Online-Terminbuchung für Kanzleien: wann sie sich lohnt und wie Sie sie sauber einrichten

Warum Online-Termine Anfragen bringen

Ein Anruf ist für viele Menschen eine Hürde: Sie müssen zu Bürozeiten Zeit finden, ihr Anliegen am Telefon erklären und hoffen, dass jemand abhebt. Ein Buchungskalender auf der Website senkt diese Hürde. Wer um 22 Uhr nach „Steuerberater Erstgespräch Linz“ oder „Anwalt Arbeitsrecht Termin“ sucht, kann sofort einen Termin wählen. Für die Kanzlei fallen Rückruf-Schleifen weg, und das Sekretariat gewinnt Zeit.

Der Nutzen hängt allerdings davon ab, wie standardisiert Ihr Erstkontakt ist. Eine Steuerberatungskanzlei mit vielen Gründer:innen profitiert stark, eine Kanzlei für Wirtschaftsstrafrecht, die jede Anfrage einzeln prüft, eher wenig. Entscheiden Sie deshalb pro Termin-Art, nicht für die ganze Kanzlei.

Wann Online-Buchung passt und wann nicht

Ähnlich denken Wirtschaftsprüfer:innen, die vor jedem Auftrag ihre Unabhängigkeit prüfen, und Mediator:innen, die nicht tätig werden dürfen, wenn sie vorher eine Partei in derselben Sache beraten haben. Bei Notar:innen gibt es Mitwirkungsverbote; außerdem bereitet das Notariat eine Beurkundung vor, bevor sie stattfinden kann. Für Verbraucherverträge über Grundstücke soll der Entwurf in Deutschland in der Regel zwei Wochen vorher vorliegen (§ 17 Abs. 2a BeurkG). Ein Notariat bietet online deshalb eher eine Terminanfrage an als einen sofort fixen Beurkundungstermin.

Das richtige Werkzeug: EU-Hosting, AVV, Verschwiegenheit

Buchungstools gibt es viele, von der Kalenderfunktion Ihrer Kanzleisoftware über Microsoft Bookings bis zu spezialisierten Anbietern. Für eine Kanzlei zählen weniger die Funktionen als die Frage, wo die Daten liegen und wer sie sehen kann. Schon der Name einer Person zusammen mit „Erstberatung Scheidung“ oder „Insolvenz“ ist vertraulich.

Welche Daten Sie abfragen

Das Buchungsformular folgt denselben Regeln wie Ihr Kontaktformular: so wenig wie möglich, klar beschriftet, mit Hinweis auf Vertraulichkeit. Ein Termin braucht nur wenige Angaben.

Bestätigung, Erinnerungen und No-Shows

Nach der Buchung erhält die Person eine Bestätigung mit Datum, Uhrzeit, Ort bzw. Videolink, Dauer, Kosten und einem Link zum Absagen oder Verschieben. Nennen Sie die Unterlagen, die mitzubringen sind, etwa den letzten Steuerbescheid oder die Kündigung; eine passende Liste stellen Sie mit der Unterlagen-Checkliste in einer Minute zusammen. Wiederholen Sie nicht das Thema im Betreff, falls die E-Mail auf einem geteilten Familien- oder Firmenrechner landet.

• Erinnerung: eine E-Mail 24 Stunden vorher senkt Ausfälle deutlich. Erinnerungen per SMS nur, wenn die Person ihre Handynummer dafür angegeben hat.
• Absagen leicht machen: Ein Link zum Absagen in jeder E-Mail sorgt dafür, dass frei werdende Termine wieder buchbar sind.
• Pufferzeiten: Planen Sie 15 Minuten zwischen zwei Erstgesprächen für Notizen und die Kollisionsprüfung beim nächsten Termin.
• Ausfallhonorar: nur, wenn es vor der Buchung klar und verständlich vereinbart ist. Für Notar:innen in Deutschland passt es nicht, weil Vereinbarungen über ihre Gebühren unwirksam sind (§ 125 GNotKG).
• Wiederholte No-Shows: Statt Gebühren genügt oft, bei der nächsten Buchung eine Bestätigung per Telefon zu verlangen.

Bezahlte Erstberatung und Preistransparenz

Sagen Sie direkt im Buchungskalender, was der Termin kostet und wie lange er dauert. Unklare Kosten sind der häufigste Grund, warum Menschen eine Buchung abbrechen. Kennzeichnen Sie Preise als brutto oder netto; wer sich an Verbraucher:innen wendet, nennt in Deutschland nach der Preisangabenverordnung den Gesamtpreis, in Österreich verlangt § 5 ECG die Angabe, ob Umsatzsteuer enthalten ist.

• Rechtsanwält:innen in Deutschland: Ohne Vereinbarung ist ein erstes Beratungsgespräch für Verbraucher:innen auf höchstens 190 Euro begrenzt (§ 34 RVG, zuzüglich Umsatzsteuer nach Nr. 7008 VV RVG).
• Steuerberater:innen in Deutschland: Für die Erstberatung von Verbraucher:innen gilt ebenfalls eine Grenze von 190 Euro (§ 21 StBVV).
• Rechtsanwält:innen und Steuerberatung in Österreich, Bilanzbuchhaltung, Mediation, Wirtschaftsprüfung: Das Honorar ist frei vereinbar; ein fester Preis für das Erstgespräch schafft Klarheit.
• Notar:innen: In Deutschland gelten die gesetzlichen Gebühren nach GNotKG, in Österreich ist die erste notarielle Rechtsauskunft unentgeltlich. Mit Preisvorteilen wird nicht geworben.

Wird über das Tool bereits ein bezahlter Beratungsvertrag mit Verbraucher:innen geschlossen, ist das in der Regel ein Fernabsatzvertrag (§ 312c BGB in Deutschland, FAGG in Österreich). Dann gelten vorvertragliche Informationspflichten und ein 14-tägiges Widerrufsrecht. Soll die Beratung vorher stattfinden, braucht es das ausdrückliche Verlangen der Person und eine korrekte Belehrung. Wer nur einen Termin reserviert und den Vertrag im Gespräch schließt, umgeht diese Fragen nicht automatisch; klären Sie die Gestaltung im Zweifel mit Ihrer Kammer.

Videotermine

Viele Erstgespräche funktionieren per Video genauso gut wie vor Ort, und sie erweitern Ihren Einzugsbereich. Bieten Sie im Buchungstool die Wahl zwischen Kanzlei, Telefon und Video an. Für das Videotool gelten dieselben Anforderungen wie für das Buchungstool: Hosting in der EU, AVV, keine Aufzeichnung ohne ausdrückliche Absprache. Ein Link pro Termin ist sicherer als ein dauerhafter Raum, in den der nächste Gast vorzeitig hineinplatzen kann.

Notar:innen haben einen Sonderweg: In Österreich sind Beurkundungen unter Nutzung einer elektronischen Kommunikationsmöglichkeit nach § 69b NO möglich, in Deutschland bestimmte gesellschaftsrechtliche Beurkundungen über das Videosystem der Bundesnotarkammer. Diese Termine laufen über die vorgesehenen Systeme, nicht über ein beliebiges Videotool auf der Website.

Auf der Website und im Google-Profil einbinden

Verlinken Sie die Buchung dort, wo die Entscheidung fällt: auf der Kontaktseite, am Ende jeder Leistungsseite („Erstgespräch zum Arbeitsrecht buchen“) und im Kopfbereich auf dem Handy. Eine eigene Unterseite mit dem eingebetteten Kalender ist besser als ein Pop-up, das auf kleinen Bildschirmen kaum bedienbar ist. Lädt der Kalender Inhalte eines Drittanbieters, nennen Sie ihn in der Datenschutzerklärung.

Im Google-Unternehmensprofil können Sie einen Terminlink hinterlegen, der als Schaltfläche „Termin vereinbaren“ erscheint. Verlinken Sie dort direkt die Buchungsseite. Prüfen Sie regelmäßig, ob Google Buchungslinks fremder Plattformen anzeigt, die Sie nicht nutzen, und entfernen Sie diese. Tauchen Sie in Verzeichnissen mit eigener Buchungsfunktion auf, achten Sie darauf, dass dort dieselben Zeiten und Preise stehen wie auf Ihrer Website.