Avusturya'da büro kurmak: tüm hukuk ve vergi danışmanlığı meslekleri için rehber

Önce meslek izni

Avusturya'da bir büroyu, ticari bir işletme gibi Gewerbeschein (esnaf ruhsatı) ile açamazsınız. Avukatlar (Rechtsanwält:innen), vergi danışmanları (Steuerberater:innen), bağımsız denetçiler (Wirtschaftsprüfer:innen), muhasebe meslekleri, kayıtlı arabulucular ve noterler kendi meslek kanunlarına göre bir izne ihtiyaç duyar. Mesleği serbest olarak icra edebilmeniz ve meslek unvanını kullanabilmeniz ancak bu izinle mümkündür. Bundan önce bir web sitesinde hizmet sunan kişi idari para cezası riskini göze almış olur.

İki özel durum ayrıca belirtilmeyi hak ediyor. Bir noterliği (Notariat) kurmazsınız: boş bir kadroya başvurursunuz, oda üç adayı sıralar, bakanlık tayin eder. Yine de bu rehberdeki pek çok konu, örneğin mekân, yazılım ve gizlilik, sizin için de geçerlidir. Arabuluculukta ise Adalet Bakanlığı'na kaydın yanında ticari bir yol da vardır, örneğin Lebens- und Sozialberatung (yaşam ve sosyal danışmanlık) ruhsatı üzerinden. Zivilrechts-Mediations-Gesetz'in sağladığı hukuki etkilerden, örneğin sürelerin durmasından (Fristenhemmung), yalnızca kayıtlı arabulucular yararlanır.

Şahıs bürosu mu, şirket mi

Kuruluşların çoğu şahıs bürosu (Einzelkanzlei) olarak başlar: az bürokrasi, tam karar özgürlüğü, kişisel sorumluluk. Meslektaşlarınızla birlikte başlamak, personel almak veya sorumluluğu sınırlamak istiyorsanız bir şirket mantıklı olabilir. Meslek kanunları burada dar sınırlar çizer:

• Avukatlar bir avukatlık ortaklığı (Rechtsanwalts-Partnerschaft, OG veya KG), bir GmbH ya da bir Flexible Kapitalgesellschaft kurabilir, ancak AG kuramaz. 1 Ağustos 2026'dan beri yalnızca avukatlar ve onlara denk sayılan az sayıda kişi ortak olabilir. Sermaye şirketlerinde asgari sigorta tutarı 2.400.000 Euro'ya yükselir.
• Vergi danışmanları ve bağımsız denetçiler ticaret siciline kaydedilebilen her şahıs veya sermaye şirketini seçebilir. KSW'nin şirketi tanıması gerekir, unvanda icra edilen meslek yer almalıdır ve sermaye çoğunluğu ile belirleyici etki meslek mensuplarında olmalıdır.
• Muhasebe meslekleri şahıs işletmesi (isteğe bağlı olarak e.U.), GmbH, OG veya KG olarak kurulur. Bir şirket, iznin tüm kapsamı için mesleki sınavı geçmiş, ticaret hukuku anlamında bir yöneticiye (gewerberechtliche Geschäftsführung) ihtiyaç duyar.
• Noterler yalnızca OG veya KG biçiminde bir noter ortaklığında (Notar-Partnerschaft) birleşebilir; kanun bir Notar-GmbH öngörmez.
• Arabuluculuk kayıtlı kişiye bağlıdır. Diğer arabulucularla veya kaynak mesleklerle (Quellberufe) ortak ofis kullanmak yaygındır; arabuluculuğu ise bizzat kendiniz yaparsınız.

Büro merkezi ve büro mekânı

Her meslek kanunu sabit bir mesleki merkez (Berufssitz) ister. Vergi danışmanları ve bağımsız denetçilerde bu, personel, donanım ve işlev bakımından donatılmış sabit bir yerdir (§ 12 WTBG 2017). Şubelerin odaya bildirilmesi ve meslek yetkisine sahip bir kişi tarafından yönetilmesi gerekir; bir kişi en fazla dört şubeyi yönetebilir (§ 74 WTBG 2017). Muhasebe meslekleri için de benzeri geçerlidir (§ 11 BiBuG 2014). Avukatlar kaydı, gelecekteki büro merkezinin bağlı olduğu baroya başvurarak yaptırır; bir şube (Zweigniederlassung) baronun onayını ve kendi avukat yöneticisini gerektirir (§ 7a RAO). Noterlerin görev yeri (Amtssitz) ise kadroyla birlikte belirlenmiştir.

Mekân ararken pratikte şunlar önemlidir: kimsenin kulak misafiri olamayacağı, kilitlenebilen bir görüşme odası, erişimi korunan bir dosya dolabı veya arşiv, bebek arabalı ya da tekerlekli sandalyeli müvekkiller için engelsiz giriş ve toplu taşımayla kolayca ulaşılabilen bir adres. Başlangıç için bir coworking alanı yeterli olabilir; yeter ki görüşmeler için ayrı bir oda kiralanabilsin ve evraklar hiçbir zaman açıkta kalmasın. İmza atmadan önce mekânın büro merkezi olarak yeterli olup olmadığını oda veya kurumla netleştirin.

Sigortalar: zorunlu olanlar ve ek koruma

Mesleki mali sorumluluk sigortası altı mesleğin tamamında kayıt, atama veya tayin için ön koşuldur; sigortacı onay belgesini çoğu zaman doğrudan odaya veya kuruma gönderir. Yukarıdaki tablodaki asgari tutarlar bir alt sınırdır, öneri değildir. Belirleyici olan gerçekte ne yaptığınızdır: emanet hesabıyla yürütülen bir gayrimenkul işlemi, bir zorunlu denetim ya da 80 çalışanın bordrosu birbirinden çok farklı riskler taşır.

Gönüllü ama yaygın olanlar şunlardır: mekândaki kişisel zararlar için büro sorumluluk sigortası, teknik cihazlar ve mobilya için eşya sigortası ve bir siber sigorta. Sağlık ve emeklilik güvencesi ise mesleğe göre ayrı sistemler üzerinden yürür; bunu bir sonraki bölüm açıklıyor.

Finanzamt, KDV ve sosyal sigorta

Serbest faaliyetinize başladığınızı bir ay içinde Finanzamt'a bildirirsiniz (§§ 120, 121 BAO), genellikle FinanzOnline üzerinden. Bir vergi numarası (Steuernummer) ve şirketlere hizmet faturalandırıyorsanız bir KDV kimlik numarası (UID-Nummer) alırsınız. Altı mesleğin tüm hizmetleri KDV'ye (Umsatzsteuer) tabidir. Yıllık 55.000 Euro brüt ciroya kadar küçük işletme düzenlemesi (Kleinunternehmerregelung) uygulanır. Pratiktir, ancak indirilecek KDV'yi (Vorsteuerabzug) dışlar: başlangıçta ofise, bilişime ve web sitesine yatırım yapan ve ağırlıklı olarak şirketlere danışmanlık veren kişi, muafiyetten feragat ederek çoğu zaman daha kârlı çıkar. Bunu en iyi, kendisi de büroları müşteri olarak takip eden bir vergi danışmanıyla netleştirirsiniz.

Kim nerede sigortalı

• Avukatlar: Emeklilik güvencesi baronun yardım ve emeklilik kurumu (Versorgungseinrichtung der Rechtsanwaltskammer) üzerinden; primler ve ilk yıllar için indirimler baroya göre değişir. Sağlık sigortasına ilişkin kuralları kendi baronuzdan öğrenin.
• Vergi danışmanları ve bağımsız denetçiler: Emeklilik sigortası genellikle SVS üzerinden; sağlık sigortası için yasal sigortaya alternatif olarak KSW'nin grup sigortası vardır.
• Muhasebe meslekleri: GSVG'ye göre SVS'de zorunlu sigortalı. Bilgiler atamayla birlikte otomatik olarak SVS'ye ve Wirtschaftskammer'e (ekonomi odası) gider.
• Kayıtlı arabulucular: Gewerbeschein olmadan genellikle Neue Selbständige (yeni serbest çalışanlar) olarak SVS'de. Sigorta sınırını muhtemelen aşacağınız anda bildirimi yapmak sizin görevinizdir.
• Noterler: Notarversorgungsgesetz'e (NVG 2020) göre Versorgungsanstalt des österreichischen Notariates (noterlik emeklilik kurumu) üzerinden zorunlu güvence.

Hesap, yazılım ve arka plandaki yükümlülükler

İlk günden itibaren büronun parasını özel paranızdan ayırın. Avukatlar ayrıca müvekkil parasını bir emanet hesabında (Anderkonto) tutar; üstlendikleri emanet işlerini (Treuhandschaften) sıra numaralı bir listeye kaydeder, belirli bir tutarın üzerindekileri ise baronun emanet kuruluşu üzerinden yürütür (§ 10a RAO). Yazılımda kendi mesleğinizde yaygın olana bakmak faydalıdır. Avukatlar çoğu zaman ADVOKAT gibi programlarla, vergi danışmanlığı ve muhasebe ise kendi müşteri portallarını da sunan BMD veya RZL ile çalışır. Mahkemelerle yazışma için avukatlar ve noterler Elektronischer Rechtsverkehr'e (ERV, elektronik hukuki yazışma sistemi) ihtiyaç duyar; vergi danışmanları ise Finanzamt ile iletişimde FinanzOnline'ı temsilci (Parteienvertreter:in) olarak kullanır.

Göze çarpmayan ama denetimde önem taşıyan konu kara para aklamanın önlenmesi yükümlülükleridir. Avukatlar avukat adaylarını ve çalışanlarını bu kurallarla, örneğin eğitimler yoluyla, tanıştırmak zorundadır (§ 21b RAO); muhasebe meslekleri ise risk değerlendirmelerini talep üzerine kuruma iletmek zorundadır. Kimlik tespitini ve belgelendirmeyi, denetim makamının ilk sorusundan sonra değil, baştan itibaren iş kabul sürecinize yerleştirin. Buna her mesleğin farklı ölçtüğü sürekli eğitim yükümlülüğü eklenir: vergi danışmanları için örneğin üç yılda 120 saat, kayıtlı arabulucular için beş yılda 50 saat.

Baştan itibaren sır saklama ve veri koruma

Müvekkilleriniz size başka kimseye söylemedikleri şeyleri emanet eder: borçlar, boşanma sebepleri, vergi sorunları, şirket krizleri. Mesleki sır saklama yükümlülüğü, örneğin avukatlar için § 9 RAO ya da Wirtschaftstreuhänder:innen için § 80 WTBG 2017, çalışanlarınız için de geçerlidir. Asistanınızı, avukat adaylarınızı (Rechtsanwaltsanwärter:innen) ve dışarıdan çalışan bilişim desteğinizi açıkça ve yazılı olarak bu yükümlülüğe bağlayın.

Teşvikler: NeuFöG ve AMS

Neugründungs-Förderungsgesetz (NeuFöG, yeni kuruluşları teşvik kanunu) yeni kuruluşları diğerlerinin yanı sıra doğrudan kuruluş nedeniyle doğan damga harçlarından (Stempelgebühren) ve federal idari harçlardan, ticaret siciline kayıt için mahkeme harçlarından ve ilk 36 ayda işe alınan çalışanlar için sınırlı ölçüde işçilik yan maliyetlerinden (Lohnnebenkosten) muaf tutar. Koşul, yasal meslek kuruluşu tarafından verilen ve resmî formda onaylanan bir danışmanlık görüşmesidir. Muhasebe mesleklerinde bu kuruluş Wirtschaftskammer'dir; avukatlar, Wirtschaftstreuhänder:innen ve noterler kendi odalarına sorar. Önemli: Form zamanında hazır olmalıdır, zaten ödenmiş harçların iadesi kural olarak öngörülmemiştir.

İşsizlikten kuruluşa geçenler AMS'ye (iş ve işçi bulma kurumu) Unternehmensgründungsprogramm'ı (girişimcilik programı) sorabilir. Program danışmanlık ve duruma göre hazırlık sürecinde maddi güvence sağlar. Bunun yanında odaların kendi imkânları vardır, örneğin ilk yıllarda veya bir çocuğun doğumundan sonra aidat indirimleri. Kayıttan önce somut olarak sorun.

Görünür olmak ve ilk müvekkiller

İlk işler nadiren reklamla gelir; çoğunlukla meslektaşlar, eski işverenler ve iş birlikleri üzerinden ve birisi adınızı duyduğunda sizi bulabilmesi sayesinde gelir. Bu nedenle ilk gün şu üç şeyin hazır olması gerekir:

Sonrasında meslek hukukuyla uyumlu bir ağ çalışması işe yarar: meslektaşlar için vekâlet devri (Substitution), yıllık beyannameler için muhasebe ile vergi danışmanlığı arasında iş birliği, kuruluş etkinliklerinde sunumlar. Buna karşılık yönlendirilen işler için komisyon ödemek avukatlara ve Wirtschaftstreuhänder:innen'e açıkça yasaktır. Mesleğiniz için hangi reklamın serbest olduğunu reklam hukuku rehberlerinde bulabilirsiniz, örneğin avukatlar veya muhasebeciler için.

Gerçekçi bir zaman planı

Uzun süren kısım eğitimdir. Asıl kuruluşu ise şu sırayı izlerseniz birkaç ayda tamamlarsınız:

1. Altı ila üç ay önce: mekân arayın, şirket türüne karar verin, oda veya kurumla görüşün, NeuFöG danışmanlığını alın.
2. Üç ay önce: sorumluluk sigortası için teklif isteyin, banka, yazılım, bilişim ve e-posta altyapısını kurun, web sitesini ve Google profilini hazırlayın.
3. Tüm belgelerle kayıt, atama veya tayin başvurusu; şirket kuruyorsanız şirket sözleşmesi ve ticaret sicili (Firmenbuch).
4. İzinden sonra: web sitesini yayına alın, rehber kayıtlarını kontrol edin, Finanzamt'a ve sosyal sigortaya bildirim yapın.
5. İlk yılda: sürekli eğitimi belgeleyin, kara para aklamayı önleme süreçlerini gözden geçirin, ücret anlaşmalarını yazılı hâle getirin.