Jak założyć kancelarię w Austrii: poradnik dla zawodów prawniczych i doradztwa podatkowego

Najpierw uprawnienia zawodowe

W Austrii kancelarii nie zakłada się jak sklepu, na podstawie zgłoszenia działalności gospodarczej (Gewerbeschein). Adwokaci (Rechtsanwält:innen), doradcy podatkowi (Steuerberater:innen), biegli rewidenci (Wirtschaftsprüfer:innen), zawody księgowe, wpisani mediatorzy (eingetragene Mediator:innen) i notariusze potrzebują uprawnienia na podstawie własnej ustawy zawodowej. Dopiero gdy je Państwo mają, wolno samodzielnie wykonywać zawód i używać tytułu zawodowego. Kto wcześniej oferuje usługi na stronie internetowej, ryzykuje karę administracyjną.

Dwa przypadki szczególne zasługują na osobną uwagę. Notariatu się nie zakłada: składają Państwo kandydaturę na wolne stanowisko, izba wskazuje trzech kandydatów w kolejności, a ministerstwo mianuje. Mimo to wiele treści tego poradnika dotyczy także Państwa, na przykład lokal, oprogramowanie i poufność. Z kolei w mediacji obok wpisu w ministerstwie sprawiedliwości istnieje droga działalności gospodarczej, na przykład w ramach Lebens- und Sozialberatung (doradztwo życiowe i społeczne). Tylko wpisani mediatorzy korzystają ze skutków Zivilrechts-Mediations-Gesetz, takich jak wstrzymanie biegu terminów.

Kancelaria jednoosobowa czy spółka

Większość nowych kancelarii zaczyna jako jednoosobowa praktyka: mało formalności, pełna swoboda decyzji, osobista odpowiedzialność. Spółka ma sens, gdy startują Państwo razem z koleżankami i kolegami po fachu, chcą zatrudniać pracowników albo ograniczyć odpowiedzialność. Ustawy zawodowe wyznaczają tu jednak wąskie granice:

• Adwokaci mogą założyć Rechtsanwalts-Partnerschaft (jako OG lub KG), GmbH albo Flexible Kapitalgesellschaft, ale nie spółkę akcyjną (AG). Od 1 sierpnia 2026 r. udziałowcami mogą być już tylko adwokaci i nieliczne zrównane z nimi osoby. Dla spółek kapitałowych minimalna suma ubezpieczenia wzrasta do 2 400 000 euro.
• Doradcy podatkowi i biegli rewidenci mogą wybrać każdą spółkę osobową lub kapitałową, którą można wpisać do Firmenbuch (rejestru firm). KSW musi uznać spółkę, firma musi wskazywać wykonywany zawód, a osoby uprawnione muszą mieć większość kapitału i decydujący wpływ.
• Zawody księgowe działają jako przedsiębiorca jednoosobowy (opcjonalnie jako e.U.), GmbH, OG lub KG. Spółka potrzebuje zarządu w rozumieniu prawa działalności gospodarczej (gewerberechtliche Geschäftsführung) z egzaminem zawodowym obejmującym cały zakres uprawnień.
• Notariusze mogą łączyć się wyłącznie w Notar-Partnerschaft jako OG lub KG; ustawa nie przewiduje notarialnej GmbH.
• Mediacja jest związana z wpisaną osobą. Wspólne biuro z innymi mediatorami lub przedstawicielami zawodów źródłowych jest częste, ale samą mediację prowadzą Państwo osobiście.

Siedziba zawodowa i lokal kancelarii

Każda ustawa zawodowa wymaga stałej siedziby zawodowej (Berufssitz). U doradców podatkowych i biegłych rewidentów jest to stała placówka z odpowiednim wyposażeniem osobowym, rzeczowym i funkcjonalnym (§ 12 WTBG 2017). Oddziały trzeba zgłosić izbie i powierzyć ich kierownictwo osobie z uprawnieniami zawodowymi, przy czym jedna osoba może kierować najwyżej czterema oddziałami (§ 74 WTBG 2017). Podobnie jest w zawodach księgowych (§ 11 BiBuG 2014). Adwokaci składają wniosek o wpis w izbie właściwej dla przyszłej siedziby kancelarii; oddział wymaga zgody izby i osobnego kierownictwa adwokackiego (§ 7a RAO). Notariusze mają siedzibę urzędową (Amtssitz), która wynika ze stanowiska.

W praktyce przy szukaniu lokalu liczą się: zamykany pokój do rozmów, w którym nikt nie podsłuchuje, szafa na akta lub archiwum z kontrolą dostępu, wejście bez barier dla klientów z wózkiem dziecięcym lub inwalidzkim oraz adres, do którego łatwo dojechać komunikacją publiczną. Na start może wystarczyć coworking, jeśli da się zarezerwować osobny pokój na rozmowy, a dokumenty nigdy nie leżą na wierzchu. Zanim podpiszą Państwo umowę najmu, warto ustalić z izbą lub urzędem, czy lokal spełnia wymogi siedziby zawodowej.

Ubezpieczenia: obowiązkowe i dobrowolne

Ubezpieczenie OC od szkód majątkowych jest we wszystkich sześciu zawodach warunkiem wpisu, powołania lub mianowania; najczęściej ubezpieczyciel wysyła potwierdzenie bezpośrednio do izby lub urzędu. Minimalne sumy z tabeli powyżej to dolna granica, a nie rekomendacja. Decyduje to, czym faktycznie się Państwo zajmują: transakcja nieruchomościowa z rozliczeniem powierniczym, ustawowe badanie sprawozdania finansowego czy obsługa płac dla 80 pracowników niosą zupełnie różne ryzyka.

Dobrowolne, ale powszechne są: OC biura za szkody osobowe w lokalu, ubezpieczenie wyposażenia (sprzętu i mebli) oraz ubezpieczenie od ryzyk cybernetycznych. Ubezpieczenie zdrowotne i emerytalne zapewniają, zależnie od zawodu, odrębne systemy opisane w kolejnej części.

Finanzamt, VAT i ubezpieczenie społeczne

Rozpoczęcie samodzielnej działalności zgłaszają Państwo w Finanzamt (urzędzie skarbowym) w ciągu miesiąca (§§ 120, 121 BAO), zwykle przez FinanzOnline. Otrzymują Państwo numer podatkowy (Steuernummer), a jeśli wystawiają faktury firmom, także numer UID (odpowiednik NIP UE). Usługi wszystkich sześciu zawodów podlegają VAT (Umsatzsteuer). Do 55 000 euro rocznego obrotu (brutto) obowiązuje Kleinunternehmerregelung (zwolnienie dla małych przedsiębiorców). Jest wygodne, ale wyklucza odliczenie podatku naliczonego: kto na początku inwestuje w biuro, IT i stronę internetową, a doradza głównie firmom, często lepiej wychodzi na rezygnacji ze zwolnienia. Najlepiej omówić to z doradcą podatkowym, który sam obsługuje kancelarie.

Kto gdzie jest ubezpieczony

• Adwokaci: zabezpieczenie emerytalne przez instytucję emerytalną Rechtsanwaltskammer, ze składkami różniącymi się w zależności od izby i ulgami na pierwsze lata. Zasady ubezpieczenia zdrowotnego warto ustalić w swojej izbie.
• Doradcy podatkowi i biegli rewidenci: ubezpieczenie emerytalne zwykle przez SVS; w ubezpieczeniu zdrowotnym alternatywą dla wariantu ustawowego jest ubezpieczenie grupowe KSW.
• Zawody księgowe: obowiązkowe ubezpieczenie według GSVG w SVS. Dane trafiają do SVS i Wirtschaftskammer automatycznie wraz z powołaniem.
• Wpisani mediatorzy: bez Gewerbeschein zwykle jako Neue Selbständige (nowi samozatrudnieni) w SVS. Zgłoszenie należy do Państwa, gdy tylko przewidują Państwo przekroczenie progu ubezpieczenia.
• Notariusze: obowiązkowe zabezpieczenie emerytalne przez Versorgungsanstalt des österreichischen Notariates na podstawie Notarversorgungsgesetz (NVG 2020).

Konto, oprogramowanie i obowiązki w tle

Od pierwszego dnia trzeba oddzielić pieniądze kancelarii od prywatnych. Adwokaci przechowują dodatkowo środki klientów na rachunku powierniczym (Anderkonto); przyjęte powiernictwa (Treuhandschaften) wpisują do kolejno numerowanego rejestru, a te powyżej określonej kwoty prowadzą przez instytucję powierniczą izby (§ 10a RAO). Przy wyborze oprogramowania warto spojrzeć, co jest popularne w danym zawodzie. Adwokaci często pracują z programami takimi jak ADVOKAT, doradcy podatkowi i biura rachunkowe z BMD lub RZL, które oferują też własne portale dla klientów. Do komunikacji z sądami adwokaci i notariusze potrzebują Elektronischer Rechtsverkehr (ERV), a z urzędem skarbowym doradcy podatkowi kontaktują się przez FinanzOnline jako pełnomocnicy (Parteienvertreter:innen).

Mało widoczne, ale istotne przy kontrolach są obowiązki w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy. Adwokaci muszą zapoznać aplikantów i pracowników z tymi zasadami, na przykład poprzez szkolenia (§ 21b RAO), a księgowi bilansowi na żądanie przekazują urzędowi swoją ocenę ryzyka. Identyfikację klienta i dokumentację najlepiej od razu wbudować w proces przyjmowania zleceń, a nie dopiero po pierwszym zapytaniu organu nadzoru. Do tego dochodzi obowiązek doskonalenia zawodowego, który każdy zawód mierzy inaczej: doradcy podatkowi na przykład 120 godzin w ciągu trzech lat, wpisani mediatorzy 50 godzin w ciągu pięciu lat.

Tajemnica zawodowa i ochrona danych od początku

Klienci powierzają Państwu sprawy, o których nie mówią nikomu innemu: długi, powody rozwodu, problemy podatkowe, kryzysy w firmie. Tajemnica zawodowa, na przykład § 9 RAO dla adwokatów czy § 80 WTBG 2017 dla Wirtschaftstreuhänder:innen, obowiązuje także Państwa pracowników. Asystentów, aplikantów adwokackich (Rechtsanwaltsanwärter:innen) i zewnętrzną obsługę IT warto zobowiązać do niej wyraźnie i na piśmie.

Wsparcie: NeuFöG i AMS

Neugründungs-Förderungsgesetz (NeuFöG, ustawa o wspieraniu nowych przedsiębiorstw) zwalnia nowe działalności m.in. z opłat skarbowych (Stempelgebühren) i federalnych opłat administracyjnych związanych bezpośrednio z założeniem, z opłat sądowych za wpis do Firmenbuch oraz w ograniczonym zakresie z pozapłacowych kosztów pracy dla pracowników zatrudnionych w pierwszych 36 miesiącach. Warunkiem jest konsultacja w ustawowym samorządzie zawodowym, potwierdzona na urzędowym formularzu. W zawodach księgowych jest to Wirtschaftskammer; adwokaci, Wirtschaftstreuhänder:innen i notariusze pytają we własnej izbie. Ważne: formularz musi być gotowy na czas, ponieważ zwrot już zapłaconych opłat co do zasady nie jest przewidziany.

Kto zakłada działalność jako osoba bezrobotna, może zapytać w AMS (urzędzie pracy) o Unternehmensgründungsprogramm. Program oferuje doradztwo i w niektórych przypadkach zabezpieczenie finansowe w czasie przygotowań. Izby mają też własne oferty, na przykład obniżone składki w pierwszych latach lub po urodzeniu dziecka. Warto zapytać o nie konkretnie jeszcze przed wpisem.

Widoczność i pierwsi klienci

Pierwsze zlecenia rzadko przychodzą dzięki reklamie. Częściej przez koleżanki i kolegów po fachu, dawnych pracodawców i współpracę z innymi, a także dzięki temu, że można Państwa znaleźć, gdy ktoś usłyszy Państwa nazwisko. Dlatego trzy rzeczy powinny być w porządku od pierwszego dnia:

Później pomaga networking zgodny z prawem zawodowym: zastępstwa (Substitutionen) dla kolegów, współpraca biura rachunkowego z doradcą podatkowym przy zeznaniach rocznych, wykłady na wydarzeniach dla zakładających firmy. Prowizje za polecone zlecenia są natomiast u adwokatów i Wirtschaftstreuhänder:innen wyraźnie zakazane. Jaka reklama jest dozwolona w Państwa zawodzie, opisują poradniki o prawie reklamy, na przykład dla adwokatów lub księgowych bilansowych.

Realistyczny harmonogram

Najdłużej trwa wykształcenie. Samo założenie kancelarii zajmie kilka miesięcy, jeśli działają Państwo w tej kolejności:

1. Od sześciu do trzech miesięcy wcześniej: szukanie lokalu, decyzja o formie prawnej, rozmowa z izbą lub urzędem, konsultacja NeuFöG.
2. Trzy miesiące wcześniej: zapytanie o ubezpieczenie OC, konfiguracja banku, oprogramowania, IT i poczty, przygotowanie strony internetowej i profilu w Google.
3. Wniosek o wpis, powołanie lub mianowanie ze wszystkimi dokumentami; w przypadku spółki umowa spółki i Firmenbuch.
4. Po uzyskaniu uprawnień: publikacja strony, sprawdzenie wpisów w rejestrach, zgłoszenie w Finanzamt i w ubezpieczeniu społecznym.
5. W pierwszym roku: dokumentowanie doskonalenia zawodowego, przegląd procesów przeciwdziałania praniu pieniędzy, umowy o honorarium w formie pisemnej.