Самое важное коротко
- Онлайн-запись подходит для стандартных первых встреч: первая консультация, первая встреча по налогам, информационная беседа о медиации, запрос записи к нотариусу.
- Адвокаты проверяют конфликт интересов до встречи; поэтому позвольте записываться в виде запроса, который вы подтверждаете, или спрашивайте также о противной стороне.
- Выбирайте сервис с хостингом в ЕС и договором об обработке данных, с обязательством хранить тайну, без рекламного трекинга.
- Спрашивайте как можно меньше и ясно скажите, сколько стоит встреча, сколько она длится и как её отменить.
- Платная онлайн-запись с потребителями может быть дистанционным договором с обязанностями информирования и правом отказа.
Эта статья носит общий информационный характер и не является юридической или налоговой консультацией в конкретном случае. Законы, профессиональные директивы и взносы в палаты меняются: перед решением уточните детали в вашей палате, ведомстве или профессиональном объединении.
Почему онлайн-запись приносит обращения
Для многих людей звонок – это препятствие: нужно найти время в рабочие часы, объяснить своё дело по телефону и надеяться, что кто-то ответит. Календарь записи на сайте снижает этот барьер. Кто в 22 часа ищет «Steuerberater Erstgespräch Linz» или «Anwalt Arbeitsrecht Termin», может сразу выбрать время. Для канцелярии исчезают циклы обратных звонков, а секретариат выигрывает время.
Польза, однако, зависит от того, насколько стандартизирован ваш первый контакт. Налоговая канцелярия с большим числом основателей бизнеса выигрывает сильно, канцелярия по экономическим уголовным делам, которая проверяет каждый запрос отдельно, скорее мало. Поэтому решайте отдельно для каждого вида встречи, а не для всей канцелярии.
Когда онлайн-запись подходит, а когда нет
| Профессия | Хорошо подходит | Лучше как запрос с подтверждением |
|---|---|---|
| Адвокаты | Первая консультация по семейному, трудовому или жилищному праву в чётких рамках | Всё, где есть противная сторона, до проверки конфликта, дела под стражей, срочные дела со сроками |
| Налоговые консультанты | Первая встреча по налогам для основателей бизнеса, налоговая декларация работника или декларация о подоходном налоге | Налоговая проверка, налоговые уголовные дела, передача бизнеса |
| Бухгалтеры | Знакомство по текущей бухгалтерии или расчёту зарплаты | Принятие дел с задолженностями, которые нужно сначала просмотреть |
| Медиаторы | Необязывающая информационная беседа о процедуре | Первая совместная сессия, которую должны согласовать обе стороны |
| Аудиторы | Знакомство по аудиту годовой отчётности | Предложение на проверку: только после проверки независимости |
| Нотариусы | Запрос записи с указанием дела | Фиксированные даты удостоверения: только после поступления документов и проекта |
Похожим образом рассуждают аудиторы, которые перед каждым поручением проверяют свою независимость, и медиаторы, которые не вправе действовать, если ранее консультировали одну из сторон по тому же делу. Для нотариусов существуют запреты на участие; кроме того, нотариальная контора готовит удостоверение до того, как оно может состояться. В Германии для потребительских договоров о недвижимости проект, как правило, должен быть предоставлен за две недели (§ 17 Abs. 2a BeurkG). Поэтому нотариальная контора скорее предлагает онлайн запрос записи, чем сразу фиксированную дату удостоверения.
Правильный сервис: хостинг в ЕС, договор об обработке, тайна
Сервисов записи много: от календаря в программе для канцелярии до Microsoft Bookings и специализированных провайдеров. Для канцелярии функции важны меньше, чем вопрос, где хранятся данные и кто может их видеть. Даже имя человека вместе с «первая консультация развод» или «банкротство» – конфиденциальная информация.
Проверить хостинг и субподрядчиков
Отдавайте предпочтение провайдерам с серверами в ЕС и опубликованным списком субподрядчиков. Провайдеры из США могут быть сертифицированы по EU-US Data Privacy Framework; для конфиденциальных данных клиентов многие канцелярии всё же сознательно выбирают ЕС.
Заключить договор об обработке данных
Без договора по ст. 28 DSGVO никакого использования. В Германии § 43e BRAO, § 62a StBerG и § 26a BNotO дополнительно требуют обязать поставщиков услуг хранить тайну; аналогичное правило содержит WPO (закон об аудиторах). В Австрии конфиденциальность тоже закрепляется договором.
Отключить трекинг
Некоторые сервисы встраивают в страницу записи аналитические или маркетинговые пиксели. Отключите их; иначе вам нужно согласие, и вы сообщаете третьим лицам, кто ищет встречу и по какой теме.
Подключить календарь
Сервис считывает свободное время из календаря канцелярии и вносит записи. Проверьте, чтобы в сервис попадало только «занято», а не названия других ваших встреч.
Проверить доступность
Можно ли записаться с помощью клавиатуры и на смартфоне? Если через сервис вы продаёте потребителям платные консультации онлайн, могут применяться Barrierefreiheitsgesetz (Австрия) или Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (Германия), если вы не освобождены как микропредприятие.
Какие данные запрашивать
Форма записи следует тем же правилам, что и ваша контактная форма: как можно меньше, с чёткими подписями, с указанием на конфиденциальность. Для встречи нужно всего несколько сведений.
Как сделать правильно
- Имя, e-mail, номер телефона для уточнений
- Вид встречи из списка: в офисе, по телефону или по видео
- Тема одним словом или из списка, например «трудовое право» или «основание фирмы»
- У адвокатов: имя противной стороны для проверки конфликта
Лучше не надо
- Подробное описание дела или загрузка документов
- Данные о здоровье, судимости или доходах
- Дата рождения, адрес или налоговый номер как обязательные поля
- Заранее отмеченные чекбоксы для рассылки или маркетинга
Подтверждение, напоминания и неявки
После записи человек получает подтверждение с датой, временем, местом или видеоссылкой, продолжительностью, стоимостью и ссылкой для отмены или переноса. Назовите документы, которые нужно принести, например последнее налоговое уведомление или уведомление об увольнении; подходящий список вы за минуту составите с помощью чек-листа документов. Не повторяйте тему в строке темы письма, на случай если письмо попадёт на общий семейный или рабочий компьютер.
- Напоминание: письмо за 24 часа заметно снижает число неявок. Напоминания по SMS только если человек указал для этого номер мобильного.
- Облегчить отмену: ссылка для отмены в каждом письме позволяет снова открыть освободившееся время для записи.
- Буферное время: планируйте 15 минут между двумя первыми встречами на заметки и проверку конфликта для следующей встречи.
- Плата за неявку: только если она была ясно и понятно согласована до записи. Для нотариусов в Германии она не подходит, потому что соглашения об их сборах недействительны (§ 125 GNotKG).
- Повторные неявки: вместо платы часто достаточно при следующей записи требовать подтверждения по телефону.
Платная первая консультация и прозрачность цен
Укажите прямо в календаре записи, сколько стоит встреча и сколько она длится. Неясная стоимость – самая частая причина, по которой люди прерывают запись. Обозначайте цены как брутто или нетто; кто обращается к потребителям, в Германии указывает общую цену по Preisangabenverordnung, а в Австрии § 5 ECG требует указать, включён ли НДС.
- Адвокаты в Германии: без соглашения первая консультация для потребителей ограничена 190 евро (§ 34 RVG, плюс НДС по Nr. 7008 VV RVG).
- Налоговые консультанты в Германии: для первой консультации потребителей также действует предел 190 евро (§ 21 StBVV).
- Адвокаты и налоговые консультанты в Австрии, бухгалтеры, медиаторы, аудиторы: гонорар свободно согласуется; фиксированная цена первой встречи создаёт ясность.
- Нотариусы: в Германии действуют установленные законом сборы по GNotKG, в Австрии первая нотариальная правовая консультация бесплатна. Ценовыми преимуществами не рекламируют.
Если через сервис уже заключается платный договор о консультации с потребителем, это, как правило, дистанционный договор (§ 312c BGB в Германии, FAGG в Австрии). Тогда действуют преддоговорные обязанности информирования и 14-дневное право отказа. Если консультация должна состояться раньше, нужно прямое требование человека и правильное разъяснение. Простое резервирование времени с заключением договора на встрече не снимает эти вопросы автоматически; в случае сомнений уточните схему в своей палате.
Видеовстречи
Многие первые встречи по видео проходят так же хорошо, как в офисе, и расширяют ваш охват. Предложите в сервисе записи выбор между офисом, телефоном и видео. К видеосервису применяются те же требования, что и к сервису записи: хостинг в ЕС, договор об обработке данных, никакой записи без прямой договорённости. Отдельная ссылка на каждую встречу надёжнее постоянной комнаты, в которую следующий гость может войти раньше времени.
У нотариусов особый путь: в Австрии удостоверения с использованием электронных средств связи возможны по § 69b NO (Notariatsordnung), в Германии определённые корпоративные удостоверения проводятся через видеосистему Bundesnotarkammer (Федеральной нотариальной палаты). Такие встречи проходят через предусмотренные системы, а не через любой видеосервис на сайте.
Интеграция на сайте и в профиле Google
Ставьте ссылку на запись там, где принимается решение: на странице контактов, в конце каждой страницы услуг («Записаться на первую встречу по трудовому праву») и в шапке на смартфоне. Отдельная страница со встроенным календарём лучше всплывающего окна, которым на маленьких экранах почти невозможно пользоваться. Если календарь загружает содержимое третьего лица, назовите его в политике конфиденциальности.
В профиле компании в Google можно указать ссылку для записи, которая отображается как кнопка «Записаться». Ведите её прямо на страницу записи. Регулярно проверяйте, не показывает ли Google ссылки на запись сторонних платформ, которыми вы не пользуетесь, и удаляйте их. Если вы присутствуете в каталогах с собственной функцией записи, следите, чтобы там были те же часы и цены, что и на вашем сайте.
Перед запуском
- Определены виды встреч, доступные для онлайн-записи, и те, что требуют подтверждения
- Сервис с хостингом в ЕС, договором об обработке данных и обязательством хранить тайну, без трекинга
- Форма максимум с четырьмя полями, у адвокатов с противной стороной
- Продолжительность, стоимость (брутто или нетто) и условия отмены видны до записи
- Подтверждение, напоминание и ссылка для отмены проверены, без темы в строке письма
- Ссылка на запись на странице контактов, страницах услуг и в профиле Google
- Политика конфиденциальности дополнена сервисом записи и видеосервисом
Сайт с местом для вашей онлайн-записи
Наши сайты для канцелярий встраивают ваш сервис записи на страницы контактов и услуг, с зашифрованной контактной формой и без cookie-баннера для самого сайта. Запросите бесплатный предварительный просмотр.
Превью без обязательств: так может выглядеть сайт вашей конторы у нас.
Источники
- DSGVO (Регламент (ЕС) 2016/679), в частности ст. 28
- Bundesrechtsanwaltsordnung § 43e (поставщики услуг)
- Rechtsanwaltsvergütungsgesetz § 34 (консультация)
- Steuerberatervergütungsverordnung § 21 (первая консультация)
- Bürgerliches Gesetzbuch § 312c (дистанционные договоры)
- RIS – Fern- und Auswärtsgeschäfte-Gesetz (FAGG, дистанционные договоры)
- Beurkundungsgesetz § 17 (обязанности проверки и разъяснения)
- Google – ссылки в профиле компании (запись на приём)
- BRAO § 43a (Grundpflichten)
- RIS – Rechtsanwaltsordnung § 10
- Gerichts- und Notarkostengesetz § 125
- Preisangabenverordnung § 3
- RIS – E-Commerce-Gesetz § 5
- RIS – Notariatsordnung § 69b
- Beurkundungsgesetz § 16a
- oesterreich.gv.at – бесплатные правовые консультации
- RVG, приложение 1 (Vergütungsverzeichnis), № 7008: НДС
