Die Kontaktseite einer Kanzlei: wie aus Besucher:innen Anfragen werden

Warum die Kontaktseite über Anfragen entscheidet

Wer auf Ihrer Kontaktseite landet, hat sich meist schon entschieden, dass Sie infrage kommen. Er hat eine Leistungsseite gelesen, Ihr Google-Profil gesehen oder Ihren Namen von einer Bekannten gehört. Jetzt zählt nur noch eines: Wie komme ich am einfachsten zu einem Gespräch? Jede Hürde an dieser Stelle kostet Anfragen. Eine Telefonnummer, die auf dem Handy nicht antippbar ist, ein Formular mit zwölf Pflichtfeldern oder die Unsicherheit, ob überhaupt jemand antwortet, schicken Interessent:innen zur nächsten Kanzlei in der Trefferliste.

Für Kanzleien kommt eine zweite Ebene dazu. Menschen schreiben Ihnen über Scheidungen, Schulden, Steuerprüfungen oder Krankheiten. Was sie über das Formular schicken, unterliegt ab dem ersten Kontakt Ihrer Verschwiegenheit und dem Datenschutz. Eine gute Kontaktseite macht es leicht, sich zu melden, und schwer, zu viel preiszugeben.

Telefon und Erreichbarkeit: der schnellste Weg

Viele Mandant:innen rufen lieber an, als zu schreiben, gerade bei dringenden Anliegen. Stellen Sie die Telefonnummer deshalb ganz nach oben, gut lesbar und auf dem Smartphone als Link, der beim Antippen direkt wählt (Click-to-Call). Schreiben Sie die Nummer im internationalen Format mit +43 oder +49, damit sie auch aus dem Ausland funktioniert.

• Telefonzeiten getrennt von Terminen: „Telefonisch erreichbar Mo bis Do 8 bis 17 Uhr, Fr 8 bis 12 Uhr. Besprechungen nach Vereinbarung, auch abends.“
• Wer abhebt: „Unser Sekretariat nimmt Ihr Anliegen auf und vereinbart einen Termin.“ Das senkt die Hemmschwelle.
• Außerhalb der Zeiten: Sagen Sie, ob es eine Mailbox gibt und wann Sie zurückrufen. Bei Strafverteidigung kann ein Notfallkontakt sinnvoll sein, aber nur, wenn er wirklich erreichbar ist.
• Sprachen: Wenn Sie auf Englisch, Türkisch oder Kroatisch beraten, schreiben Sie es neben die Nummer.
• E-Mail-Adresse: eine allgemeine Kanzleiadresse statt persönlicher Postfächer, damit nichts in einer Abwesenheit liegen bleibt.

Halten Sie die Zeiten auf der Website, im Google-Profil und in der Abwesenheitsnotiz identisch. Widersprüche zwischen diesen Stellen sind einer der häufigsten Gründe für verärgerte Anrufe.

Das Formular: so wenige Felder wie möglich

Jedes zusätzliche Feld senkt die Zahl der Anfragen, und jedes Feld, das Sie nicht brauchen, sind Daten, die Sie schützen müssen. Fragen Sie nur, was Sie für eine erste Rückmeldung wirklich benötigen. Kennzeichnen Sie Pflichtfelder eindeutig und beschriften Sie jedes Feld sichtbar, nicht nur mit Platzhaltertext, der beim Tippen verschwindet.

Verzichten Sie auf Pflichtfelder für Adresse, Geburtsdatum oder Firmenbuch- bzw. Handelsregisternummer. Das klären Sie im Gespräch. Ein Datei-Upload gehört nicht ins öffentliche Formular, sondern in das Mandantenportal, sobald das Mandat besteht.

Vertraulichkeit: was nicht ins Formular gehört

Menschen neigen dazu, ihr ganzes Problem in das Nachrichtenfeld zu schreiben: die Diagnose, die Vorstrafe, die Schulden, den Namen des Arbeitgebers. Gesundheitsdaten, Angaben zu Religion, Gewerkschaftszugehörigkeit oder Sexualleben sind besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO, Angaben zu Straftaten regelt Art. 10 DSGVO. Bitten Sie deshalb direkt über dem Feld darum, nur kurz zu schreiben, worum es geht.

Technisch muss das Formular zur Verschwiegenheit passen. Die Seite läuft ausschließlich über HTTPS, die Anfrage wird verschlüsselt übertragen und landet nicht unverschlüsselt in einem Postfach bei einem Anbieter außerhalb der EU. Art. 32 DSGVO verlangt Sicherheit nach dem Stand der Technik. Mit Hosting-Anbieter und Formulardienst schließen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag; in Deutschland verlangen § 43e BRAO, § 62a StBerG und § 26a BNotO zusätzlich, dass Dienstleister zur Verschwiegenheit verpflichtet werden. In Österreich ergibt sich dasselbe Ergebnis aus der Verschwiegenheitspflicht der Berufsgesetze und der DSGVO.

Für die spätere E-Mail-Korrespondenz gilt in Deutschland für Rechtsanwält:innen § 2 Abs. 2 BORA: Ein Kommunikationsweg mit Risiken für die Vertraulichkeit, etwa unverschlüsselte E-Mail, ist erlaubt, wenn Mandant:innen zustimmen, zum Beispiel indem sie ihn nach einem Hinweis auf die Risiken selbst nutzen. Ein kurzer Satz dazu auf der Kontaktseite schadet in keinem der beiden Länder. Welche Pflichtangaben und Datenschutztexte Ihr Beruf zusätzlich braucht, steht etwa im Ratgeber zu den Pflichtangaben für Rechtsanwält:innen in Deutschland oder für Steuerberater:innen in Österreich.

Nach dem Absenden: Erwartungen klar setzen

Die häufigste Lücke auf Kanzlei-Kontaktseiten ist nicht das Formular, sondern die Stille danach. Wer nicht weiß, ob seine Nachricht angekommen ist, ruft zusätzlich an oder schreibt der nächsten Kanzlei. Sagen Sie deshalb auf der Seite und in der Bestätigung, was als Nächstes passiert.

Sind Sie im Urlaub oder ist die Kanzlei geschlossen, passen Sie die Eingangsbestätigung an: Wann sind Sie zurück, wer vertritt Sie, an wen wenden sich Mandant:innen mit dringenden Fristen? Einen passenden Text für Ihren Beruf erstellt die kostenlose Abwesenheitsnotiz.

Spamschutz ohne Tracking

Ein offenes Formular zieht Spam an. Die naheliegende Lösung, ein Captcha eines großen Anbieters, hat für Kanzleien zwei Nachteile: Es lädt Skripte eines Dritten, der Nutzungsdaten auswerten kann, und es zwingt Menschen, Ampeln oder Zebrastreifen anzuklicken, was ältere Mandant:innen und Menschen mit Sehbehinderung ausbremst. Ob für solche Dienste eine Einwilligung nach § 25 TDDDG in Deutschland bzw. § 165 Abs. 3 TKG 2021 in Österreich nötig ist, hängt davon ab, welche Informationen sie auf dem Gerät auslesen. Einfacher ist es, darauf zu verzichten.

Anfahrt, Parken und Barrierefreiheit

Wer zum ersten Termin kommt, ist oft nervös. Eine gute Wegbeschreibung nimmt einen Teil davon. Nennen Sie die nächste Haltestelle mit Linie, Parkmöglichkeiten oder die nächste Garage, das Stockwerk und ob es einen Lift gibt. Ein Foto des Eingangs hilft, das richtige Haus zu finden, besonders in Altbauvierteln mit Hinterhöfen.

Eine eingebettete Google-Karte überträgt beim Laden Daten an Google. Datensparsamer ist ein Kartenbild mit einem Link „In Google Maps öffnen“ oder eine Karte, die erst nach einem Klick geladen wird. Für die Barrierefreiheit gehören dazu: stufenloser Zugang ja oder nein, Lift, barrierefreies WC und die Möglichkeit eines Hausbesuchs oder Videotermins. Für das Formular selbst gilt: sichtbare Beschriftungen, verständliche Fehlermeldungen und Bedienbarkeit mit der Tastatur. Mehr dazu im Ratgeber zur barrierefreien Website.

Besonderheiten der einzelnen Berufe

• Rechtsanwält:innen: Vor Annahme eines Mandats prüfen Sie Interessenkonflikte (§ 43a Abs. 4 BRAO in Deutschland, § 10 RAO in Österreich). Fragen Sie deshalb optional nach der Gegenseite, nicht nach dem Sachverhalt, und erklären Sie kurz, warum: „Damit wir prüfen können, ob wir Sie vertreten dürfen.“
• Steuerberatung und Bilanzbuchhaltung: Eine Auswahl wie „Privatperson, Selbstständig, GmbH, Verein“ hilft bei der Zuordnung. Belege und Bescheide kommen erst über das Mandantenportal.
• Mediation: Sagen Sie, dass sich beide Seiten melden können und Sie zunächst nur den Ablauf besprechen. Das wahrt Ihre Neutralität schon vor dem ersten Gespräch.
• Wirtschaftsprüfung: Anfragen kommen meist von Unternehmen. Fragen Sie nach Rechtsform, Prüfungsart und Abschlussstichtag, nicht nach Zahlen.
• Notariat: Eine sachliche Seite mit Amtssitz, Telefonzeiten und den Unterlagen je Anliegen genügt. Werbliche Aussagen wie „schnellste Termine der Stadt“ sind tabu, siehe die Ratgeber zum Werberecht für Notar:innen in Österreich und in Deutschland.

Checkliste für Ihre Kontaktseite

Welche Seiten eine Kanzlei-Website außer der Kontaktseite braucht, beschreibt der Ratgeber Inhalte einer Kanzlei-Website. Wie die Kontaktseite mit Google-Profil und lokaler Suche zusammenspielt, steht im Beitrag zu lokalem SEO.