Reklama notariuszy w Niemczech: jakie kanały są dozwolone i gdzie urząd wyznacza granice

Wszystkie kanały w skrócie

Bundesnotarkammer dostosowała część VII swoich zaleceń do obecności w internecie i szczegółowo uzasadniła nowe brzmienie w okólniku 03/2020. Na tej podstawie można ocenić niemal każdy kanał. Poniższy przegląd to podsumowuje; miarodajne pozostają wytyczne Państwa izby.

Ważny jest powód zakazu reklam w wyszukiwarkach: według nr 3 zaleceń notariuszka może dać się wpisać tylko do katalogów, które są dostępne dla wszystkich notariuszy w równym stopniu, a dotyczy to odpowiednio wyszukiwarek. Płatne miejsca reklamowe są ograniczone i trafiają do tego, kto zapłaci najwięcej. Widoczność organiczna dzięki dobrej stronie jest natomiast wyraźnie dozwolona, zob. Lokalne SEO dla kancelarii.

Zasady stojące za przeglądem

Sama ustawa jest zwięzła. § 29 Abs. 1 BNotO wymaga, by „jedes gewerbliche Verhalten, insbesondere eine dem öffentlichen Amt widersprechende Werbung zu unterlassen” (powstrzymać się od wszelkich zachowań komercyjnych, w szczególności od reklamy sprzecznej z urzędem publicznym). § 17 Abs. 1 BNotO dodaje, że korzyści związane z czynnościami urzędowymi i udział osób trzecich w opłatach są niedozwolone. Szczegóły zawierają wytyczne izb notarialnych, które według § 67 Abs. 2 BNotO są wiążące.

• Dozwolone (VII nr 1.1): informowanie o zadaniach, kompetencjach i obszarach działalności, analogowo i cyfrowo, także przez publikacje, wykłady i media.
• Zakazane (VII nr 1.2): reklama, która budzi wątpliwości co do niezależności lub bezstronności albo jest nie do pogodzenia z urzędem.
• W szczególności nie do pogodzenia (VII nr 1.3): reklama nakierowana na określone zlecenie lub zleceniodawcę, sprawiająca wrażenie komercyjności, wartościująca, zwracająca się do osób szukających pomocy bez powodu albo wprowadzająca w błąd.
• Reklama przez osoby trzecie (VII nr 1.4): muszą Państwo dążyć do tego, by osoby trzecie nie reklamowały Państwa w sposób sprzeczny z urzędem.

Wartościująca autoprezentacja: czego nie może być na stronie

Sednem części VII jest zakaz wartościującej autoprezentacji. Uzasadnienie Bundesnotarkammer podaje przykłady: informacje o ocenach z egzaminów, miejscach w rankingu, stypendiach albo określenie „Jahrgangsbester” (najlepszy na roku) nie mają na stronie czego szukać. Określenia takie jak „specjalistka”, „ekspert” albo „wiodący” nie są wymienione wprost, ale wartościują tak samo, dlatego również nie pasują do tekstów notariuszy.

Obok tytułu urzędowego dozwolone są stopnie akademickie, tytuł honorowy „Justizrat” i tytuły profesorskie (VII nr 2.1). Życiorys na stronie może wymieniać także działalność dodatkową i funkcje honorowe, np. działalność dydaktyczną albo funkcję egzaminatora. Na aktach notarialnych, papierze firmowym, w podpisie e-mail i na pieczęci takie informacje natomiast nie powinny się znaleźć (VII nr 2.2).

Opinie, rankingi i „nasz notariusz”

Subiektywne opinie, które osoby trzecie wystawiają np. w Mapach Google, trzeba według uzasadnienia Bundesnotarkammer zaakceptować jako wyraz opinii. Granicę wytyczne wyznaczają w innym miejscu: nie wolno Państwu zachęcać zleceniodawców do pozytywnych opinii, bo sprowadza się to do wartościującej autoprezentacji. Karty z prośbą o opinię w recepcji, kody QR do formularza opinii czy e-maile przypominające po terminie, z których korzystają inne kancelarie, nie są więc dla kancelarii notarialnych opcją.

• Żadnych widżetów z ocenami na własnej stronie: kto sam prezentuje gwiazdki albo cytaty, przedstawia się w sposób wartościujący. Wyraźnej wypowiedzi o widżetach brak, ale ocena wynika z VII nr 1.3.
• Żadnych rankingów: wpis do katalogów z rankingami jest niedozwolony; wobec „rankingów notariuszy” w mediach notariusze powinni w rozsądnym zakresie reagować.
• Żadnych poleceń osób trzecich: jeśli deweloper nazywa Państwa „naszym notariuszem” (Hausnotar), muszą Państwo dążyć do zaprzestania tego. W konkretnym przypadku może to nawet rodzić pytania o bezstronność (§ 14 Abs. 3 BNotO, § 4 BeurkG).
• Tajemnica w odpowiedziach: jeśli odpowiadają Państwo na opinię, nie potwierdzają Państwo ani tego, że dana osoba była u Państwa, ani treści sprawy (§ 18 BNotO). Neutralne propozycje podsunie generator odpowiedzi na opinie.

Profil firmy w Google z adresem, godzinami pracy, zdjęciami pomieszczeń i informacjami o dostępności dla osób z niepełnosprawnościami jest rzeczową informacją i jest wyraźnie dozwolony. Jak go skonfigurować, pokazuje artykuł Profil firmy w Google dla kancelarii.

Koszty: informować tak, reklamować nie

Opłaty notarialne są ustalone ustawowo. Umowy o opłatach są nieważne (§ 125 GNotKG, Gerichts- und Notarkostengesetz), opłaty muszą być pobierane, a ich umorzenie jest możliwe tylko wyjątkowo i za zgodą izby notarialnej albo kasy notarialnej (Notarkasse) (§ 17 Abs. 1 BNotO). Hasła reklamowe typu „pierwsza porada bezpłatna”, „korzystne sporządzenie aktu” albo „stała cena za założenie Państwa GmbH” do tego nie pasują: sugerują swobodę, której nie ma, albo przewagę nad innymi notariuszami.

Dozwolona i bardzo przydatna dla odwiedzających jest rzeczowa podstrona o kosztach. Wyjaśnia, że opłaty zależą od wartości czynności i tabeli B GNotKG, i może podawać przykłady: poświadczenie podpisu kosztuje według nr 25100 KV GNotKG opłatę 0,2, co najmniej 20 i najwyżej 70 euro. Za sporządzenie aktu umowy kupna nieruchomości o wartości 300.000 euro należy się opłata 2,0 w wysokości 1.270 euro, a zwykle dochodzą opłaty za wykonanie i nadzór. Wszystkie kwoty są podane netto, plus wydatki i 19 % VAT; koszty sądu wieczystoksięgowego (Grundbuchamt) dochodzą osobno. Uzupełnieniem jest link do informacji o kosztach Bundesnotarkammer na notar.de.

Domena, nazwa i notariat adwokacki

Uregulowana jest także domena (VII nr 6): pojęcia rodzajowe związane z notariatem bez indywidualizującego dodatku są niedozwolone, a sama nazwa miejscowości tylko wtedy, gdy nie pasuje do żadnej innej notariuszki ani żadnego innego notariusza w okręgu urzędowym. Adres taki jak „notar-hamburg.de” praktycznie więc odpada, a „notarin-beispiel.de” albo „notare-beispiel-muster.de” są bezproblemowe.

Adwokaci-notariusze (Anwaltsnotar:innen) występują jako „Rechtsanwältin und Notarin” albo „Rechtsanwalt und Notar” (VII nr 7). Dla działalności adwokackiej obowiązują łagodniejsze zasady adwokackiego prawa zawodowego, opisane w artykule Reklama adwokatów w Niemczech. Strona musi jednak je rozdzielać: tytuły Fachanwalt, wypowiedzi klientów albo ogłoszenia kancelarii adwokackiej nie mogą przenosić się na urząd notarialny (§ 29 Abs. 2 BNotO). W praktyce oznacza to osobne sekcje dla działalności adwokackiej i notarialnej oraz działania reklamowe kancelarii bez tytułu urzędowego.

Bezpośredni kontakt, newsletter i wydarzenia

Zwracanie się do osób szukających pomocy bez powodu jest niedozwolone (VII nr 1.3). Wyklucza to zimną akwizycję przez telefon, e-mail albo list do firm, a także celowe pisma do spadkobierców po śmierci bliskiej osoby. Broszury i ulotki mogą Państwo udostępniać w kancelarii i w internecie; bez prośby wysyłać wolno je tylko dotychczasowym zleceniodawcom i tylko z rzeczowego powodu (VII nr 5), np. po zmianie przepisów, która dotyczy ich testamentu.

Wydarzenia informacyjne stacjonarne lub online są dozwolone (VII nr 4). Wykład o pełnomocnictwie na wypadek utraty zdolności (Vorsorgevollmacht) w domu seniora albo webinar o zakładaniu GmbH w lokalnej inicjatywie dla zakładających firmy to klasyczna, dozwolona praca z opinią publiczną. Jeśli wysyłają Państwo okólnik, proszę pamiętać o osobie odpowiedzialnej według § 18 Abs. 2 MStV w Impressum.