İyi bir otomatik yanıt, kimse sormadan üç soruyu yanıtlar: Ne zamana kadar yoksunuz, mesajıma ne olacak ve beklemeyen bir konuda kime başvurabilirim? Oluşturucu izin, eğitim veya kapalı bir büro için metni yazar, dönüş gününü hesaplar ve mesleğinize uygun bir not ekler.
Otomatik yanıtta neler yer almalı
İlk ve son günüyle dönem, yeniden ulaşılabilir olduğunuz gün ve mesajın iletilip iletilmeyeceği ya da dönüşünüzden sonra mı ele alınacağına dair net bir ifade. Bunun yanında, varsa telefon numarası veya e-posta adresiyle bir vekil. Yokluğunuzun nedenini açıklamanız gerekmez: “izindeyim” veya “ofis dışındayım” yeterlidir; seyahat yerleri ve hastalık ayrıntıları mesaja girmez.
Oluşturucu dönüş günü olarak son yokluk gününüzden sonraki ilk iş gününü yazar. Hafta sonlarını otomatik olarak atlar; resmî tatiller eyaletten eyalete farklıdır, onları kendiniz kontrol edin.
Mesleğinize uygun not
Avukatlık bürolarında ve vergi danışmanlığında süreler önemlidir: Bir mahkeme yazısı veya vergi kararı (Bescheid) alan kişi izin bitmeden hemen bildirmelidir. Noterlikler kararlaştırılmış onay randevularının geçerli olduğunu, arabulucular devam eden arabuluculukların nasıl süreceğini söyler, muhasebe büroları ise belgelerin göndermeye devam edilebileceğini hatırlatır. Oluşturucu altı mesleğin her biri için açıp kapatabileceğiniz bir cümle önerir.
İki dilli otomatik yanıt
Almanca konuşan müvekkilleriniz veya makamlarla yazışmanız varsa Almanca sürümü tek tıkla ekleyin. Konu satırı o zaman iki dili de içerir, Almanca metin bir ayırıcı çizgiden sonra gelir. Almanca sayfada oluşturucu bunun yerine İngilizce bir sürüm ekler.
