Kanzlei gründen in Deutschland: was Anwält:innen, Steuerberater:innen und Co. vor dem Start erledigen

Freier Beruf, Gewerbe oder öffentliches Amt?

Die erste Weiche stellt das Steuerrecht. Rechtsanwält:innen, Notar:innen, Steuerberater:innen und Wirtschaftsprüfer:innen stehen ausdrücklich im Katalog der freien Berufe (§ 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG). Für sie gilt: keine Gewerbeanmeldung, keine Gewerbesteuer, keine IHK-Mitgliedschaft, dafür die Pflichtmitgliedschaft in der eigenen Kammer. Notar:innen sind darüber hinaus Träger:innen eines öffentlichen Amtes, ihr Beruf ist ausdrücklich kein Gewerbe (§ 2 BNotO).

Anders bei selbstständigen Buchhalter:innen: Die Rechtsprechung ordnet die Tätigkeit als gewerblich ein. Sie melden beim Gewerbeamt an, werden IHK-Mitglied und zahlen gegebenenfalls Gewerbesteuer. Bei Mediator:innen ist die Einordnung nicht einheitlich und hängt oft vom Herkunftsberuf ab. Wer als Rechtsanwält:in mediiert, bleibt freiberuflich; andere klären die Frage am besten schon beim Ausfüllen des steuerlichen Fragebogens mit einer Steuerberatung.

Zulassung und Bestellung im Überblick

Für Rechtsanwält:innen kommt nach der Zulassung eine Pflicht hinzu, die viele unterschätzen: Innerhalb des ersten Jahres müssen sie eine Lehrveranstaltung zum Berufsrecht von mindestens zehn Zeitstunden besuchen (§ 43f BRAO). Für Notar:innen gilt wie in Österreich: Eine Notarstelle wird nicht gegründet, sondern nach Bedürfnisprüfung ausgeschrieben und besetzt. Auch sie richten aber eine Geschäftsstelle ein, stellen Personal ein und brauchen eine sichere IT.

Kanzleisitz und berufliche Niederlassung

Wo Sie Ihre Kanzlei eröffnen, ist keine reine Geschmacksfrage. Rechtsanwält:innen müssen im Bezirk ihrer Kammer eine Kanzlei einrichten (§ 27 Abs. 1 BRAO); diese Kanzleipflicht wird gerade diskutiert, gilt aber weiter. Wirtschaftsprüfer:innen begründen unmittelbar nach der Bestellung eine berufliche Niederlassung (§ 3 WPO). Steuerberater:innen werden von der Kammer bestellt, in deren Bezirk die Niederlassung liegen soll. Notar:innen bekommen einen Amtssitz zugewiesen und unterhalten dort ihre Geschäftsstelle (§ 10 BNotO).

Bei der Raumwahl zählen Diskretion und Erreichbarkeit mehr als Repräsentation. Ein Wartebereich, in dem niemand Telefonate aus dem Büro mithört, ist wichtiger als ein Empfangstresen aus Marmor. Ein virtuelles Büro mit bloßer Postadresse reicht für eine Kanzlei in der Regel nicht. Planen Sie außerdem, wohin Sie wachsen: Weitere Beratungsstellen von Steuerberater:innen muss grundsätzlich eine andere Steuerberaterin oder ein anderer Steuerberater mit Niederlassung vor Ort leiten; für eine weitere Beratungsstelle kann die Kammer auf Antrag eine Ausnahme zulassen (§ 34 Abs. 2 StBerG).

Rechtsform: mehr Freiheit seit der Reform

Mit der großen Reform des anwaltlichen Gesellschaftsrechts 2022 stehen Rechtsanwält:innen alle Rechtsformen des deutschen Rechts offen, von der GbR über die Partnerschaftsgesellschaft mit beschränkter Berufshaftung (PartG mbB) bis zur GmbH und AG (§ 59b BRAO). Auch die Ein-Personen-Gesellschaft ist erlaubt. Gemeinsam mit Steuerberater:innen, Wirtschaftsprüfer:innen und anderen freien Berufen dürfen sie sich interprofessionell zusammenschließen (§ 59c BRAO). Ähnlich offen ist das Steuerberatungsgesetz (§§ 49 ff. StBerG).

• Haftung kostet Versicherung: Eine anwaltliche Berufsausübungsgesellschaft mit Haftungsbeschränkung braucht 2,5 Mio. Euro je Versicherungsfall, bei höchstens zehn Berufsträger:innen 1 Mio. Euro (§ 59o BRAO). Steuerberatungsgesellschaften mit Haftungsbeschränkung brauchen 1 Mio. Euro (§ 55f StBerG).
• Zulassung der Gesellschaft: Anwaltsgesellschaften mit Haftungsbeschränkung lässt die Rechtsanwaltskammer zu (§ 59f BRAO), Steuerberatungsgesellschaften erkennt die Steuerberaterkammer an (§ 53 StBerG), Wirtschaftsprüfungsgesellschaften die WPK.
• Namen sind geschützt: „Steuerberatungsgesellschaft“ darf sich nur nennen, wer bei Stimmrechten und Organen eine Mehrheit von Steuerberater:innen hat (§ 55g StBerG).
• Notar:innen verbinden sich nur mit Kolleg:innen desselben Amtssitzes (§ 9 BNotO); eine Notar-GmbH gibt es nicht.
• Buchhalter:innen können keine Partnerschaftsgesellschaft gründen, weil sie kein freier Beruf sind. Üblich sind Einzelunternehmen, GbR, UG oder GmbH.

Versorgungswerk und Krankenversicherung

Wer einem Kammerberuf angehört, wird Pflichtmitglied im berufsständischen Versorgungswerk des Landes, etwa im Versorgungswerk der Rechtsanwält:innen oder der Steuerberater:innen. Die Beiträge orientieren sich am Einkommen; viele Werke ermäßigen sie für Berufsanfänger:innen. Damit Sie nicht doppelt zahlen, stellen Sie bei der Deutschen Rentenversicherung einen Antrag auf Befreiung von der gesetzlichen Rentenversicherung (§ 6 Abs. 1 SGB VI). Tun Sie das früh: Die Befreiung gilt für die konkrete Tätigkeit und muss bei einem Wechsel, etwa von einer Anstellung als Syndikus in die eigene Kanzlei, neu geprüft werden.

Für Buchhalter:innen und Mediator:innen ohne Kammerberuf gibt es kein Versorgungswerk; die Altersvorsorge organisieren sie selbst. Eine Krankenversicherung brauchen alle, entweder freiwillig gesetzlich oder privat. Die allgemeine Versicherungspflicht ergibt sich aus § 193 Abs. 3 VVG.

Finanzamt, Umsatzsteuer und E-Rechnung

Innerhalb eines Monats nach Aufnahme der Tätigkeit teilen Sie dem Finanzamt die Gründung mit (§ 138 AO). Das geschieht über den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung in ELSTER. Darin geben Sie den erwarteten Umsatz an, entscheiden über die Kleinunternehmerregelung und beantragen bei Bedarf eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Kleinunternehmer:in ist, wer im Vorjahr höchstens 25.000 Euro und im laufenden Jahr höchstens 100.000 Euro umsetzt (§ 19 UStG). Wer überwiegend Unternehmen berät, verzichtet oft darauf, weil er sich dann die Vorsteuer aus den Anschaffungen der Gründungsphase zurückholen kann.

Elektronische Postfächer und Kanzleisoftware

Jeder Kammerberuf hat inzwischen sein eigenes Postfach für die Kommunikation mit Gerichten und Behörden: das besondere elektronische Anwaltspostfach beA (§ 31a BRAO), das Steuerberaterpostfach beSt (§ 86d StBerG) und das Notarpostfach beN (§ 78n BNotO). Das beA richtet die Bundesrechtsanwaltskammer ein, die Erstregistrierung und die Karten oder Token sind aber Ihre Aufgabe. Gegenüber Gerichten müssen Anwält:innen Schriftsätze elektronisch einreichen (§ 130d ZPO). Ohne funktionierendes Postfach können Sie also am ersten Tag keine Klage einreichen.

Bei der Kanzleisoftware entscheidet der Beruf über die übliche Wahl: In der Steuerberatung ist DATEV mit Portalen wie DATEV Unternehmen online verbreitet, in Anwaltskanzleien Programme wie RA-MICRO, Advoware oder DATEV Anwalt, im Anwaltsnotariat Lösungen wie AnNoText. Wichtiger als der Name ist, dass Fristen, Aktenführung, Abrechnung nach RVG oder StBVV und der Datenaustausch mit Mandant:innen sauber zusammenspielen.

Verschwiegenheit, auch gegenüber Dienstleistern

Die Verschwiegenheitspflicht (§ 43a Abs. 2 BRAO, § 57 Abs. 1 StBerG, § 18 BNotO) ist strafbewehrt: § 203 StGB schützt Geheimnisse, die Berufsgeheimnisträger:innen anvertraut werden. Dienstleister wie IT-Betreuung, Cloud oder Website-Hosting dürfen Sie nur einbinden, wenn Sie sie sorgfältig auswählen, ihnen nur den nötigen Zugang geben und sie vertraglich in Textform zur Verschwiegenheit verpflichten (§ 43e BRAO). Dazu kommt der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.

Finanzierung: Gründungszuschuss, KfW, Übernahme

Wer aus dem Bezug von Arbeitslosengeld gründet, kann bei der Agentur für Arbeit einen Gründungszuschuss beantragen (§ 93 SGB III). Bei Beginn der Selbstständigkeit muss noch ein Restanspruch von mindestens 150 Tagen bestehen, außerdem braucht es die Stellungnahme einer fachkundigen Stelle zur Tragfähigkeit, ausdrücklich können das auch berufsständische Kammern sein. Gezahlt werden sechs Monate lang das bisherige Arbeitslosengeld plus 300 Euro, danach bis zu neun Monate 300 Euro (§ 94 SGB III). Ein Rechtsanspruch besteht nicht: Die Agentur entscheidet nach Ermessen.

Für Investitionen in Räume, Technik und Anlaufkosten bietet die KfW den ERP-Gründerkredit StartGeld an, den Sie über Ihre Hausbank beantragen. Oft günstiger als eine Neugründung ist die Übernahme einer bestehenden Kanzlei, gerade in der Steuerberatung, wo viele Inhaber:innen eine Nachfolge suchen. Die Berufsordnung regelt dafür eigene Spielregeln, etwa bei Praxisübertragung und -einbringung (§ 28 BOStB).

Gefunden werden: Register, Website, Google

Ihre ersten Mandant:innen prüfen Sie, bevor sie anrufen. Sie suchen Ihren Namen im amtlichen Verzeichnis, öffnen die Website und sehen nach, was andere bei Google schreiben. Achten Sie deshalb darauf, dass diese drei Quellen übereinstimmen:

Werbung ist für Rechtsanwält:innen (§ 43b BRAO) und Steuerberater:innen (§ 57a StBerG) erlaubt, solange sie sachlich unterrichtet; für Notar:innen sind die Grenzen enger, Suchmaschinenanzeigen etwa hält die Bundesnotarkammer für unzulässig. Die Details stehen im Ratgeber zum Werberecht Ihres Berufs, zum Beispiel für Rechtsanwält:innen oder Notar:innen.