Büronuzdan çıkan her e-posta küçük bir ticari mektuptur. Şirketler ve sicile kayıtlı işletmeler için içinde nelerin yer alması gerektiğini yasa belirler; müvekkiller de telefon numarası, adres ve web sitesine bir bağlantı bekler. Oluşturucu ikisini, yaygın tüm e-posta programlarında aynı görünen düzgün bir imzada birleştirir.
E-posta imzasında hangi bilgiler yer almalı
Avusturya’da § 14 Unternehmensgesetzbuch (UGB), Firmenbuch’a kayıtlı tüm işletmelerden, hangi biçimde olursa olsun, yani e-postada da, ticari yazışmalarda şu bilgileri ister: hukuki şekil ekiyle birlikte firma unvanı, merkez (Sitz), Firmenbuch numarası ve Firmenbuch mahkemesi. Bu, Rechtsanwalts-GmbH için de, Steuerberatungs-GmbH veya e.U. olarak çalışan muhasebe bürosu için de geçerlidir. Bu bilgileri eksik bırakan, Firmenbuch mahkemesinin zorlama cezası (Zwangsstrafe) vermesini göze almış olur.
Almanya’da bunu birden fazla yasa düzenler: kayıtlı tacirler için § 37a HGB, OHG ve KG için HGB, Partnerschaftsgesellschaft’lar için PartGG ve GmbH ile UG için § 35a GmbHG. GmbH ayrıca tüm müdürlerini (Geschäftsführer) soyadı ve en az bir tam yazılmış adıyla belirtir. Sicil kaydı olmayan serbest avukatların, vergi danışmanlarının veya arabulucuların e-postada yasal zorunlu bilgisi yoktur, ancak eksiksiz bir imza yine de standarttır.
İmza neden tablo olarak oluşturulur
E-posta programları HTML’i çok farklı gösterir. Windows’taki Outlook, Word’ün görüntüleme motorunu kullanır, Gmail stil sayfalarını kaldırır, Apple Mail ise çoğu zaman kendi varsayılan yazı tipini uygular. Bu yüzden oluşturucu imzayı bülten profesyonellerinin yaptığı gibi kurar: sabit boşluklu bir tablo, yazı tipi olarak Arial ve tüm renkler doğrudan öğelerin üzerinde. Böylece imza alıcıda önizlemedeki gibi görünür.
İmza bilinçli olarak görsel ve logo kullanmaz. Pek çok program görselleri onaylanana kadar engeller, ek olarak gösterir veya kısa bir yanıtı birden fazla dosyalı bir e-postaya dönüştürür. Antetli kâğıdınızdan bir vurgu rengi ve net bir yazı tipi, ataç simgesi olarak gelen bir logodan daha profesyonel görünür.
İyi bir imzayı başka ne oluşturur
Kısa tutun: ad, görev, büro, telefon, e-posta, web sitesi ve adres, altında küçük harflerle zorunlu bilgiler. Alıntılar, reklam bantları ve uzun sosyal medya bağlantı listeleri dikkati dağıtır. Online randevu bağlantısı ise size ve müvekkillerinize e-postayla gidip gelen yazışmaları kazandırır. Yanıtlar ve iletmeler için pek çok programda daha kısa bir sürüm, örneğin kompakt düzen, yeterlidir.
