Bir büronun iletişim sayfası: ziyaretçiler nasıl talebe dönüşür

İletişim sayfası neden talepleri belirler

İletişim sayfanıza gelen kişi çoğu zaman sizin uygun olduğunuza zaten karar vermiştir. Bir hizmet sayfasını okumuş, Google profilinizi görmüş ya da adınızı bir tanıdığından duymuştur. Artık tek bir şey önemlidir: Bir görüşmeye en kolay nasıl ulaşırım? Bu noktadaki her engel talep kaybettirir. Telefonda dokunulamayan bir numara, on iki zorunlu alanlı bir form ya da birinin yanıt verip vermeyeceğine dair belirsizlik, müvekkil adaylarını arama sonuçlarındaki bir sonraki büroya gönderir.

Bürolar için ikinci bir boyut daha vardır. İnsanlar size boşanmalar, borçlar, vergi denetimleri ya da hastalıklar hakkında yazar. Form üzerinden gönderdikleri her şey ilk temastan itibaren sır saklama yükümlülüğünüze ve veri korumaya tabidir. İyi bir iletişim sayfası, iletişime geçmeyi kolaylaştırır, gereğinden fazlasını anlatmayı ise zorlaştırır.

Telefon ve ulaşılabilirlik: en hızlı yol

Birçok müvekkil, özellikle acil konularda, yazmak yerine aramayı tercih eder. Bu yüzden telefon numarasını en üste, kolay okunur biçimde ve akıllı telefonda dokunulduğunda doğrudan arayan bir bağlantı olarak koyun (click-to-call). Numarayı yurt dışından da çalışması için +43 ya da +49 ile uluslararası biçimde yazın.

• Telefon saatleri randevulardan ayrı: „Telefonla ulaşılabilirlik Pzt–Per 8–17, Cum 8–12. Görüşmeler randevuyla, akşamları da.“
• Telefonu kim açıyor: „Sekreterliğimiz talebinizi not alır ve bir randevu ayarlar.“ Bu, çekingenliği azaltır.
• Saatler dışında: Sesli mesaj olup olmadığını ve ne zaman geri aradığınızı söyleyin. Ceza savunmasında bir acil durum iletişimi anlamlı olabilir, ama yalnızca gerçekten ulaşılabiliyorsa.
• Diller: Türkçe, İngilizce ya da Hırvatça danışmanlık veriyorsanız bunu numaranın yanına yazın.
• E-posta adresi: Kişisel posta kutuları yerine genel bir büro adresi kullanın ki bir yokluk sırasında hiçbir şey beklemede kalmasın.

Saatleri web sitesinde, Google profilinde ve otomatik yanıtta aynı tutun. Bu yerler arasındaki çelişkiler, sinirli telefonların en yaygın nedenlerinden biridir.

Form: olabildiğince az alan

Her ek alan talep sayısını düşürür ve ihtiyacınız olmayan her alan, korumak zorunda olduğunuz veridir. Yalnızca ilk yanıt için gerçekten gerekeni sorun. Zorunlu alanları açıkça işaretleyin ve her alana, yazmaya başlayınca kaybolan yer tutucu metin yerine görünür bir etiket verin.

Adres, doğum tarihi ya da ticaret sicili numarası (Firmenbuch ya da Handelsregister) için zorunlu alan koymayın. Bunları görüşmede netleştirirsiniz. Dosya yükleme açık forma değil, vekâlet ilişkisi kurulduktan sonra müvekkil portalına aittir.

Gizlilik: forma neler girmemeli

İnsanlar mesaj alanına tüm sorunlarını yazma eğilimindedir: teşhisi, sabıka kaydını, borçları, işverenin adını. Sağlık verileri, din, sendika üyeliği ya da cinsel yaşamla ilgili bilgiler DSGVO (GDPR) md. 9 kapsamında özel nitelikli verilerdir; suçlarla ilgili veriler ise md. 10'da düzenlenir. Bu yüzden alanın hemen üstünde, konunun ne olduğunu kısaca yazmalarını rica edin.

Teknik olarak form, sır saklama yükümlülüğüne uygun olmalıdır. Sayfa yalnızca HTTPS üzerinden çalışır, talep şifreli olarak aktarılır ve AB dışındaki bir sağlayıcının posta kutusuna şifresiz olarak düşmez. DSGVO md. 32, teknolojinin güncel durumuna uygun güvenlik ister. Barındırma sağlayıcısı ve form hizmetiyle bir veri işleme sözleşmesi (AVV) yaparsınız; Almanya'da § 43e BRAO, § 62a StBerG ve § 26a BNotO ayrıca hizmet sağlayıcıların sır saklamakla yükümlü kılınmasını şart koşar. Avusturya'da aynı sonuç meslek yasalarındaki sır saklama yükümlülüğünden ve DSGVO'dan doğar.

Sonraki e-posta yazışmaları için Almanya'daki avukatlara § 2 Abs. 2 BORA uygulanır: Gizlilik açısından risk taşıyan bir iletişim yolu, örneğin şifresiz e-posta, müvekkil onay verirse, örneğin risklere dikkat çekildikten sonra bu yolu kendisi kullanırsa, serbesttir. İletişim sayfasında buna dair kısa bir cümle iki ülkede de zarar vermez. Mesleğinizin ayrıca hangi zorunlu bilgilere ve veri koruma metinlerine ihtiyaç duyduğunu, örneğin Almanya'daki avukatlar için zorunlu bilgiler ya da Avusturya'daki vergi danışmanları için rehberinde bulabilirsiniz.

Gönderdikten sonra: beklentileri net belirleyin

Büroların iletişim sayfalarındaki en yaygın eksiklik form değil, sonrasındaki sessizliktir. Mesajının ulaşıp ulaşmadığını bilmeyen kişi ayrıca arar ya da bir sonraki büroya yazar. Bu yüzden sayfada ve onay mesajında bundan sonra ne olacağını söyleyin.

Tatildeyseniz ya da büro kapalıysa alındı onayını uyarlayın: Ne zaman dönüyorsunuz, size kim vekâlet ediyor, acil süreleri olan müvekkiller kime başvurmalı? Mesleğinize uygun bir metni ücretsiz otomatik yanıt aracı oluşturur.

Takip olmadan spam koruması

Açık bir form spam çeker. Akla ilk gelen çözüm olan büyük bir sağlayıcının captcha'sı, bürolar için iki dezavantaja sahiptir: Kullanım verilerini değerlendirebilen bir üçüncü tarafın betiklerini yükler ve insanları trafik ışıklarına ya da yaya geçitlerine tıklamaya zorlar; bu da yaşlı müvekkilleri ve görme engelli kişileri yavaşlatır. Bu tür hizmetler için Almanya'da § 25 TDDDG, Avusturya'da § 165 Abs. 3 TKG 2021 uyarınca onay gerekip gerekmediği, cihazdan hangi bilgileri okuduklarına bağlıdır. Bunlardan vazgeçmek daha basittir.

Ulaşım, park ve erişilebilirlik

İlk randevusuna gelen kişi çoğu zaman gergindir. İyi bir yol tarifi bunun bir kısmını alır. En yakın durağı hat numarasıyla, park imkânlarını ya da en yakın otoparkı, katı ve asansör olup olmadığını belirtin. Girişin bir fotoğrafı, özellikle arka avlulu eski mahallelerde doğru binayı bulmaya yardımcı olur.

Gömülü bir Google haritası yüklenir yüklenmez Google'a veri aktarır. „Google Maps'te aç“ bağlantılı bir harita görseli ya da ancak bir tıklamadan sonra yüklenen bir harita veri açısından daha tasarrufludur. Erişilebilirlik için şunları ekleyin: basamaksız giriş var mı yok mu, asansör, engelli tuvaleti ve ev ziyareti ya da görüntülü görüşme imkânı. Formun kendisi için: görünür etiketler, anlaşılır hata mesajları ve klavyeyle kullanılabilirlik. Daha fazlası erişilebilir web sitesi rehberinde.

Mesleklere özgü noktalar

• Avukatlar: Bir vekâleti kabul etmeden önce çıkar çatışmasını kontrol edersiniz (Almanya'da § 43a Abs. 4 BRAO, Avusturya'da § 10 RAO). Bu yüzden olayın ayrıntılarını değil, isteğe bağlı olarak karşı tarafı sorun ve nedenini kısaca açıklayın: „Sizi temsil edip edemeyeceğimizi kontrol edebilmemiz için.“
• Vergi danışmanlığı ve bilanço muhasebeciliği: „Özel kişi, serbest meslek, GmbH, dernek“ gibi bir seçim dağılıma yardımcı olur. Belgeler ve vergi tarhiyatları ancak sonra müvekkil portalı üzerinden gelir.
• Arabuluculuk: İki tarafın da başvurabileceğini ve önce yalnızca süreci konuşacağınızı söyleyin. Bu, tarafsızlığınızı daha ilk görüşmeden önce korur.
• Bağımsız denetim: Talepler genellikle şirketlerden gelir. Rakamları değil, hukuki şekli, denetim türünü ve bilanço tarihini sorun.
• Noterlik: Resmî makam yeri, telefon saatleri ve her konu için gerekli belgeleri içeren nesnel bir sayfa yeterlidir. „Şehrin en hızlı randevuları“ gibi reklam ifadeleri yasaktır; bkz. Avusturya'daki noterler ve Almanya'daki noterler için reklam hukuku rehberleri.

İletişim sayfanız için kontrol listesi

Bir büro web sitesinin iletişim sayfası dışında hangi sayfalara ihtiyaç duyduğunu büro web sitesi içerikleri rehberi anlatıyor. İletişim sayfasının Google profili ve yerel aramayla nasıl birlikte çalıştığı yerel SEO yazısında.