Każdy e-mail wychodzący z Państwa biura to mały list handlowy. Dla spółek i wpisanych do rejestru przedsiębiorstw ustawa określa, co musi się w nim znaleźć, a klienci oczekują numeru telefonu, adresu i drogi do strony internetowej. Generator łączy jedno i drugie w przejrzystą stopkę, która wygląda tak samo we wszystkich popularnych programach pocztowych.
Jakie informacje należą do stopki e-mail
W Austrii § 14 Unternehmensgesetzbuch (UGB) wymaga od wszystkich przedsiębiorstw wpisanych do Firmenbuch, by na pismach handlowych w każdej formie, a więc także w e-mailach, podawały: firmę z dodatkiem określającym formę prawną, siedzibę, numer w Firmenbuch i Firmenbuchgericht (sąd rejestrowy). Dotyczy to zarówno kancelarii adwokackiej w formie GmbH, jak i spółki doradztwa podatkowego w formie GmbH czy biura rachunkowego jako e.U. Kto pomija te informacje, ryzykuje grzywny przymuszające nakładane przez sąd rejestrowy.
W Niemczech reguluje to kilka ustaw: § 37a HGB dla wpisanych kupców, HGB dla OHG i KG, PartGG dla spółek partnerskich i § 35a GmbHG dla GmbH i UG. GmbH podaje dodatkowo wszystkich członków zarządu (Geschäftsführer:innen) z nazwiskiem i co najmniej jednym pełnym imieniem. Samodzielni adwokaci, doradcy podatkowi czy mediatorzy bez wpisu do rejestru nie mają ustawowych danych obowiązkowych w e-mailu, ale kompletna stopka i tak jest standardem.
Dlaczego stopka jest zbudowana jako tabela
Programy pocztowe wyświetlają HTML bardzo różnie. Outlook w Windows korzysta z silnika Worda, Gmail usuwa arkusze stylów, a Apple Mail chętnie przejmuje własną domyślną czcionkę. Dlatego generator buduje stopkę tak, jak robią to specjaliści od newsletterów: jako tabelę ze stałymi odstępami, czcionką Arial i wszystkimi kolorami przypisanymi bezpośrednio do elementów. Dzięki temu u odbiorców wygląda tak jak w podglądzie.
Stopka celowo nie zawiera obrazów ani logo. Wiele programów blokuje obrazy do czasu ich odblokowania, pokazuje je jako załączniki albo zamienia krótką odpowiedź w e-mail z kilkoma plikami. Kolor akcentu z Państwa papieru firmowego i czytelna czcionka wyglądają bardziej profesjonalnie niż logo, które dociera jako spinacz.
Co jeszcze wyróżnia dobrą stopkę
Proszę zadbać o zwięzłość: imię i nazwisko, funkcja, biuro, telefon, e-mail, strona i adres, pod spodem drobnym drukiem dane obowiązkowe. Cytaty, banery reklamowe i długie listy linków do mediów społecznościowych rozpraszają. Link do rezerwacji terminów online oszczędza natomiast Państwu i klientom wymiany e-maili. Do odpowiedzi i przekazywanych wiadomości w wielu programach wystarczy krótsza wersja, np. układ kompaktowy.
