Jede E-Mail, die Ihr Büro verlässt, ist ein kleiner Geschäftsbrief. Für Gesellschaften und eingetragene Unternehmen schreibt das Gesetz vor, was darin stehen muss, und Mandant:innen erwarten Telefonnummer, Anschrift und einen Weg zur Website. Der Generator setzt beides zu einer sauberen Signatur zusammen, die in allen gängigen E-Mail-Programmen gleich aussieht.
Welche Angaben in die E-Mail-Signatur gehören
In Österreich verlangt § 14 Unternehmensgesetzbuch (UGB) von allen im Firmenbuch eingetragenen Unternehmen auf Geschäftsbriefen, in welcher Form auch immer, also auch per E-Mail: die Firma samt Rechtsformzusatz, den Sitz, die Firmenbuchnummer und das Firmenbuchgericht. Das betrifft die Rechtsanwalts-GmbH ebenso wie die Steuerberatungs-GmbH oder das Buchhaltungsbüro als e.U. Wer die Angaben weglässt, riskiert Zwangsstrafen durch das Firmenbuchgericht.
In Deutschland regeln das mehrere Gesetze: § 37a HGB für eingetragene Kaufleute, das HGB für OHG und KG, das PartGG für Partnerschaftsgesellschaften und § 35a GmbHG für GmbH und UG. Die GmbH nennt zusätzlich alle Geschäftsführer:innen mit Familienname und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen. Selbständige Rechtsanwält:innen, Steuerberater:innen oder Mediator:innen ohne Registereintrag haben keine gesetzlichen Pflichtangaben in der E-Mail, eine vollständige Signatur ist aber trotzdem Standard.
Warum die Signatur als Tabelle gebaut ist
E-Mail-Programme stellen HTML sehr unterschiedlich dar. Outlook unter Windows nutzt die Darstellung von Word, Gmail entfernt Stylesheets, Apple Mail übernimmt gern die eigene Standardschrift. Der Generator baut die Signatur deshalb so, wie es Newsletter-Profis tun: als Tabelle mit festen Abständen, Arial als Schrift und allen Farben direkt an den Elementen. So sieht sie bei den Empfänger:innen aus wie in der Vorschau.
Auf Bilder und Logos verzichtet die Signatur bewusst. Viele Programme blockieren Bilder, bis man sie freigibt, zeigen sie als Anhang an oder machen aus einer kurzen Antwort eine E-Mail mit mehreren Dateien. Eine Akzentfarbe aus Ihrem Briefpapier und eine klare Schrift wirken professioneller als ein Logo, das als Büroklammer ankommt.
Was eine gute Signatur noch ausmacht
Halten Sie sie kurz: Name, Funktion, Büro, Telefon, E-Mail, Website und Anschrift, darunter klein die Pflichtangaben. Zitate, Werbebanner und lange Listen mit Social-Media-Links lenken ab. Ein Link zur Online-Terminbuchung dagegen erspart Ihnen und Ihren Mandant:innen das Hin und Her per E-Mail. Für Antworten und Weiterleitungen genügt in vielen Programmen eine kürzere Variante, etwa das kompakte Layout.
