Najvažnije ukratko
- Online naručivanje odgovara za standardizirane prve razgovore: prvo savjetovanje, prvi porezni razgovor, informativni razgovor o medijaciji, zahtjeve za termin kod javnog bilježnika.
- Odvjetnici provjeravaju sukob interesa prije termina; zato neka se naručuje zahtjev koji Vi potvrđujete ili pitajte i za protivnu stranu.
- Odaberite alat s hostingom u EU-u i ugovorom o obradi podataka, s obvezom čuvanja tajne, bez reklamnog praćenja.
- Tražite što manje podataka i jasno recite koliko termin stoji, koliko traje i kako ga otkazati.
- Plaćena online naručivanja s potrošačima mogu biti ugovori sklopljeni na daljinu, s obvezama informiranja i pravom na odustanak.
Ovaj članak je opća informacija, a ne pravno ili porezno savjetovanje u pojedinačnom slučaju. Zakoni, strukovne smjernice i članarine komora se mijenjaju: pojedinosti prije odluke provjerite kod svoje komore, nadležnog tijela ili strukovnog udruženja.
Zašto online termini donose upite
Mnogima je telefonski poziv prepreka: treba naći vremena u uredovno vrijeme, objasniti svoj predmet telefonom i nadati se da će se netko javiti. Kalendar za naručivanje na web-stranici smanjuje tu prepreku. Tko u 22 sata traži „Steuerberater Erstgespräch Linz“ (porezni savjetnik prvi razgovor Linz) ili „Anwalt Arbeitsrecht Termin“ (odvjetnik radno pravo termin), može odmah odabrati termin. Uredu otpadaju krugovi povratnih poziva, a tajništvo dobiva vrijeme.
Korist ipak ovisi o tome koliko je Vaš prvi kontakt standardiziran. Ured poreznog savjetnika s mnogo osnivača tvrtki ima veliku korist, ured za gospodarsko kazneno pravo koji svaki upit provjerava pojedinačno prilično malu. Zato odlučujte za svaku vrstu termina posebno, a ne za cijeli ured.
Kada online naručivanje odgovara, a kada ne
| Struka | Dobro prikladno | Bolje kao zahtjev s potvrdom |
|---|---|---|
| Odvjetnici | Prvo savjetovanje iz obiteljskog, radnog ili najamnog prava u jasnom okviru | Sve s protivnom stranom prije provjere sukoba, predmeti s pritvorom, hitni predmeti s rokovima |
| Porezno savjetovanje | Prvi porezni razgovor za osnivače, porezna prijava zaposlenika odnosno prijava poreza na dohodak | Porezni nadzor, porezni kazneni predmeti, nasljeđivanje poduzeća |
| Bilančari | Upoznavanje oko tekućeg knjigovodstva ili obračuna plaća | Preuzimanje sa zaostacima koje treba najprije pregledati |
| Medijacija | Neobvezujući informativni razgovor o postupku | Prva zajednička sjednica, o kojoj se moraju dogovoriti obje strane |
| Revizija | Upoznavanje oko revizije godišnjih financijskih izvještaja | Ponuda za reviziju: tek nakon provjere neovisnosti |
| Javno bilježništvo | Zahtjev za termin s navođenjem predmeta | Fiksni termini solemnizacije: tek nakon primitka dokumenata i nacrta |
Slično razmišljaju revizori, koji prije svakog angažmana provjeravaju svoju neovisnost, i medijatori, koji ne smiju djelovati ako su prije savjetovali jednu stranu u istom predmetu. Za javne bilježnike postoje zabrane sudjelovanja; osim toga, javnobilježnički ured priprema solemnizaciju prije nego što se ona može održati. U Njemačkoj kod potrošačkih ugovora o nekretninama nacrt u pravilu treba biti dostupan dva tjedna ranije (§ 17 Abs. 2a BeurkG). Javnobilježnički ured zato online prije nudi zahtjev za termin nego odmah fiksni termin solemnizacije.
Pravi alat: hosting u EU-u, ugovor o obradi, čuvanje tajne
Alata za naručivanje ima mnogo, od kalendarske funkcije Vašeg softvera za ured preko Microsoft Bookingsa do specijaliziranih pružatelja. Za ured su funkcije manje važne od pitanja gdje su podaci pohranjeni i tko ih može vidjeti. Već je ime osobe zajedno s „prvo savjetovanje razvod“ ili „stečaj“ povjerljivo.
Provjerite hosting i podizvršitelje
Dajte prednost pružateljima s poslužiteljima u EU-u i objavljenim popisom podizvršitelja. Pružatelji iz SAD-a mogu biti certificirani prema EU-US Data Privacy Frameworku; za povjerljive podatke klijenata mnogi uredi ipak svjesno biraju EU.
Sklopite ugovor o obradi podataka
Bez ugovora prema čl. 28. DSGVO-a nema korištenja. U Njemačkoj § 43e BRAO, § 62a StBerG i § 26a BNotO dodatno zahtijevaju da se pružatelji usluga obvežu na čuvanje tajne; WPO (zakon o revizorima) sadrži odgovarajuće pravilo. I u Austriji povjerljivost osigurajte ugovorom.
Isključite praćenje
Neki alati ugrađuju analitičke ili marketinške piksele u stranicu za naručivanje. Isključite ih; inače Vam treba privola i javljate trećima tko traži termin i za koju temu.
Povežite kalendar
Alat čita Vaše slobodne termine iz kalendara ureda i upisuje narudžbe. Provjerite da u alat stiže samo „zauzeto“, a ne nazivi Vaših drugih termina.
Testirajte pristupačnost
Može li se naručiti tipkovnicom i na mobitelu? Ako putem alata potrošačima online prodajete plaćena savjetovanja, mogu se primijeniti Barrierefreiheitsgesetz (Austrija) odnosno Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (Njemačka), osim ako ste izuzeti kao mikropoduzeće.
Koje podatke tražiti
Obrazac za naručivanje slijedi ista pravila kao Vaš obrazac za kontakt: što manje, jasno označeno, s napomenom o povjerljivosti. Za termin je potrebno samo nekoliko podataka.
Ovako je ispravno
- Ime, e-pošta, broj telefona za pitanja
- Vrsta termina s popisa: u uredu, telefonom ili videopozivom
- Tema jednom riječju ili iz izbora, primjerice „radno pravo“ ili „osnivanje“
- Kod odvjetnika: ime protivne strane za provjeru sukoba
Radije ne
- Detaljan opis predmeta ili prijenos dokumenata
- Zdravstveni podaci, kaznena evidencija ili podaci o prihodima
- Datum rođenja, adresa ili porezni broj kao obvezna polja
- Unaprijed označeni potvrdni okviri za newsletter ili marketing
Potvrda, podsjetnici i nedolasci
Nakon naručivanja osoba dobiva potvrdu s datumom, vremenom, mjestom ili poveznicom za videopoziv, trajanjem, cijenom i poveznicom za otkazivanje ili pomicanje. Navedite dokumente koje treba donijeti, primjerice posljednje porezno rješenje ili otkaz; odgovarajući popis složite za minutu alatom Popis dokumenata. Ne ponavljajte temu u predmetu e-poruke, za slučaj da poruka završi na zajedničkom obiteljskom ili poslovnom računalu.
- Podsjetnik: e-poruka 24 sata ranije osjetno smanjuje nedolaske. Podsjetnici SMS-om samo ako je osoba za to navela broj mobitela.
- Olakšajte otkazivanje: poveznica za otkazivanje u svakoj e-poruci omogućuje da se oslobođeni termini ponovno mogu naručiti.
- Vremenski odmak: planirajte 15 minuta između dvaju prvih razgovora za bilješke i provjeru sukoba za sljedeći termin.
- Naknada za nedolazak: samo ako je prije naručivanja jasno i razumljivo dogovorena. Za javne bilježnike u Njemačkoj ne odgovara, jer su sporazumi o njihovim pristojbama ništetni (§ 125 GNotKG).
- Ponovljeni nedolasci: umjesto naknade često je dovoljno pri sljedećem naručivanju zatražiti potvrdu telefonom.
Plaćeno prvo savjetovanje i transparentnost cijena
Navedite izravno u kalendaru za naručivanje koliko termin stoji i koliko traje. Nejasni troškovi najčešći su razlog zbog kojeg ljudi prekidaju naručivanje. Cijene označite kao bruto ili neto; tko se obraća potrošačima, u Njemačkoj prema Preisangabenverordnung navodi ukupnu cijenu, a u Austriji § 5 ECG zahtijeva navođenje je li PDV uključen.
- Odvjetnici u Njemačkoj: bez sporazuma prvo savjetovanje za potrošače ograničeno je na 190 eura (§ 34 RVG, uz PDV prema Nr. 7008 VV RVG).
- Porezni savjetnici u Njemačkoj: i za prvo savjetovanje potrošača vrijedi granica od 190 eura (§ 21 StBVV).
- Odvjetnici i porezni savjetnici u Austriji, bilančari, medijatori, revizori: honorar se slobodno ugovara; fiksna cijena prvog razgovora stvara jasnoću.
- Javni bilježnici: u Njemačkoj vrijede zakonske pristojbe prema GNotKG-u, u Austriji je prvi javnobilježnički pravni savjet besplatan. Cjenovnim prednostima se ne oglašava.
Ako se putem alata već sklapa plaćeni ugovor o savjetovanju s potrošačima, to je u pravilu ugovor sklopljen na daljinu (§ 312c BGB u Njemačkoj, FAGG u Austriji). Tada vrijede predugovorne obveze informiranja i pravo na odustanak od 14 dana. Ako se savjetovanje treba održati ranije, potreban je izričit zahtjev osobe i ispravna pouka. Samo rezerviranje termina uz sklapanje ugovora na razgovoru ta pitanja ne uklanja automatski; u slučaju dvojbe razjasnite postupak sa svojom komorom.
Videotermini
Mnogi prvi razgovori putem videopoziva funkcioniraju jednako dobro kao u uredu i proširuju Vaše područje djelovanja. U alatu za naručivanje ponudite izbor između ureda, telefona i videopoziva. Za videoalat vrijede isti zahtjevi kao za alat za naručivanje: hosting u EU-u, ugovor o obradi podataka, bez snimanja bez izričitog dogovora. Poveznica za svaki termin sigurnija je od trajne sobe u koju sljedeći gost može ući prerano.
Javni bilježnici imaju poseban put: u Austriji su solemnizacije uz korištenje elektroničkih komunikacijskih sredstava moguće prema § 69b NO (Notariatsordnung), u Njemačkoj se određene solemnizacije iz prava društava mogu obaviti putem videosustava Bundesnotarkammer (Savezne javnobilježničke komore). Ti termini idu putem predviđenih sustava, a ne putem bilo kojeg videoalata na web-stranici.
Ugradnja na web-stranicu i u Google profil
Postavite poveznicu za naručivanje ondje gdje se donosi odluka: na stranicu za kontakt, na kraj svake stranice usluge („Naručite prvi razgovor iz radnog prava“) i u zaglavlje na mobitelu. Zasebna podstranica s ugrađenim kalendarom bolja je od skočnog prozora kojim se na malim zaslonima jedva može upravljati. Ako kalendar učitava sadržaj treće strane, navedite ga u izjavi o zaštiti podataka.
U Google poslovnom profilu možete dodati poveznicu za termine koja se prikazuje kao gumb „Rezerviraj“. Usmjerite je izravno na stranicu za naručivanje. Redovito provjeravajte prikazuje li Google poveznice za naručivanje drugih platformi koje ne koristite i uklonite ih. Ako ste navedeni u imenicima s vlastitom funkcijom naručivanja, pazite da ondje stoje ista vremena i cijene kao na Vašoj web-stranici.
Prije početka
- Određene vrste termina koje se mogu naručiti online i one kojima treba potvrda
- Alat s hostingom u EU-u, ugovorom o obradi i obvezom čuvanja tajne, bez praćenja
- Obrazac s najviše četiri polja, kod odvjetnika s protivnom stranom
- Trajanje, cijena (bruto odnosno neto) i uvjeti otkazivanja vidljivi prije naručivanja
- Potvrda, podsjetnik i poveznica za otkazivanje testirani, bez teme u predmetu poruke
- Poveznica za naručivanje na stranici za kontakt, stranicama usluga i u Google profilu
- Izjava o zaštiti podataka dopunjena alatom za naručivanje i videoalatom
Web-stranica s mjestom za Vaše naručivanje
Naše web-stranice za urede ugrađuju Vaš alat za naručivanje na stranice za kontakt i usluge, sa šifriranim obrascem za kontakt i bez kolačićnog bannera za samu web-stranicu. Zatražite besplatan pregled.
Neobvezujući pregled kako bi web-stranica Vašeg ureda mogla izgledati kod nas.
Izvori
- DSGVO (Uredba (EU) 2016/679), osobito čl. 28.
- Bundesrechtsanwaltsordnung § 43e (pružatelji usluga)
- Rechtsanwaltsvergütungsgesetz § 34 (savjetovanje)
- Steuerberatervergütungsverordnung § 21 (prvo savjetovanje)
- Bürgerliches Gesetzbuch § 312c (ugovori sklopljeni na daljinu)
- RIS – Fern- und Auswärtsgeschäfte-Gesetz (FAGG, ugovori na daljinu)
- Beurkundungsgesetz § 17 (obveze provjere i pouke)
- Google – poveznice u poslovnom profilu (naručivanje termina)
- BRAO § 43a (Grundpflichten)
- RIS – Rechtsanwaltsordnung § 10
- Gerichts- und Notarkostengesetz § 125
- Preisangabenverordnung § 3
- RIS – E-Commerce-Gesetz § 5
- RIS – Notariatsordnung § 69b
- Beurkundungsgesetz § 16a
- oesterreich.gv.at – besplatni pravni savjeti
- RVG, Prilog 1 (Vergütungsverzeichnis), br. 7008: PDV
