Web-stranica javnobilježničkog ureda: što stranke žele znati i što služba dopušta

Okvir: informirati, a ne oglašavati

Javni bilježnici obnašaju javnu službu. Iz toga proizlaze stroža pravila oglašavanja nego za odvjetnike ili porezne savjetnike. U Austriji § 31 Abs 6 Notariatsordnung (NO, zakon o javnom bilježništvu) dopušta oglašavanje samo ako istinito i činjenično informira o profesionalnoj djelatnosti; strukovne smjernice Österreichische Notariatskammer (ÖNK, austrijska javnobilježnička komora), STR 2000, zabranjuju među ostalim usporedbe, prednosti u honoraru, navođenje naručitelja i svako reklamno isticanje. U Njemačkoj § 29 BNotO (savezni zakon o javnim bilježnicima) zabranjuje svako komercijalno ponašanje i oglašavanje koje je u suprotnosti s javnom službom; smjernice javnobilježničkih komora, koje većinom slijede preporuke Bundesnotarkammer (Savezne javnobilježničke komore), posebno zabranjuju vrednujuće samopredstavljanje.

Za web-stranicu to je manje ograničavajuće nego što zvuči. Informacije o zadaćama, ovlastima i područjima djelovanja izričito su dopuštene u obje zemlje, a upravo te informacije posjetitelji traže. Web-stranica javnog bilježnika ne pobjeđuje sloganima, nego time što odgovara na pitanja prije nego što netko nazove. Pojedinosti o pravilima oglašavanja nalaze se u vodičima Oglašavanje za javne bilježnike u Austriji i Oglašavanje za javne bilježnike u Njemačkoj.

Zasebna stranica za svaki posao

Ljudi dolaze s konkretnom potrebom, a ne s pravnim područjem. Stranica „Usluge“ s nabrajanjem dvadeset pojmova nikome ne pomaže. Bolja je zasebna stranica za svaki čest posao koja objašnjava kada je potreban javni bilježnik, kako postupak teče i što ponijeti. Sljedeći pregled prikazuje stranice koje se isplate u gotovo svakom javnobilježničkom uredu.

Svaka od tih stranica treba biti konkretna. „Sveobuhvatno Vas savjetujemo o svemu što se tiče nasljeđivanja“ govori malo; „Nakon smrti javni bilježnik kao sudski povjerenik kontaktira rodbinu. Na prvi razgovor ponesite smrtni list i, ako postoji, oporuku“ govori mnogo. Kako općenito strukturirati stranice o područjima djelovanja, opisuje članak Područja djelovanja na web-stranici. Kako na stranici o nasljeđivanju objasniti kada klijentima treba javni bilježnik, a kada odvjetnički ured, pokazuje vodič Nasljedno pravo: odvjetnik ili javni bilježnik?.

Popisi isprava i tijek termina

Najčešći pozivi u javnobilježnički ured vrte se oko dva pitanja: što trebam ponijeti i kako termin teče? Na oba se može odgovoriti na web-stranici tako da stranke dođu dobro pripremljene, a Vaš tim bude rasterećen. Tijek za kupoprodajni ugovor mogao bi izgledati ovako:

Transparentno objasniti troškove

„Koliko to stoji?“ jedno je od najčešćih pretraživanja o javnim bilježnicima. Popusti ili „povoljne“ cijene su zabranjeni, a činjenične informacije o zakonskim tarifama izričito su poželjne. Zasebna stranica „Troškovi“ stvara povjerenje jer pokazuje da nema prostora za pregovore ni skrivenih stavki.

• Austrija: Honorari se određuju prema Notariatstarifgesetz (NTG, zakon o javnobilježničkoj tarifi), najčešće kao naknada prema vrijednosti posla, dijelom kao naknada prema vremenu. Tome se dodaju gotovinski izdaci, sudske pristojbe i PDV. Prva pravna informacija prema toč. 56 STR 2000 je besplatna; napomena o tome je informacija, a ne oglašavanje. Očekivani honorar navodite unaprijed (toč. 58).
• Njemačka: Pristojbe obvezno slijede Gerichts- und Notarkostengesetz (GNotKG, zakon o sudskim i javnobilježničkim troškovima) i ovise o vrijednosti posla. Ovjera potpisa prema br. 25100 KV GNotKG stoji 0,2 pristojbe, najmanje 20 i najviše 70 eura, uz izdatke i PDV. Sporazumi o pristojbama su ništetni (§ 125 GNotKG); zato „besplatno prvo savjetovanje“ ne postoji.

Dostupnost, pristup i jezici

Mnogi posjetitelji web-stranice javnog bilježnika starije su dobi, dolaze s rodbinom ili trebaju termin na određenom mjestu. Zato praktični podaci pripadaju dobro vidljivo na svaku stranicu, a ne skriveno u impresumu.

• Radno vrijeme i termini: telefonsko vrijeme, uredovno vrijeme za stranke i „termini po dogovoru“ jasno odvojeni. U Austriji tu pripadaju Amtstage (uredovni dani) u okolnim općinama, s mjestom, datumom i prijavom.
• Dolazak: adresa, kat, najbliža stanica, parkiranje. Fotografija ulaza pri prvom posjetu pomaže više od logotipa.
• Pristup bez prepreka: Postoji li dizalo, rampa, soba za sastanke u prizemlju? Napišite to izričito. Ako su mogući dolasci, primjerice u bolnicu ili dom za starije, i to pripada ovdje.
• Jezici: Navedite jezike na kojima Vi i Vaš tim možete objašnjavati, napisane riječima umjesto zastavicama. Upozorite kada se mora uključiti tumač ili prevoditelj, u Njemačkoj primjerice prema § 16 BeurkG.
• Online mogućnosti: Mogu li se isprave učitati, termini rezervirati online ili pojedine ovjere obaviti putem videa, pripada na odgovarajuću stranicu posla.

I sama web-stranica treba biti pristupačna: dovoljna veličina slova, dobar kontrast, upravljanje tipkovnicom, alternativni tekstovi za slike. Što je zakonska obveza, a što jednostavno dobra praksa, objašnjava članak Pristupačnost web-stranice ureda. Za višejezični sadržaj vidi Višejezična web-stranica.

Što ne pripada na web-stranicu

Mnogi predlošci web-stranica izrađeni su za poduzeća i donose elemente koji ne odgovaraju javnobilježničkom uredu. Provjerite svaku stranicu prema sljedećoj usporedbi.

Suzdržanost vrijedi i za fotografije: slike s termina s prepoznatljivim strankama ili čitljivim ispravama krše obvezu čuvanja tajne prema § 37 NO odnosno § 18 BNotO. Pokažite prostorije, ulaz i tim, a ne postupke. Ideje za fotografije bez rizika nalaze se u članku Fotografije za web-stranicu ureda.

Anwaltsnotariat: dvije djelatnosti, jasno odvojene

U Austriji postoji samo jedan oblik javnog bilježništva. U Njemačkoj u nekim regijama rade Anwaltsnotar:innen (odvjetnici-bilježnici), koji su istodobno odvjetnici. Za njihovu web-stranicu vrijedi dodatno pravilo: oglašavanje odvjetničke djelatnosti ne smije se preliti na javnobilježničku službu (§ 29 Abs. 2 BNotO). U praksi to znači: odvojeni dijelovi za odvjetničku i bilježničku djelatnost, naslovi Fachanwalt i izjave klijenata samo u odvjetničkom dijelu te nikakve formulacije koje službu prikazuju kao dodatak odvjetničkom uredu.

Javni bilježnici koji se bave isključivo bilježništvom, često nazivani „Nur-Notar:innen“, nemaju to pitanje razgraničenja. Za sve u Njemačkoj vrijedi međutim pravilo o domeni: opći pojmovi vezani uz bilježnike bez individualizirajućeg dodatka nisu dopušteni, pa „notar-[grad].de“ u pravilu otpada. Više o izboru naziva i adrese u članku Naziv ureda i domena.

Impresum, zaštita podataka i tehnika

Impresum javnog bilježnika ima više redaka od impresuma poduzeća: službeni naziv, službeno sjedište, nadležnu komoru, nadzorno tijelo i strukovno pravo. Što je točno potrebno, razlikuje se među zemljama, a u Njemačkoj i između Nur-Notariat i Anwaltsnotariat. Vodiči Impresum za javne bilježnike u Austriji i Impresum za javne bilježnike u Njemačkoj prolaze kroz svaki redak; nacrt možete izraditi generatorom impresuma.

• Zaštita podataka: kontaktni obrasci samo šifrirani, potpuna izjava o zaštiti privatnosti. Za isprave s osjetljivim podacima ponudite siguran prijenos umjesto nešifrirane e-pošte.
• Kolačići: Web-stranica javnog bilježnika može bez praćenja u svrhu oglašavanja. Tko ga se odrekne, obično ne treba ni složen banner za kolačiće; vidi Banner za kolačiće.
• Održavanje: Radno vrijeme, Amtstage i primjeri troškova zastarijevaju. Odredite tko ih i kada provjerava.