest lepsza niż wyskakujące okno, którego na małych ekranach prawie nie da się obsłużyć. Jeśli kalendarz ładuje treści podmiotu trzeciego, proszę wymienić go w polityce prywatności.

W profilu firmy w Google można dodać link do umawiania wizyt, który wyświetla się jako przycisk „Zarezerwuj”. Proszę kierować go bezpośrednio na stronę rezerwacji. Proszę regularnie sprawdzać, czy Google nie pokazuje linków do rezerwacji z platform zewnętrznych, z których Państwo nie korzystają, i je usuwać. Jeśli są Państwo obecni w katalogach z własną funkcją rezerwacji, proszę dbać, aby były tam te same godziny i ceny co na Państwa stronie.