Wideo i podcast dla kancelarii: filmy objaśniające, film o zespole i audio przy rozsądnym nakładzie pracy

Dlaczego wideo i audio dla kancelarii

Kto szuka adwokatki, doradcy podatkowego albo mediatorki, szuka osoby zaufania. Teksty i zdjęcia pokazują kompetencje, film pokazuje dodatkowo, jak ktoś mówi, tłumaczy i się zachowuje. Kto obejrzał film, przychodzi na pierwszą rozmowę z pierwszym wrażeniem. To obniża barierę przed telefonem, zwłaszcza przy tematach związanych z niepewnością lub wstydem: rozstanie, długi, kontrola z urzędu skarbowego.

Do tego dochodzi wyszukiwalność. Wiele osób szuka odpowiedzi bezpośrednio na YouTube, a Google pokazuje filmy także w zwykłej wyszukiwarce. Dobrze zatytułowany film o tym, „Was passiert bei einer Betriebsprüfung”, może przez lata przyciągać odwiedzających. Ważne są jednak realistyczne oczekiwania: wideo to jeden z elementów widoczności obok strony, profilu w Google i artykułów eksperckich, a nie ich zastępstwo.

Formaty, które sprawdzają się w kancelariach

Najlepszym początkiem jest pięć do dziesięciu filmów objaśniających pytania, które najczęściej słyszą Państwo przez telefon. Proszę przez tydzień zbierać te pytania w recepcji. Każda odpowiedź staje się filmem i dostaje miejsce na odpowiedniej podstronie, np. przy danym obszarze działalności. Film przedstawiający należy umieścić na stronie zespołu lub na stronie głównej.

YouTube jako wyszukiwarka

YouTube jest dla Państwa filmów jednocześnie magazynem i witryną. Aby filmy były tam i w wyszukiwarce Google znajdowane, każdy potrzebuje jasnego tytułu, opisu i miniatury. Google zaleca też, by dla ważnych filmów utworzyć na stronie osobną podstronę, na której film jest w centrum uwagi, z własnym tytułem i opisem.

• Tytuł jako pytanie lub fraza wyszukiwania: „Kündigung erhalten: was Sie jetzt tun sollten” zamiast „Odcinek 7”.
• Opis: dwa, trzy zdania o treści, informacja, że film nie zastępuje porady w indywidualnej sprawie, i link do odpowiedniej podstrony.
• Podawać datę: przy tematach podatkowych i prawnych „Stan na: miesiąc rok” w opisie i w filmie, a nieaktualne filmy aktualizować lub ukrywać.
• Rozdziały i playlisty: dłuższe filmy dzielić rozdziałami, filmy objaśniające na jeden temat łączyć w playlistę.
• Informacje o kanale: imię i nazwisko, tytuł zawodowy i link do Impressum w profilu kanału; zob. obowiązkowe informacje dla Państwa zawodu, np. dla doradców podatkowych w Niemczech.

Osadzanie filmów bez śledzenia

Zwykle osadzony film z YouTube ładuje treści z serwerów Google już przy otwarciu strony. Dane są przesyłane, zanim ktokolwiek kliknie „Odtwórz”. Na stronie kancelarii, która obiecuje zaufanie i dyskrecję, to zły początek. Są trzy poziomy, by tego uniknąć:

Napisy i transkrypcje

Wiele filmów ogląda się bez dźwięku: w pociągu, w biurze, w poczekalni. Napisy nie są więc dodatkiem, lecz warunkiem, by przekaz w ogóle dotarł. Dla osób głuchych i niedosłyszących są niezbędne: wytyczne dotyczące dostępności treści internetowych (WCAG) wymagają napisów dla nagranych filmów i alternatywy tekstowej dla treści wyłącznie dźwiękowych, takich jak podcasty. Więcej w poradniku o dostępności.

• Sprawdzać napisy automatyczne: YouTube tworzy je sam, ale zaznacza, że mogą zawierać błędy. Terminy fachowe, takie jak „Verlassenschaft”, „Vorsteuerabzug” czy numery paragrafów, są często źle rozpoznawane.
• Transkrypcja na stronie: zredagowana transkrypcja pod filmem lub odcinkiem podcastu pomaga wszystkim, którzy wolą czytać, i daje wyszukiwarkom tekst, który rozumieją.
• Krótko streszczać: przy długich odcinkach wystarczy streszczenie z rozdziałami i pełna transkrypcja do rozwinięcia.

Sprzęt: czego naprawdę potrzeba

Do filmów objaśniających nie potrzeba studia. Aktualny smartfon nagrywa w wystarczającej jakości. Różnicę między amatorskim a profesjonalnym efektem robią dźwięk i światło, nie kamera.

Granice wynikające z prawa zawodowego i tajemnicy

Filmy i podcasty są reklamą w rozumieniu prawa zawodowego i, tak jak Państwa strona, muszą rzeczowo informować. Dla adwokatów, doradców podatkowych i biegłych rewidentów tajemnica zawodowa obowiązuje także przed kamerą, dla mediatorów poufność postępowania. Zasady Państwa zawodu znajdą Państwo w poradnikach o prawie reklamy, np. dla adwokatów w Austrii lub dla mediatorów w Niemczech.

Zgoda osób pokazanych w kadrze

Kogo widać w filmie lub słychać w podcaście, ten musi wyrazić zgodę. W Niemczech wizerunki zgodnie z § 22 KUG co do zasady wolno rozpowszechniać tylko za zgodą, w Austrii § 78 UrhG chroni przed publikacjami naruszającymi uzasadnione interesy. W obu krajach obowiązuje ponadto RODO. W praktyce oznacza to:

• Pracownicy: pisemna zgoda przed nagraniem, dobrowolna i z informacją, do czego film będzie używany. Proszę też ustalić, co stanie się z filmem po odejściu danej osoby.
• Goście podcastu: zgoda na publikację, najlepiej z akceptacją gotowego odcinka.
• Klienci: tylko za wyraźną, świadomą zgodą, która obejmuje także zwolnienie z tajemnicy w tym celu. W razie wątpliwości proszę zrezygnować.
• Osoby przypadkowe: proszę nagrywać poza godzinami przyjęć, aby nikt nie był widoczny w poczekalni ani w tle.

Nakład pracy a korzyści

Film przedstawiający i pięć filmów objaśniających da się zrealizować w jeden dzień zdjęciowy i kilka godzin montażu, a działają latami. Podcast wymaga natomiast regularności: publiczność buduje się dopiero po wielu odcinkach, a każdy odcinek to przygotowanie, nagranie, montaż i transkrypcja. Dlatego proszę zacząć od małej skali, mierzyć, które filmy są oglądane i czy klienci wspominają o nich na pierwszej rozmowie, i rozwijać to, co działa. Jak to ocenić, pokazuje poradnik Mierzenie sukcesu.