Samodzielny księgowy w Niemczech: co wolno, czego potrzeba i jak zacząć

Nie odrębny zawód, lecz wyjątek

Steuerberatungsgesetz (StBerG) pozwala na zawodowe udzielanie pomocy w sprawach podatkowych tylko określonym grupom, przede wszystkim doradcom podatkowym, adwokatom i biegłym rewidentom. Księgowość uznaje się przy tym za część pomocy w sprawach podatkowych. To, że jako księgowy mogą Państwo mimo to pracować samodzielnie, zawdzięczają Państwo jednemu przepisowi: § 6 ust. 1 pkt 1 StBerG.

Przepis ten otrzymał nowe brzmienie w ostatniej reformie prawa doradztwa podatkowego i w nowej formie obowiązuje od 1 września 2026 r. Wiele starszych poradników mówi jeszcze o „§ 6 Nr. 3” (czynności mechaniczne) i „§ 6 Nr. 4” (księgowanie bieżących operacji, bieżące rozliczanie płac). Wyjątki dla księgowych są teraz zebrane w ustępie 1 punkcie 1. Wyraźnie doszło zakładanie planów kont, które wcześniej nie było dozwolone. Postulatów stowarzyszeń zawodowych, by Geprüfte Bilanzbuchhalter:innen mogli też składać deklaracje VAT lub sporządzać sprawozdania roczne, ustawodawca nie uwzględnił.

Co wolno oferować, a czego nie

Granica nie przebiega między „prostym” a „trudnym”, lecz między bieżącą ewidencją a wszystkim, co prowadzi do zeznania podatkowego lub zamknięcia roku. Poniższe zestawienie opiera się na brzmieniu ustawy, informatorze administracji skarbowej Dolnej Saksonii o działalności samodzielnego księgowego i orzecznictwie Bundesfinanzhof.

Dekretowanie (Kontieren), czyli przypisanie dokumentu do właściwego konta, należy według administracji skarbowej do księgowania bieżących operacji i jest dozwolone dla wykwalifikowanych księgowych. Bundesverfassungsgericht orzekł już w 1980 r., że ogólny zakaz dekretowania dla tej grupy jest nieproporcjonalny. Informator z Dolnej Saksonii pochodzi z października 2025 r., czyli sprzed reformy; w zasadniczych kwestiach pozostaje jednak miarodajny.

Kwalifikacje: wykształcenie plus trzy lata praktyki

Wyjątek ma zastosowanie tylko wtedy, gdy działalność jest prowadzona na odpowiedzialność osoby, która po egzaminie końcowym w handlowym zawodzie szkoleniowym (lub po równoważnym wykształceniu) przepracowała co najmniej trzy lata w księgowości, w wymiarze co najmniej 16 godzin tygodniowo. Jako równoważne administracja skarbowa wymienia na przykład egzamin Bilanzbuchhalter lub studia ekonomiczne. Ważne: praktyka liczy się dopiero od egzaminu końcowego.

Żaden urząd nie sprawdza tego z góry. W razie sporu ciężar dowodu spoczywa na Państwu. Dlatego warto założyć segregator ze świadectwem ukończenia nauki i świadectwami pracy, z których wynikają rodzaj pracy, okres i wymiar godzin.

Geprüfte:r Bilanzbuchhalter:in (IHK)

Dyplom „Geprüfte:r Bilanzbuchhalter:in – Bachelor Professional in Bilanzbuchhaltung” to publicznoprawny egzamin doskonalenia zawodowego według Berufsbildungsgesetz, uregulowany w osobnym rozporządzeniu i przeprowadzany przez IHK. Dopuszczony zostaje ten, kto ukończył trzyletnie wykształcenie handlowe lub administracyjne albo zamiast tego ma dyplom Fachwirt lub Fachkaufmann, tytuł Staatlich geprüfte:r Betriebswirt:in, licencjat z dziedziny ekonomicznej z rokiem praktyki albo pięć lat praktyki głównie w finansach i rachunkowości (§ 3 BibuBAProFPrV). Opłaty egzaminacyjne ustala każda IHK sama. Kurs i egzamin mogą być dofinansowane z Aufstiegs-BAföG.

Dyplom nie rozszerza Państwa uprawnień poza § 6 ust. 1 pkt 1 StBerG. Jest jednak mocnym sygnałem jakości, a § 8 ust. 4 StBerG wyraźnie pozwala reklamować się pod tym określeniem. „Bachelor Professional” nie jest przy tym stopniem akademickim.

Rejestracja w pięciu krokach

Działalność gospodarcza, forma prawna i podatki

Księgowi nie wykonują wolnego zawodu. Zawód nie figuruje w katalogu § 18 EStG, a Bundesfinanzhof odmówił samodzielnym księgowym statusu wolnego zawodu (BFH, wyrok z 28.6.2001, IV R 10/00). Ma to trzy skutki: obowiązek płacenia Gewerbesteuer, członkostwo w IHK i brak możliwości założenia spółki partnerskiej, bo ta jest dostępna tylko dla wolnych zawodów.

• Gewerbesteuer: dla działalności jednoosobowej i spółek osobowych obowiązuje kwota wolna 24 500 euro dochodu z działalności (§ 11 GewStG). Dlatego wiele małych biur na początku płaci niewiele lub nic, a Gewerbesteuer częściowo zalicza się na poczet podatku dochodowego.
• Składka do IHK: niewpisani do rejestru przedsiębiorcy jednoosobowi z dochodem z działalności do 5200 euro są zwolnieni ze składek. Osoby zakładające działalność, które w ciągu poprzednich pięciu lat nie prowadziły działalności na własny rachunek, są przy zysku do 25 000 euro zwolnione ze składek w roku założenia i w roku następnym, a w trzecim i czwartym roku z opłaty dodatkowej (§ 3 ust. 3 IHKG).
• VAT: Kleinunternehmerregelung ma zastosowanie, jeśli obrót w poprzednim roku wynosił najwyżej 25 000 euro, a w bieżącym nie przekroczy 100 000 euro (§ 19 UStG). Państwa klientami są zwykle firmy z prawem do odliczenia VAT, dlatego rezygnacja ze zwolnienia jest często rozsądniejsza.
• Formy prawne: działalność jednoosobowa, GbR, UG (haftungsbeschränkt) lub GmbH. W spółce osoba odpowiedzialna musi spełniać wymogi kwalifikacyjne według § 6 StBerG.

Co się dzieje po przekroczeniu granicy

Kontrola w Niemczech nie odbywa się przez organ nadzoru, lecz dwiema drogami. Po pierwsze Finanzamt może przy trwale nieprawidłowej działalności zakazać udzielania pomocy w sprawach podatkowych nawet na pięć lat (§ 7 StBerG); zakaz publikuje Bundesamt für Justiz, a kto narusza wykonalny zakaz, ryzykuje grzywnę do 50 000 euro (§ 160 StBerG). Po drugie Steuerberaterkammern obserwują rynek i wysyłają wezwania do zaniechania wprowadzającej w błąd reklamy na podstawie prawa konkurencji. Większość konfliktów nie wynika przy tym z samej pracy, lecz z wizerunku: strony obiecującej „kompletną księgowość finansową” albo oferty, która deklarację VAT „załatwi przy okazji”.

Pierwsi klienci i współpraca z doradcami podatkowymi

Najbardziej stabilnym modelem dla małych biur rachunkowych jest podział pracy: Państwo przejmują organizację dokumentów, bieżące księgowania i rozliczanie płac, a kancelaria doradztwa podatkowego deklarację VAT, zamknięcie roku i zeznania. Ważne, by klienci sami zlecali pracę doradcy podatkowemu. Państwu nie wolno sprzedawać tych usług ani przekazywać ich dalej jako podwykonawca.

Dobrym punktem wyjścia do pozyskiwania klientów są zakłady rzemieślnicze, gastronomia, sklepy internetowe i stowarzyszenia, ale też same kancelarie doradztwa podatkowego, które zlecają na zewnątrz rozliczanie płac. Ponieważ § 8 ust. 2 StBerG wyraźnie nie zakazuje reklamy ukierunkowanej na pojedyncze zlecenia księgowe, mogą Państwo celowo zwracać się do firm. Telefon i e-mail pozostają jednak związane zasadami prawa konkurencji; szczegóły w artykule o reklamie księgowych. Od 2025 r. firmy w kraju muszą być w stanie odbierać e-faktury. Kto pomaga klientom w przejściu na dokumenty cyfrowe, ma dobry temat na pierwszą rozmowę.

Strona internetowa: pokazać zakres, zbudować zaufanie

Klienci szukają w internecie „Buchhaltung” lub „Lohnabrechnung” w swoim mieście. Strona internetowa jest więc Państwa najważniejszym kanałem sprzedaży, a zarazem miejscem, które Steuerberaterkammern sprawdzają w pierwszej kolejności. Dlatego usługi warto opisać tak, by nikt nie pomyślał o doradztwie podatkowym, a zakres pokazać wyraźnie, a nie tylko paragrafem drobnym drukiem. Co należy do Impressum, przeczytają Państwo w artykule o Impressum dla księgowych, a ogólne treści strony kancelarii w artykule Treści strony internetowej. Również wizytówka i stopka e-mail powinny poprawnie określać Państwa zakres; obie utworzą Państwo bezpłatnie generatorem wizytówek i generatorem stopki e-mail.

Gotowa strona od Meine-Kanzlei-Website kosztuje 1800 € netto jednorazowo, z systemem zarządzania treścią do samodzielnej edycji 3600 € netto, do tego hosting za około 30 € netto miesięcznie. Jeśli najpierw chcą Państwo zobaczyć, jak Państwa biuro mogłoby wyglądać w sieci, przygotujemy bezpłatny podgląd. Ogólne pytania o zakładanie kancelarii omawia artykuł Jak założyć kancelarię w Niemczech.