Noterlik bürosunun web sitesi: müvekkiller ne bilmek ister, makam neye izin verir?

Çerçeve: reklam değil, bilgilendirme

Noterler kamusal bir makamı yürütür. Bu nedenle avukatlar ya da vergi danışmanlarına göre daha sıkı reklam kuralları geçerlidir. Avusturya'da Notariatsordnung'un (NO, Noterlik Kanunu) § 31 Abs 6 hükmü, reklama yalnızca meslekî faaliyet hakkında doğru ve nesnel bilgi verdiği ölçüde izin verir; Österreichische Notariatskammer'in (ÖNK, Avusturya Noterler Odası) meslek yönergeleri STR 2000 ise diğerlerinin yanı sıra karşılaştırmaları, ücret avantajlarını, iş verenlerin adının anılmasını ve her türlü reklamvari öne çıkarmayı yasaklar. Almanya'da § 29 BNotO (Federal Noterlik Kanunu) her türlü ticari davranışı ve makamla bağdaşmayan reklamı yasaklar; çoğunlukla Bundesnotarkammer'in (Federal Noterler Odası) tavsiyelerini izleyen noterler odalarının yönergeleri özellikle değerlendirici öz tanıtımı yasaklar.

Web sitesi açısından bu, göründüğü kadar kısıtlayıcı değildir. Görevler, yetkiler ve faaliyet alanları hakkında bilgi her iki ülkede de açıkça serbesttir ve ziyaretçilerin aradığı tam da bu bilgidir. Bir noterlik web sitesi sloganlarla değil, sorular telefonla sorulmadan önce yanıt vererek kazanır. Reklam hukukunun ayrıntıları Avusturya'da noterler için reklam ve Almanya'da noterler için reklam rehberlerinde yer alıyor.

Her işlem için ayrı bir sayfa

İnsanlar bir hukuk alanıyla değil, bir meseleyle gelir. Yirmi terimi sıralayan bir „Hizmetler“ sayfası kimsenin işine yaramaz. Daha iyisi, her sık işlem için ne zaman notere ihtiyaç olduğunu, sürecin nasıl işlediğini ve yanınızda ne getirmeniz gerektiğini açıklayan ayrı bir sayfadır. Aşağıdaki tablo, hemen her noterlik bürosu için değerli olan sayfaları gösteriyor.

Bu sayfaların her biri somut olmalıdır. „Miras konusunda size kapsamlı danışmanlık veriyoruz“ pek bir şey söylemez; „Bir ölümden sonra noterlik, mahkeme komiseri olarak yakınlarla iletişime geçer. İlk görüşmeye ölüm belgesini ve varsa vasiyetnameyi getirin“ ise çok şey söyler. Faaliyet sayfalarının genel olarak nasıl kurgulanacağını Web sitesinde faaliyet alanları yazısı anlatıyor. Miras sayfasında müvekkillerin ne zaman notere, ne zaman hukuk bürosuna ihtiyaç duyduğunu nasıl açıklayacağınızı Miras hukuku: avukat mı noter mi? rehberi gösteriyor.

Belge kontrol listeleri ve randevunun işleyişi

Bir noterlik bürosuna gelen telefonların çoğu iki soru etrafında döner: Yanımda ne getirmeliyim ve randevu nasıl geçer? Her ikisi de web sitesinde, müvekkiller iyi hazırlanmış gelecek ve ekibiniz rahatlayacak şekilde yanıtlanabilir. Bir satış sözleşmesinin süreci şöyle görünebilir:

Ücretleri şeffaf biçimde açıklamak

„Bunun maliyeti nedir?“ noterlerle ilgili en sık yapılan aramalardan biridir. İndirimler ya da „uygun“ fiyatlar yasaktır, yasal tarifeler hakkında nesnel bilgi ise açıkça istenen bir şeydir. Ayrı bir „Ücretler“ sayfası güven yaratır, çünkü pazarlık payı ve gizli kalem olmadığını gösterir.

• Avusturya: Ücretler Notariatstarifgesetz'e (NTG, Noterlik Tarife Kanunu) göre belirlenir, çoğunlukla işlemin değerine göre değer ücreti, kısmen zaman ücreti olarak. Bunlara nakdi giderler, mahkeme harçları ve KDV eklenir. STR 2000 madde 56'ya göre ilk hukuki bilgilendirme ücretsizdir; bunu belirtmek reklam değil bilgidir. Tahmini ücreti önceden bildirirsiniz (madde 58).
• Almanya: Ücretler zorunlu olarak Gerichts- und Notarkostengesetz'e (GNotKG, Mahkeme ve Noter Masrafları Kanunu) tabidir ve işlem değerine göre belirlenir. İmza onayı, Nr. 25100 KV GNotKG'ye göre 0,2 ücret tutarındadır, en az 20, en fazla 70 euro, artı giderler ve KDV. Ücretlere ilişkin anlaşmalar geçersizdir (§ 125 GNotKG); bu nedenle „ücretsiz ilk danışmanlık“ diye bir şey yoktur.

Ulaşılabilirlik, erişim ve diller

Bir noterlik web sitesinin ziyaretçilerinin çoğu yaşlıdır, yakınlarıyla gelir ya da belirli bir yerde randevuya ihtiyaç duyar. Bu nedenle pratik bilgiler künyede gizli değil, her sayfada açıkça görünür olmalıdır.

• Çalışma saatleri ve randevular: Telefon saatleri, kabul saatleri ve „randevu ile“ net biçimde ayrılmış olmalı. Avusturya'da çevre belediyelerdeki Amtstage (dış görev günleri) yer, tarih ve kayıt bilgisiyle buraya aittir.
• Ulaşım: Adres, kat, en yakın durak, park imkânı. İlk ziyarette girişin bir fotoğrafı logodan daha çok işe yarar.
• Engelsiz erişim: Asansör, rampa, zemin katta görüşme odası var mı? Bunu açıkça yazın. Örneğin hastane ya da bakımevine ziyaret mümkünse, bu da buraya aittir.
• Diller: Sizin ve ekibinizin açıklama yapabildiği dilleri bayraklarla değil, yazıyla belirtin. Ne zaman tercüman ya da çevirmen bulundurulması gerektiğini, örneğin Almanya'da § 16 BeurkG'ye göre, belirtin.
• Çevrim içi yollar: Belgelerin yüklenip yüklenemeyeceği, randevuların çevrim içi alınıp alınamayacağı ya da bazı onay işlemlerinin görüntülü yapılıp yapılamayacağı ilgili işlem sayfasına aittir.

Web sitesinin kendisi de erişilebilir olmalıdır: yeterli yazı boyutu, iyi kontrast, klavyeyle kullanım, görseller için alternatif metinler. Neyin yasal zorunluluk, neyin yalnızca iyi uygulama olduğunu Büro web sitesinde erişilebilirlik yazısı açıklıyor. Çok dilli içerikler için bkz. Çok dilli web sitesi.

Web sitesinde olmaması gerekenler

Pek çok web sitesi şablonu işletmeler için yapılmıştır ve bir noterlik bürosuna uymayan unsurlar içerir. Her sayfayı aşağıdaki karşılaştırmaya göre kontrol edin.

Fotoğraflarda da ölçülü olmak gerekir: Tanınabilir müvekkillerin ya da okunabilir senetlerin yer aldığı randevu fotoğrafları § 37 NO ya da § 18 BNotO'ya göre sır saklama yükümlülüğünü ihlal eder. İşlemleri değil, mekânları, girişi ve ekibi gösterin. Risksiz fotoğraflar için öneriler Büro web sitesi için fotoğraflar yazısında.

Anwaltsnotariat: iki faaliyet, net biçimde ayrılmış

Avusturya'da yalnızca tek bir noterlik biçimi vardır. Almanya'da ise bazı bölgelerde aynı zamanda avukat olan Anwaltsnotar:innen (avukat noterler) çalışır. Onların web siteleri için ek bir kural geçerlidir: Avukatlık faaliyetine yönelik reklam noterlik makamına sirayet etmemelidir (§ 29 Abs. 2 BNotO). Uygulamada bu şu anlama gelir: avukatlık ve noterlik faaliyeti için ayrı bölümler, uzman avukat unvanları ve müvekkil görüşleri yalnızca avukatlık bölümünde, makamı avukatlık bürosunun bir eki gibi gösteren ifadeler yok.

Genellikle „Nur-Notar:innen“ (yalnızca noter) olarak anılan tam zamanlı noterlerin böyle bir ayrım sorunu yoktur. Buna karşılık Almanya'daki herkes için alan adıyla ilgili bir kural geçerlidir: Bireyselleştirici bir ek içermeyen, notere ilişkin cins isimler yasaktır; dolayısıyla „notar-[şehir].de“ kural olarak mümkün değildir. Ad ve adres seçimi hakkında daha fazlası Büro adı ve alan adı yazısında.

Künye, veri koruma ve teknik

Bir noterliğin künyesi bir şirketinkinden daha fazla satır içerir: makam unvanı, makam merkezi, yetkili oda, denetim makamı ve meslek hukuku. Tam olarak nelerin gerektiği ülkeler arasında ve Almanya'da Nur-Notariat ile Anwaltsnotariat arasında farklılık gösterir. Avusturya'da noterlikler için künye ve Almanya'da noterlikler için künye rehberleri her satırı tek tek ele alıyor; bir taslağı künye oluşturucu ile hazırlayabilirsiniz.

• Veri koruma: İletişim formları yalnızca şifreli, gizlilik bildirimi eksiksiz. Hassas veriler içeren belgeler için şifresiz e-posta yerine güvenli bir yükleme imkânı sunun.
• Çerezler: Bir noterlik web sitesi reklam takibi olmadan da işler. Bundan vazgeçen, çoğu zaman karmaşık bir çerez bannerına da ihtiyaç duymaz; bkz. Çerez bannerı.
• Bakım: Çalışma saatleri, Amtstage ve ücret örnekleri eskir. Bunları kimin ne zaman kontrol edeceğini belirleyin.