Pauschale, pro Buchungszeile oder pro Lohnzettel? Preismodelle für Buchhaltungsbüros und wie Sie sie auf der Website zeigen

Warum Preise auf die Website gehören

Wer eine Buchhaltung auslagern will, sucht nicht nach „Buchhaltungsbüro mit Erfahrung“, sondern nach „Buchhaltung Kosten pro Monat“, „Preis pro Buchungszeile“ oder „Kosten Personalverrechnung pro Mitarbeiter“. Diese Suchen haben eine klare Absicht: Die Person will vergleichen und dann anfragen. Eine Seite, die diese Frage beantwortet, holt sie an der richtigen Stelle ab. Eine Seite mit „Preis auf Anfrage“ schickt sie weiter zum nächsten Ergebnis.

Dazu kommt ein zweiter Effekt, den viele Inhaber:innen unterschätzen: Preise filtern. Wer weiß, dass Sie ein Mindesthonorar haben und Belege digital erwarten, fragt gar nicht erst an, wenn der Schuhkarton das Geschäftsmodell ist. Das spart Erstgespräche, die nie zu einem Auftrag geführt hätten. Für viele Büros, die ohnehin ausgelastet sind, ist das der wichtigere Grund. Wo die Preisseite im gesamten Seitenplan steht, zeigt der Ratgeber zur Website für Buchhaltungsbüros.

Die Preismodelle im Überblick

In der Praxis begegnen Ihnen fünf Grundmodelle. Keines ist per se besser; entscheidend ist, ob es zu Ihren Mandant:innen und zu Ihrer Arbeitsweise passt.

Die meisten Büros landen bei einer Kombination: ein Preis pro Buchungszeile oder Paket für die laufende Buchhaltung, ein Preis pro Lohnabrechnung für die Löhne, ein Stundensatz für alles, was nicht planbar ist, und ein monatliches Mindesthonorar darunter. Auf der Website zeigen Sie diese Bausteine einzeln, damit Interessent:innen ihren Monat selbst grob überschlagen können.

Pauschale oder Preis pro Buchungszeile?

Die Pauschale ist für Mandant:innen bequem: Sie wissen, was jeden Monat abgebucht wird. Für Sie ist sie riskant, sobald ein Betrieb wächst oder die Belegqualität nachlässt. Eine Pauschale funktioniert deshalb nur mit klarer Grenze, etwa „bis 150 Buchungszeilen im Monat“, und einer Regel, was darüber passiert. Ohne diese Grenze wird aus dem treuesten Mandat schnell das unrentabelste.

Der Preis pro Buchungszeile ist das Modell, nach dem Unternehmer:innen am häufigsten suchen, und er ist fair: Wer mehr Belege hat, zahlt mehr. Damit er auf der Website verständlich ist, braucht er drei Angaben.

• Was eine Buchungszeile ist: jede Zeile im Journal, also auch jede Bankbewegung, oder nur manuell kontierte Belege? Automatisch übernommene Bankumsätze billiger zu rechnen ist üblich und ein gutes Argument für digitale Zusammenarbeit.
• Was inbegriffen ist: Kontieren, Abstimmung der Bankkonten, offene Posten, monatliche Auswertung? Je mehr Sie aufzählen, desto weniger Rückfragen.
• Die Untergrenze: ein Mindesthonorar pro Monat, damit ein Betrieb mit zwölf Belegen nicht weniger zahlt, als Sie Zeit für Rückfragen und Abstimmung brauchen.

Pakete sind die Brücke zwischen beiden Welten: „bis 50“, „bis 150“ und „bis 300“ Buchungszeilen mit festem Monatspreis und einem Preis pro Zeile darüber. Interessent:innen ordnen sich selbst ein, und Sie behalten die Kontrolle über den Aufwand.

Lohnverrechnung: Preis pro Mitarbeiter:in und Monat

Für Lohn- und Personalverrechnung hat sich der Preis pro Dienstnehmer:in und Monat durchgesetzt. Unternehmer:innen suchen nach „Lohnabrechnung Kosten pro Mitarbeiter“ oder „Kosten Personalverrechnung pro Mitarbeiter“; nehmen Sie genau diese Begriffe auf. Achten Sie dabei auf die Einheit: In Deutschland heißt die monatliche Abrechnung umgangssprachlich oft „Lohnzettel“. In Österreich ist der Lohnzettel dagegen die jährliche Meldung (Formular L16), die monatliche Abrechnung heißt Lohn- oder Gehaltsabrechnung. Schreiben Sie deshalb „pro Abrechnung“ oder „pro Dienstnehmer:in und Monat“, dann ist der Preis in beiden Ländern eindeutig.

Wer ausschließlich Lohnverrechnung anbietet, kann seine Preisseite noch stärker darauf ausrichten, etwa mit einem Rechenbeispiel für einen Betrieb mit zehn Dienstnehmer:innen. Wie eine eigene Website für ein Lohnbüro aufgebaut ist, zeigt der Ratgeber zur Website für Personalverrechnung und Lohnbüros.

Stundensatz kalkulieren: so rechnen Sie richtig

Jeder Stückpreis ist am Ende ein versteckter Stundensatz: Preis pro Zeile mal Zeilen pro Stunde. Deshalb steht am Anfang jeder Preisliste die Frage, welchen Stundensatz Sie brauchen. Viele selbstständige Buchhalter:innen setzen ihn zu niedrig an, weil sie ihn mit dem früheren Gehalt vergleichen. Dabei fehlen Urlaub, Krankheit, Sozialversicherung, Altersvorsorge, Software, Versicherung und all die Stunden, die Sie nicht verrechnen können.

Zum Vergleich: Wer in derselben Rechnung 40 € pro Stunde verlangt, setzt rund 46.000 € um. Nach 16.000 € Betriebskosten bleiben 30.000 € für Sozialversicherung, Altersvorsorge und Einkommensteuer, also deutlich weniger als in einer Anstellung. Ihre eigenen Zahlen werden anders aussehen; der Rechenweg bleibt derselbe.

Jetzt rechnen Sie zurück. Schaffen Sie im Schnitt 60 Buchungszeilen pro Stunde inklusive Kontieren und Rückfragen, ergibt der Stundensatz von 73 € gut 1,20 € pro Zeile. Laufen viele Bankumsätze automatisch ein und Sie schaffen 100 Zeilen, reichen rechnerisch rund 0,73 €. Braucht eine Lohnabrechnung im Schnitt 15 Minuten samt Änderungen, liegt sie bei etwa 18 €. Genau deshalb lohnt sich Digitalisierung für Sie doppelt: Sie können günstiger anbieten und trotzdem mehr verdienen.

So zeigen Sie Preise auf der Website

Eine gute Preisseite ist kein Tarifblatt, sondern eine Entscheidungshilfe. Sie beantwortet in dieser Reihenfolge: Was kostet es ungefähr, wovon hängt es ab, was ist enthalten, was nicht, und wie geht es weiter?

Die Beispielseite unserer fiktiven Kölner Buchhalterin zeigt, wie das aussehen kann: ein kostenloses Kennenlerngespräch, „Buchen laufender Geschäftsvorfälle ab 1,10 € pro Buchung, mindestens 95 € pro Monat, inklusive Kontieren“, „Laufende Lohnabrechnung 19 € pro Mitarbeiter:in und Monat, Minijobs 14 €, Lohnsteuer-Anmeldung inklusive“, „Kontenplan anlegen 160 € einmalig“ und ein Stundensatz für Belegorganisation. Darunter der Satz: „Alle Preise netto zzgl. 19 % USt. Die Kosten Ihrer Steuerberatung für Voranmeldungen, Abschluss und Erklärungen kommen hinzu.“ Sie finden sie bei unseren Beispiel-Websites.

Der letzte Satz ist in Deutschland wichtig. Buchhalter:innen dürfen nach § 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG nur Kontenpläne anlegen, laufende Geschäftsvorfälle buchen, die laufende Lohnabrechnung erstellen und Lohnsteuer-Anmeldungen fertigen. Nach § 8 Abs. 4 StBerG dürfen sie auf diese Befugnisse hinweisen und sich „Buchhalter:in“ nennen. Ihre Preisliste verwendet deshalb genau diese Begriffe. Wer offen schreibt, dass Umsatzsteuervoranmeldung und Jahresabschluss bei der Steuerberatungskanzlei liegen, wirkt nicht kleiner, sondern verlässlich. Wie Sie die Zusammenarbeit mit einer Kanzlei auf der Website zeigen, steht im Ratgeber zur Kooperation mit Steuerberater:innen.

Geben Sie der Preisseite einen Titel, der die Suchbegriffe aufnimmt, etwa „Buchhaltung Kosten: Preise pro Buchung und Lohnabrechnung | Ihr Büro, Ort“. Wie er in den Suchergebnissen wirkt, prüfen Sie mit der Google-Vorschau für Titel und Beschreibung. Mehr zur Suchmaschinenoptimierung im Ratgeber SEO für Buchhaltungsbüros.

Netto oder brutto: Preisangaben in Österreich und Deutschland

Die meisten Mandant:innen eines Buchhaltungsbüros sind Unternehmen und rechnen netto. Trotzdem gelten für die Preisangabe auf der Website Regeln, die sich zwischen den Ländern unterscheiden.

In Österreich knüpft das Preisauszeichnungsgesetz bei Dienstleistungen an Leistungen nach der Gewerbeordnung an, die Verbraucher:innen angeboten werden (§ 1 Abs. 1 Z 2 PrAG). Die Bilanzbuchhaltungsberufe sind aber im BiBuG geregelt, nicht in der Gewerbeordnung. Ob das PrAG für Sie unmittelbar gilt, ist deshalb zweifelhaft. Unabhängig davon verlangt § 5 Abs. 2 ECG für jede Website, dass erkennbar ist, ob ein Preis brutto oder netto ist. Wer auch Privatpersonen anspricht, nennt für sie am besten Bruttopreise, wie es § 9 PrAG vorsieht; dann sind Sie in jedem Fall auf der sicheren Seite. Was sonst bei der Werbung gilt, steht im Ratgeber zur Werbung in der Bilanzbuchhaltung in Österreich.

In Deutschland gilt die Preisangabenverordnung nur, wenn Sie Verbraucher:innen Leistungen anbieten oder mit Preisen gegenüber Verbraucher:innen werben (§ 1 Abs. 1, § 3 Abs. 1 PAngV). Richtet sich Ihr Angebot ausschließlich an Unternehmen, sagen Sie das auf der Preisseite deutlich und nennen Nettopreise mit „zzgl. 19 % USt.“. Sprechen Sie auch Privatpersonen an, etwa Vermieter:innen oder Privathaushalte mit Minijob, nennen Sie für diese Leistungen den Endpreis inklusive Umsatzsteuer. Für Formulierungen rund um Ihre Bezeichnung hilft der Ratgeber zur Werbung als Buchhalter:in in Deutschland.

Zahlungsbedingungen und Preisanpassungen

Zur Preisseite gehören zwei Sätze, die später viel Ärger sparen. Erstens: wann und wie bezahlt wird, etwa „Abrechnung monatlich, Zahlung per Lastschrift bzw. SEPA-Einzug innerhalb von 14 Tagen“. Zweitens: wie Preise angepasst werden, etwa einmal jährlich mit Ankündigung oder nach einem Index. Wer das von Anfang an offen schreibt, muss Preiserhöhungen nicht jedes Jahr neu verhandeln.

Und wenn eine Rechnung doch offen bleibt: Bleiben Sie freundlich, aber konsequent. Eine sachliche Zahlungserinnerung mit Rechnungsnummer, Betrag und neuer Frist reicht in den meisten Fällen.

Typische Fehler bei Preisen von Buchhaltungsbüros

Checkliste für Ihre Preisseite