Zmiana doradcy podatkowego: jak Państwa strona przyciąga klientów, którzy chcą zmienić doradcę

Dlaczego klienci zmieniają doradcę podatkowego

Większość klientów pozostaje wierna swojej kancelarii doradztwa podatkowego przez wiele lat, nawet jeśli nie są w pełni zadowoleni. Zmiana kosztuje czas, a obawa, że coś przy tym przepadnie, jest duża. Jeśli mimo to odchodzą, rzadko powodem jest pojedynczy błąd merytoryczny. Najczęściej to suma drobnych rozczarowań w obsłudze.

Ta lista jest też lustrem dla własnej kancelarii. Kto obiecuje na stronie „osobistą opiekę“, a potem nie oddzwania, traci klientów tak samo. Nawet najlepsza strona o zmianie pomoże tylko wtedy, gdy codzienna praca dotrzymuje jej obietnic.

Czego szukają osoby, które chcą zmienić doradcę

Osoby chcące zmienić doradcę są w innym punkcie niż założyciele, którzy po raz pierwszy szukają kancelarii. Znają doradztwo podatkowe, mają bieżące terminy i kancelarię, która nadal dla nich pracuje. Ich pytania są praktyczne i często podszyte obawą. Podpowiedzi wyszukiwarki wyraźnie to pokazują:

• „Steuerberater wechseln was beachten“ (na co uważać): jakie kroki, w jakiej kolejności, o czym nie mogę zapomnieć?
• „Steuerberater wechseln Unterlagen“ (dokumenty): czy odzyskam swoje dowody księgowe i dane księgowe, i kto przesyła je komu?
• „Steuerberater wechseln Kosten“ (koszty): ile kosztuje mnie zmiana, czy muszę dalej płacić starej kancelarii?
• „Steuerberater wechseln während des Jahres“ lub „mitten im Jahr“ (w trakcie roku): czy to możliwe, czy muszę czekać na zamknięcie roku?
• „Steuerberater kündigen Frist“ (termin wypowiedzenia): jak długo jestem związany i czy muszę podać powód?

Kancelaria, która spokojnie i wyczerpująco odpowiada na te pytania na swojej stronie, zdobywa zaufanie, zanim odbędzie się pierwsza rozmowa. Pokazuje doświadczenie w przejmowaniu klientów i odbiera lęk przed wysiłkiem. Asystenci AI także chętnie sięgają po tak przejrzyście ułożone odpowiedzi, gdy ktoś pyta: „Na co muszę uważać, zmieniając doradcę podatkowego?“

Strona „Przejdź do nas“: struktura i treści

Zamiast zmieścić temat w jednym zdaniu na stronie głównej, warto stworzyć osobną podstronę. Można do niej celowo linkować, na przykład z profilu Google, z newslettera dla zainteresowanych albo od partnerów takich jak banki. A gdy nagłówki i treść pasują do pytań, znajduje się ją przy wyszukiwaniach podanych wyżej.

Strona o zmianie jest częścią Państwa witryny, a nie osobnym światem. Odsyła do specjalizacji, zespołu i strony kontaktowej. Jak zbudować stronę jako całość, opisuje artykuł Strona internetowa Państwa kancelarii doradztwa podatkowego.

Wyjaśnić przebieg w pięciu krokach

Osoby chcące zmienić doradcę chcą przede wszystkim wiedzieć jedno: co muszę zrobić sam, a co przejmuje nowa kancelaria? Sekwencja kroków na stronie odpowiada na to na pierwszy rzut oka.

Co do terminu warto być szczerym. Zmiana jest najprostsza na koniec roku obrotowego, gdy stara kancelaria jeszcze sporządza zamknięcie, a Państwo zaczynają z nowym rokiem. Zmiana w trakcie roku jest możliwa, ale wymaga jasnego podziału: kto sporządza zamknięcie roku, kto składa deklaracje VAT za bieżące miesiące, kto reprezentuje przy trwającej kontroli podatkowej? Proszę napisać na stronie, że te kwestie wyjaśniają Państwo podczas pierwszej rozmowy.

Wypowiedzenie i wydanie dokumentów w Austrii i w Niemczech

Najczęstsza obawa to, że dotychczasowa kancelaria nie wyda dokumentów albo nie przyjmie wypowiedzenia. Zasady prawne są w obu krajach jaśniejsze, niż sądzi wielu klientów. Na stronie wyjaśniają je Państwo ogólnie, a w sprawie konkretnego przypadku odsyłają do pierwszej rozmowy.

Gdy klienci odchodzą od Państwa

Te same zasady obowiązują w drugą stronę. Kancelarię, która przekazuje dokumenty porządnie, szybko i bez wyrzutów, polecają nawet odchodzący klienci. Otwarte honoraria proszę wcześniej wyjaśnić uprzejmym, jasnym przypomnieniem; wzór daje generator przypomnienia i wezwania do zapłaty. Prawo zatrzymania to środek na sytuację awaryjną, a nie standardowe postępowanie, a w Niemczech jest wprost wyłączone, gdy zatrzymanie byłoby niewspółmierne.

Pełnomocnictwo w urzędzie skarbowym: baza pełnomocnictw (VDB) i FinanzOnline

Dla klientów pełnomocnictwo to najmniej widoczna, a zarazem najbardziej ryzykowna część zmiany. Jeśli decyzje po zmianie nadal trafiają do starej kancelarii, terminy na odwołanie biegną, zanim ktokolwiek to zauważy. Dlatego proszę wyjaśnić na stronie, że Państwo się tym zajmą.

Na stronie wystarczy zdanie w rodzaju: „Pełnomocnictwo w urzędzie skarbowym ustanawiamy my. Podpisują Państwo tylko raz, a my sprawdzamy, czy decyzje trafiają potem do nas.“ Szczegóły, takie jak formularze i oprogramowanie, należą do pierwszej rozmowy, nie na stronę.

Przejrzyste honorarium i koszty zmiany

„Steuerberater wechseln Kosten“ (koszty zmiany doradcy podatkowego) to jedno z najczęstszych wyszukiwań. Kryją się za nim dwa pytania: ile kosztuje nowa kancelaria i ile kosztuje sama zmiana? Oba można wyjaśnić na stronie bez podawania konkretnych cen dla każdego przypadku.

• Niemcy: Wynagrodzenie wynika ze Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV, rozporządzenie o wynagrodzeniu doradców podatkowych), z opłatami od wartości przedmiotu i opłatami za czas. Wyższe lub niższe wynagrodzenie można uzgodnić w formie tekstowej; muszą Państwo poinformować o tym klientkę w formie tekstowej (§ 4 StBVV). Proszę wyjaśnić na stronie, czy rozliczają się Państwo według StBVV, czy oferują ryczałty za usługi bieżące.
• Austria: Wiążącej taryfy nie ma. Honorarium uzgadniają Państwo swobodnie, często jako ryczałt za księgowość i płace plus stawkę godzinową za usługi dodatkowe. Proszę podać model i, jeśli Państwo chcą, rzędy wielkości.
• Nakład na przejęcie: Proszę otwarcie powiedzieć, czy za wdrożenie, przeniesienie danych lub dopisanie brakujących miesięcy naliczają Państwo jednorazową kwotę i że podadzą ją Państwo z góry.
• Koszty u starej kancelarii: Usługi wykonane do zakończenia zlecenia nadal trzeba opłacić. W Austrii dotychczasowa kancelaria może żądać stosownego honorarium za przekazanie danych w formie do odczytu maszynowego (pkt 14 AAB 2026).

Wabik w rodzaju „bonus za zmianę: trzy miesiące gratis“ jest natomiast ryzykowny. W Niemczech § 19 BOStB wprost wymienia ofertę niewspółmiernie niskiego wynagrodzenia jako nieuczciwy sposób wypierania kolegi ze zlecenia. Jak daleko może iść reklama honorarium, opisują poradniki Reklama doradców podatkowych w Niemczech i Reklama doradców podatkowych w Austrii.

Bez podbierania i oczerniania: na co pozwala prawo zawodowe

Strona dla osób chcących zmienić doradcę jest dozwolona. Rzeczowo informuje o sytuacji, w której znajduje się wielu przedsiębiorców, i jest skierowana do wszystkich, a nie do klientów konkretnej kancelarii. Granica przebiega tam, gdzie celowo atakują Państwo poszczególne zlecenia koleżanki lub umniejszają jej pracę.

• Niemcy: Reklama jest dozwolona, o ile rzeczowo informuje o działalności zawodowej i nie jest nakierowana na uzyskanie zlecenia w konkretnej sprawie (§ 57a StBerG). § 19 BOStB uznaje za sprzeczny z obowiązkami zawodowymi każdy środek zmierzający do nieuczciwego wyparcia innego doradcy podatkowego ze zlecenia, np. z użyciem bezprawnie pozyskanych danych adresowych, przez pracowników innej kancelarii, niewspółmiernie niskim wynagrodzeniem lub przez umniejszanie. § 7 BOStB zobowiązuje do rzeczowości i koleżeństwa.
• Austria: WTBG 2017 nie ma przepisu o reklamie. Miarą jest zachowanie zgodne z godnością zawodu według §§ 71, 72 WTBG 2017 i wytycznych izby, a do tego UWG, który m.in. zakazuje dyskredytujących twierdzeń o faktach dotyczących konkurentów (§ 7 UWG). Dyskredytujące porównania z kolegami uznaje się za granicę dozwolonej reklamy.

Powściągliwość obowiązuje także podczas pierwszej rozmowy. Jeśli zainteresowana osoba narzeka na dotychczasową kancelarię, proszę słuchać, ale nie oceniać. Czy popełniono tam błędy, można powiedzieć dopiero po przejrzeniu dokumentów, a nawet wtedy liczy się interes klientki, a nie triumf nad koleżanką.

Kontakt i pierwsza rozmowa dla osób chcących zmienić doradcę

Kto chce zmienić doradcę, zwykle długo się wahał. Gdy decyzja zapada, droga do Państwa musi być krótka. Osobny formularz zapytania na stronie o zmianie albo wstępnie wybrany temat w formularzu kontaktowym pomaga właściwie zaklasyfikować zapytanie. Jak zaprojektować stronę kontaktową jako całość, opisuje artykuł Strona kontaktowa kancelarii.

Nawiasem mówiąc, osoby zmieniające doradcę to często szczególnie dobrze dopasowani klienci: wiedzą, czego chcą, i mają porównanie. Jak celowo pozyskiwać takie zlecenia i uprzejmie odsiewać niepasujące zapytania, pokazuje artykuł Pozyskiwanie klientów przez doradcę podatkowego.