Jak założyć kancelarię w Niemczech: co adwokaci, doradcy podatkowi i inni muszą załatwić przed startem

Wolny zawód, działalność gospodarcza czy urząd publiczny?

Pierwszą zwrotnicę ustawia prawo podatkowe. Adwokaci, notariusze, doradcy podatkowi i biegli rewidenci są wprost wymienieni w katalogu wolnych zawodów (§ 18 ust. 1 pkt 1 EStG). Dla nich obowiązuje: brak rejestracji Gewerbe, brak podatku od działalności gospodarczej (Gewerbesteuer), brak członkostwa w IHK, za to obowiązkowe członkostwo we własnej izbie. Notariusze są ponadto piastunami urzędu publicznego, a ich zawód wyraźnie nie jest działalnością gospodarczą (§ 2 BNotO).

Inaczej jest w przypadku samodzielnych księgowych (Buchhalter:innen): orzecznictwo kwalifikuje ich działalność jako gospodarczą. Rejestrują się w Gewerbeamt, stają się członkami IHK i ewentualnie płacą Gewerbesteuer. U mediatorów kwalifikacja nie jest jednolita i często zależy od zawodu wyjściowego. Kto prowadzi mediacje jako adwokat, pozostaje w wolnym zawodzie; pozostali najlepiej wyjaśnią tę kwestię z doradcą podatkowym już przy wypełnianiu kwestionariusza podatkowego.

Zulassung i powołanie w skrócie

Adwokatów po dopuszczeniu czeka obowiązek, który wiele osób lekceważy: w ciągu pierwszego roku muszą wziąć udział w zajęciach z prawa zawodowego w wymiarze co najmniej dziesięciu godzin zegarowych (§ 43f BRAO). Dla notariuszy obowiązuje to samo, co w Austrii: stanowiska notarialnego się nie zakłada, lecz ogłasza i obsadza po zbadaniu potrzeb. Mimo to również notariusze urządzają biuro, zatrudniają personel i potrzebują bezpiecznego IT.

Siedziba kancelarii i miejsce wykonywania zawodu

Miejsce otwarcia kancelarii nie jest wyłącznie kwestią gustu. Adwokaci muszą urządzić kancelarię w okręgu swojej izby (§ 27 ust. 1 BRAO); ten obowiązek jest obecnie przedmiotem dyskusji, ale nadal obowiązuje. Biegli rewidenci zakładają miejsce wykonywania zawodu bezpośrednio po powołaniu (§ 3 WPO). Doradców podatkowych powołuje izba, w której okręgu ma się znajdować siedziba zawodowa. Notariusze otrzymują przydzieloną siedzibę urzędową (Amtssitz) i tam prowadzą biuro (§ 10 BNotO).

Przy wyborze lokalu dyskrecja i dostępność liczą się bardziej niż prestiż. Poczekalnia, w której nikt nie słyszy rozmów telefonicznych z biura, jest ważniejsza niż marmurowa lada recepcji. Wirtualne biuro z samym adresem korespondencyjnym zwykle nie wystarcza dla kancelarii. Warto też zaplanować, jak kancelaria będzie rosnąć: kolejnym punktem doradczym doradcy podatkowego musi co do zasady kierować inny doradca podatkowy z siedzibą zawodową na miejscu; dla jednego dodatkowego punktu izba może na wniosek dopuścić wyjątek (§ 34 ust. 2 StBerG).

Forma prawna: więcej swobody od reformy

Po dużej reformie adwokackiego prawa spółek w 2022 r. adwokaci mogą wybierać spośród wszystkich form prawnych prawa niemieckiego, od GbR przez spółkę partnerską z ograniczoną odpowiedzialnością zawodową (PartG mbB) po GmbH i AG (§ 59b BRAO). Dozwolona jest też spółka jednoosobowa. Razem z doradcami podatkowymi, biegłymi rewidentami i innymi wolnymi zawodami mogą tworzyć spółki interdyscyplinarne (§ 59c BRAO). Podobnie otwarta jest Steuerberatungsgesetz (§§ 49 i nast. StBerG).

• Ograniczenie odpowiedzialności kosztuje ubezpieczenie: adwokacka spółka zawodowa z ograniczoną odpowiedzialnością potrzebuje 2,5 mln euro na jedno zdarzenie, a przy najwyżej dziesięciu osobach wykonujących zawód 1 mln euro (§ 59o BRAO). Spółki doradztwa podatkowego z ograniczoną odpowiedzialnością potrzebują 1 mln euro (§ 55f StBerG).
• Dopuszczenie spółki: spółki adwokackie z ograniczoną odpowiedzialnością dopuszcza Rechtsanwaltskammer (§ 59f BRAO), spółki doradztwa podatkowego uznaje Steuerberaterkammer (§ 53 StBerG), a firmy audytorskie WPK.
• Nazwy są chronione: nazwy „Steuerberatungsgesellschaft” może używać tylko spółka, w której doradcy podatkowi mają większość głosów i w organach (§ 55g StBerG).
• Notariusze łączą się wyłącznie z kolegami z tej samej siedziby urzędowej (§ 9 BNotO); notarialnej GmbH nie ma.
• Księgowi nie mogą założyć spółki partnerskiej, ponieważ nie wykonują wolnego zawodu. Typowe są działalność jednoosobowa, GbR, UG lub GmbH.

Versorgungswerk i ubezpieczenie zdrowotne

Kto należy do zawodu zrzeszonego w izbie, staje się obowiązkowo członkiem zawodowej instytucji emerytalnej (berufsständisches Versorgungswerk) danego kraju związkowego, na przykład Versorgungswerk adwokatów lub doradców podatkowych. Składki zależą od dochodu; wiele instytucji obniża je osobom rozpoczynającym praktykę. Aby nie płacić podwójnie, składają Państwo w Deutsche Rentenversicherung wniosek o zwolnienie z ustawowego ubezpieczenia emerytalnego (§ 6 ust. 1 SGB VI). Warto zrobić to wcześnie: zwolnienie dotyczy konkretnej działalności i przy zmianie, na przykład z etatu jako radca prawny w firmie (Syndikus) na własną kancelarię, trzeba je sprawdzić na nowo.

Dla księgowych i mediatorów spoza zawodów zrzeszonych w izbach nie ma Versorgungswerk; zabezpieczenie emerytalne organizują sami. Ubezpieczenia zdrowotnego potrzebują wszyscy, dobrowolnego ustawowego albo prywatnego. Ogólny obowiązek ubezpieczenia wynika z § 193 ust. 3 VVG.

Finanzamt, VAT i e-faktura

W ciągu miesiąca od rozpoczęcia działalności zgłaszają Państwo jej założenie w Finanzamt (§ 138 AO). Robi się to przez kwestionariusz rejestracji podatkowej (Fragebogen zur steuerlichen Erfassung) w ELSTER. Podają w nim Państwo przewidywany obrót, decydują o Kleinunternehmerregelung i w razie potrzeby wnioskują o numer identyfikacji VAT (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer). Małym przedsiębiorcą jest ten, kto w poprzednim roku osiągnął najwyżej 25 000 euro, a w bieżącym najwyżej 100 000 euro obrotu (§ 19 UStG). Kto doradza głównie firmom, często rezygnuje ze zwolnienia, bo może wtedy odliczyć VAT od zakupów z okresu zakładania kancelarii.

Skrzynki elektroniczne i oprogramowanie kancelaryjne

Każdy zawód zrzeszony w izbie ma już własną skrzynkę do komunikacji z sądami i urzędami: szczególną elektroniczną skrzynkę adwokacką beA (§ 31a BRAO), skrzynkę doradców podatkowych beSt (§ 86d StBerG) i skrzynkę notarialną beN (§ 78n BNotO). beA zakłada Bundesrechtsanwaltskammer, ale pierwsza rejestracja oraz karty lub tokeny należą do Państwa. Wobec sądów adwokaci muszą składać pisma procesowe elektronicznie (§ 130d ZPO). Bez działającej skrzynki nie wniosą więc Państwo pozwu już pierwszego dnia.

Przy oprogramowaniu kancelaryjnym o typowym wyborze decyduje zawód: w doradztwie podatkowym popularny jest DATEV z portalami takimi jak DATEV Unternehmen online, w kancelariach adwokackich programy takie jak RA-MICRO, Advoware czy DATEV Anwalt, a w Anwaltsnotariat rozwiązania takie jak AnNoText. Ważniejsza od nazwy jest sprawna współpraca terminów, prowadzenia akt, rozliczeń według RVG lub StBVV i wymiany danych z klientami.

Tajemnica zawodowa, także wobec usługodawców

Obowiązek zachowania tajemnicy (§ 43a ust. 2 BRAO, § 57 ust. 1 StBerG, § 18 BNotO) jest obwarowany sankcją karną: § 203 StGB chroni tajemnice powierzone osobom wykonującym zawody zaufania publicznego. Usługodawców, takich jak obsługa IT, chmura czy hosting strony, można angażować tylko wtedy, gdy zostaną starannie wybrani, otrzymają wyłącznie niezbędny dostęp i zostaną umownie, w formie tekstowej, zobowiązani do zachowania tajemnicy (§ 43e BRAO). Do tego dochodzi umowa powierzenia przetwarzania danych według art. 28 RODO.

Finansowanie: Gründungszuschuss, KfW, przejęcie

Kto zakłada działalność, pobierając zasiłek dla bezrobotnych (Arbeitslosengeld), może złożyć w Agentur für Arbeit wniosek o Gründungszuschuss (§ 93 SGB III). W chwili rozpoczęcia działalności musi pozostać co najmniej 150 dni prawa do zasiłku, a ponadto potrzebna jest opinia instytucji fachowej o rentowności przedsięwzięcia; wprost mogą to być także izby zawodowe. Przez sześć miesięcy wypłacany jest dotychczasowy zasiłek plus 300 euro, potem przez maksymalnie dziewięć miesięcy 300 euro (§ 94 SGB III). Nie ma do niego roszczenia: agencja decyduje według uznania.

Na inwestycje w lokal, technikę i koszty rozruchu KfW oferuje kredyt ERP-Gründerkredit StartGeld, o który wnioskuje się przez bank prowadzący. Często korzystniejsze od zakładania od zera jest przejęcie istniejącej kancelarii, zwłaszcza w doradztwie podatkowym, gdzie wielu właścicieli szuka następców. Regulamin zawodowy przewiduje dla tego własne zasady, na przykład przy przeniesieniu i wniesieniu praktyki (§ 28 BOStB).

Być znalezionym: rejestr, strona, Google

Pierwsi klienci sprawdzają Państwa, zanim zadzwonią. Szukają nazwiska w oficjalnym rejestrze, otwierają stronę internetową i patrzą, co piszą inni w Google. Dlatego warto zadbać, by te trzy źródła były ze sobą zgodne:

Reklama jest dla adwokatów (§ 43b BRAO) i doradców podatkowych (§ 57a StBerG) dozwolona, o ile rzeczowo informuje; dla notariuszy granice są węższe, na przykład reklamy w wyszukiwarkach Bundesnotarkammer uważa za niedopuszczalne. Szczegóły opisuje poradnik o prawie reklamy w Państwa zawodzie, na przykład dla adwokatów lub notariuszy.