Kanzlei gründen in Österreich: der Leitfaden für alle rechts- und steuerberatenden Berufe

Zuerst die Berufsberechtigung

In Österreich gründen Sie eine Kanzlei nicht wie einen Handelsbetrieb mit einem Gewerbeschein. Rechtsanwält:innen, Steuerberater:innen, Wirtschaftsprüfer:innen, die Bilanzbuchhaltungsberufe, eingetragene Mediator:innen und Notar:innen brauchen eine Berechtigung nach ihrem eigenen Berufsgesetz. Erst wenn sie vorliegt, dürfen Sie den Beruf selbstständig ausüben und die Berufsbezeichnung führen. Wer vorher auf einer Website Leistungen anbietet, riskiert eine Verwaltungsstrafe.

Zwei Sonderfälle verdienen einen eigenen Hinweis. Ein Notariat gründen Sie nicht: Sie bewerben sich auf eine freie Stelle, die Kammer reiht drei Bewerber:innen, das Ministerium ernennt. Vieles in diesem Leitfaden betrifft Sie trotzdem, etwa Räume, Software und Vertraulichkeit. Und in der Mediation gibt es neben der Eintragung beim Justizministerium den gewerblichen Weg, zum Beispiel über die Lebens- und Sozialberatung. Nur eingetragene Mediator:innen erhalten die Wirkungen des Zivilrechts-Mediations-Gesetzes, etwa die Fristenhemmung.

Einzelkanzlei oder Gesellschaft

Die meisten Gründungen beginnen als Einzelkanzlei: geringer Aufwand, volle Entscheidungsfreiheit, persönliche Haftung. Eine Gesellschaft lohnt sich, wenn Sie mit Kolleg:innen gemeinsam starten, Personal aufbauen oder Haftung begrenzen möchten. Die Berufsgesetze setzen dabei enge Grenzen:

• Rechtsanwält:innen können eine Rechtsanwalts-Partnerschaft (OG oder KG), eine GmbH oder eine Flexible Kapitalgesellschaft gründen, aber keine AG. Seit 1. August 2026 dürfen nur noch Rechtsanwält:innen und wenige gleichgestellte Personen beteiligt sein. Für Kapitalgesellschaften steigt die Mindestversicherungssumme auf 2.400.000 Euro.
• Steuerberater:innen und Wirtschaftsprüfer:innen wählen jede firmenbuchfähige Personen- oder Kapitalgesellschaft. Die KSW muss die Gesellschaft anerkennen, die Firma muss den ausgeübten Beruf nennen, und Berufsberechtigte brauchen Kapitalmehrheit und bestimmenden Einfluss.
• Bilanzbuchhaltungsberufe gründen als Einzelunternehmen (optional als e.U.), GmbH, OG oder KG. Eine Gesellschaft braucht eine gewerberechtliche Geschäftsführung mit Fachprüfung für den gesamten Berechtigungsumfang.
• Notar:innen können sich nur in einer Notar-Partnerschaft als OG oder KG verbinden; eine Notar-GmbH sieht das Gesetz nicht vor.
• Mediation ist an die eingetragene Person gebunden. Eine Bürogemeinschaft mit anderen Mediator:innen oder Quellberufen ist üblich; die Mediation selbst erbringen Sie persönlich.

Berufssitz und Kanzleiräume

Jedes Berufsgesetz verlangt einen festen Berufssitz. Bei Steuerberater:innen und Wirtschaftsprüfer:innen ist das eine feste Einrichtung mit personeller, sachlicher und funktioneller Ausstattung (§ 12 WTBG 2017). Zweigstellen sind der Kammer zu melden und brauchen eine berufsberechtigte Leitung; eine Person darf höchstens vier Zweigstellen leiten (§ 74 WTBG 2017). Für die Bilanzbuchhaltung gilt Ähnliches (§ 11 BiBuG 2014). Rechtsanwält:innen beantragen die Eintragung bei der Kammer des künftigen Kanzleisitzes; eine Zweigniederlassung braucht die Genehmigung der Kammer und eine eigene anwaltliche Leitung (§ 7a RAO). Notar:innen haben ihren Amtssitz, der mit der Stelle feststeht.

Praktisch zählen bei der Raumsuche: ein abschließbarer Besprechungsraum, in dem niemand mithört, ein Aktenschrank oder ein Archiv mit Zutrittsschutz, ein barrierefreier Zugang für Mandant:innen mit Kinderwagen oder Rollstuhl und eine Adresse, die sich mit öffentlichen Verkehrsmitteln gut erreichen lässt. Ein Coworking-Space kann für den Start reichen, wenn ein separater Raum für Gespräche buchbar ist und Unterlagen nie offen liegen bleiben. Bevor Sie unterschreiben, klären Sie mit Kammer oder Behörde, ob die Räume als Berufssitz genügen.

Versicherungen: Pflicht und Kür

Die Vermögensschaden-Haftpflicht ist bei allen sechs Berufen Voraussetzung für Eintragung, Bestellung oder Ernennung; meist schickt der Versicherer die Bestätigung direkt an Kammer oder Behörde. Die Mindestsummen aus der Tabelle oben sind eine Untergrenze, keine Empfehlung. Entscheidend ist, was Sie tatsächlich tun: Eine Liegenschaftstransaktion mit Treuhandabwicklung, eine Pflichtprüfung oder eine Lohnverrechnung für 80 Dienstnehmer:innen tragen ganz unterschiedliche Risiken.

Freiwillig, aber üblich sind eine Bürohaftpflicht für Personenschäden in den Räumen, eine Inhaltsversicherung für Technik und Mobiliar und eine Cyber-Versicherung. Für die Kranken- und Altersvorsorge sorgen je nach Beruf eigene Systeme, die der nächste Abschnitt beschreibt.

Finanzamt, Umsatzsteuer und Sozialversicherung

Den Beginn Ihrer selbstständigen Tätigkeit zeigen Sie dem Finanzamt innerhalb eines Monats an (§§ 120, 121 BAO), in der Regel über FinanzOnline. Sie erhalten eine Steuernummer und, wenn Sie Leistungen an Unternehmen verrechnen, eine UID-Nummer. Die Leistungen aller sechs Berufe sind umsatzsteuerpflichtig. Bis 55.000 Euro Jahresumsatz (brutto) gilt die Kleinunternehmerregelung. Sie ist bequem, schließt aber den Vorsteuerabzug aus: Wer zu Beginn in Büro, IT und Website investiert und vor allem Unternehmen berät, fährt mit dem Verzicht auf die Befreiung oft besser. Das klären Sie am besten mit einer Steuerberatung, die selbst Kanzleien betreut.

Wer wo versichert ist

• Rechtsanwält:innen: Altersversorgung über die Versorgungseinrichtung der Rechtsanwaltskammer, mit je nach Kammer unterschiedlichen Beiträgen und Ermäßigungen für die ersten Jahre. Die Regeln zur Krankenversicherung erfragen Sie bei Ihrer Kammer.
• Steuerberater:innen und Wirtschaftsprüfer:innen: Pensionsversicherung in der Regel über die SVS; für die Krankenversicherung gibt es die Gruppenversicherung der KSW als Alternative zur gesetzlichen Variante.
• Bilanzbuchhaltungsberufe: Pflichtversichert nach GSVG bei der SVS. Die Daten gehen mit der Bestellung automatisch an SVS und Wirtschaftskammer.
• Eingetragene Mediator:innen: ohne Gewerbeschein in der Regel als Neue Selbständige bei der SVS. Die Meldung ist Ihre Aufgabe, sobald Sie die Versicherungsgrenze voraussichtlich überschreiten.
• Notar:innen: Pflichtversorgung über die Versorgungsanstalt des österreichischen Notariates nach dem Notarversorgungsgesetz (NVG 2020).

Konto, Software und Pflichten im Hintergrund

Trennen Sie vom ersten Tag an Kanzlei- und Privatgeld. Rechtsanwält:innen führen für Fremdgeld zusätzlich ein Anderkonto; übernommene Treuhandschaften tragen sie in ein fortlaufend nummeriertes Verzeichnis ein, und ab einer bestimmten Höhe laufen sie über die Treuhandeinrichtung der Kammer (§ 10a RAO). Bei der Software lohnt sich der Blick auf das, was im eigenen Beruf verbreitet ist. Rechtsanwält:innen arbeiten oft mit Programmen wie ADVOKAT, Steuerberatung und Bilanzbuchhaltung mit BMD oder RZL, die auch eigene Klientenportale anbieten. Für den Austausch mit Gerichten brauchen Rechtsanwält:innen und Notar:innen den Elektronischen Rechtsverkehr (ERV), für das Finanzamt nutzen Steuerberater:innen FinanzOnline als Parteienvertreter:in.

Unauffällig, aber prüfungsrelevant sind die Pflichten zur Geldwäscheprävention. Rechtsanwält:innen müssen Rechtsanwaltsanwärter:innen und Mitarbeitende mit den Regeln vertraut machen, etwa durch Schulungen (§ 21b RAO), und Bilanzbuchhalter:innen müssen ihre Risikobewertung der Behörde auf Aufforderung übermitteln. Richten Sie Identifizierung und Dokumentation gleich in Ihren Mandatsprozess ein, nicht erst nach der ersten Anfrage der Aufsicht. Dazu kommt die Fortbildungspflicht, die jeder Beruf anders bemisst: Steuerberater:innen etwa 120 Stunden in drei Jahren, eingetragene Mediator:innen 50 Stunden in fünf Jahren.

Verschwiegenheit und Datenschutz von Anfang an

Mandant:innen vertrauen Ihnen Dinge an, die sie sonst niemandem sagen: Schulden, Scheidungsgründe, Steuerprobleme, Firmenkrisen. Die berufliche Verschwiegenheit, etwa § 9 RAO für Rechtsanwält:innen oder § 80 WTBG 2017 für Wirtschaftstreuhänder:innen, gilt auch für Ihre Mitarbeitenden. Verpflichten Sie Assistenz, Rechtsanwaltsanwärter:innen und externe IT-Betreuung ausdrücklich und schriftlich.

Förderungen: NeuFöG und AMS

Das Neugründungs-Förderungsgesetz (NeuFöG) befreit Neugründungen unter anderem von Stempelgebühren und Bundesverwaltungsabgaben, die unmittelbar durch die Gründung anfallen, von Gerichtsgebühren für die Firmenbucheintragung und in begrenztem Umfang von Lohnnebenkosten für Mitarbeitende, die in den ersten 36 Monaten eingestellt werden. Voraussetzung ist eine Beratung durch die gesetzliche Berufsvertretung, die auf dem amtlichen Formular bestätigt wird. Bei der Bilanzbuchhaltung ist das die Wirtschaftskammer; Rechtsanwält:innen, Wirtschaftstreuhänder:innen und Notar:innen fragen bei ihrer eigenen Kammer nach. Wichtig: Das Formular muss rechtzeitig vorliegen, eine Rückerstattung bereits bezahlter Gebühren ist grundsätzlich nicht vorgesehen.

Wer aus der Arbeitslosigkeit gründet, kann beim AMS nach dem Unternehmensgründungsprogramm fragen. Es bietet Beratung und unter Umständen eine finanzielle Absicherung während der Vorbereitung. Daneben haben die Kammern eigene Angebote, etwa Beitragsermäßigungen in den ersten Jahren oder nach der Geburt eines Kindes. Fragen Sie vor der Eintragung konkret nach.

Sichtbar werden und die ersten Mandate

Die ersten Mandate kommen selten über Werbung, sondern über Kolleg:innen, frühere Arbeitgeber und Kooperationen, und darüber, dass man Sie findet, wenn jemand Ihren Namen hört. Drei Dinge sollten deshalb am ersten Tag stimmen:

Danach hilft Netzwerkarbeit, die zum Berufsrecht passt: Substitutionen für Kolleg:innen, eine Kooperation zwischen Bilanzbuchhaltung und Steuerberatung für Jahreserklärungen, Vorträge bei Gründungsveranstaltungen. Provisionen für vermittelte Mandate sind dagegen bei Rechtsanwält:innen und Wirtschaftstreuhänder:innen ausdrücklich verboten. Welche Werbung für Ihren Beruf erlaubt ist, steht in den Ratgebern zum Werberecht, etwa für Rechtsanwält:innen oder Bilanzbuchhalter:innen.

Ein realistischer Zeitplan

Der lange Teil ist die Ausbildung. Die eigentliche Gründung schaffen Sie in einigen Monaten, wenn Sie in dieser Reihenfolge vorgehen:

1. Sechs bis drei Monate vorher: Räume suchen, Rechtsform entscheiden, Gespräch mit der Kammer oder Behörde, NeuFöG-Beratung.
2. Drei Monate vorher: Haftpflicht anfragen, Bank, Software, IT und E-Mail einrichten, Website und Google-Profil vorbereiten.
3. Antrag auf Eintragung, Bestellung oder Ernennung mit allen Nachweisen; bei einer Gesellschaft Gesellschaftsvertrag und Firmenbuch.
4. Nach der Berechtigung: Website veröffentlichen, Verzeichniseinträge prüfen, Finanzamt und Sozialversicherung melden.
5. Im ersten Jahr: Fortbildung dokumentieren, Geldwäsche-Prozesse prüfen, Honorarvereinbarungen schriftlich festhalten.