Najważniejsze w skrócie
- Dla zawodów księgowych nie ma taryfy opłat, ani według BiBuG, ani dla księgowych na podstawie § 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG. Ceny są swobodne i można je reklamować.
- Popularne modele to ryczałt miesięczny, cena za pozycję księgową lub za dokument, cena za listę płac i stawka godzinowa. Większość biur je łączy.
- Każdy model potrzebuje dolnej granicy: minimalnego wynagrodzenia miesięcznego i skalkulowanej stawki godzinowej, do której sprowadzają Państwo wszystkie ceny jednostkowe.
- Przy cenach obowiązuje zasada: konsumentom brutto, firmom netto z dopiskiem „plus VAT”. W Austrii § 5 Abs. 2 ECG wymaga, by zawsze było jasne, o którą cenę chodzi; w Niemczech PAngV wymaga wobec konsumentów ceny całkowitej.
- W Niemczech w cenniku są tylko usługi z § 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG, w Austrii tylko usługi z zakresu Państwa uprawnień według BiBuG.
Ten artykuł ma charakter ogólnej informacji i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej w konkretnej sprawie. Ustawy, wytyczne zawodowe i składki izb się zmieniają: przed podjęciem decyzji prosimy sprawdzić szczegóły w swojej izbie, urzędzie lub stowarzyszeniu zawodowym.
Dlaczego ceny powinny być na stronie
Kto chce zlecić księgowość na zewnątrz, nie szuka „doświadczonego biura rachunkowego”, tylko „księgowość koszt miesięcznie”, „cena za pozycję księgową” albo „koszt obsługi płac za pracownika”. Te wyszukiwania mają jasny cel: osoba chce porównać, a potem się zgłosić. Strona, która odpowiada na to pytanie, trafia do niej we właściwym momencie. Strona z „ceną na zapytanie” odsyła ją do kolejnego wyniku.
Do tego dochodzi drugi efekt, który wielu właścicieli nie docenia: ceny filtrują. Kto wie, że mają Państwo minimalne wynagrodzenie i oczekują dokumentów w formie cyfrowej, nie zgłosi się wcale, jeśli jego modelem biznesowym jest pudełko po butach. To oszczędza pierwsze rozmowy, które nigdy nie zakończyłyby się zleceniem. Dla wielu biur, które i tak są w pełni obłożone, to ważniejszy powód. Gdzie strona z cenami znajduje się w całym planie strony, pokazuje poradnik o stronie internetowej biura rachunkowego.
Przegląd modeli cenowych
W praktyce spotkają Państwo pięć podstawowych modeli. Żaden nie jest sam w sobie lepszy; decyduje to, czy pasuje do Państwa klientów i sposobu pracy.
| Model | Jak działa | Dla kogo | Na co uważać |
|---|---|---|---|
| Ryczałt miesięczny | Stała kwota miesięcznie za opisany zakres | Równomierna liczba dokumentów, stali klienci | Określić zakres i górny limit, inaczej przy wzroście klienta pracują Państwo za darmo |
| Za pozycję księgową | Cena za każdą zaksięgowaną pozycję, często z kwotą minimalną | Zmienne ilości, przejrzyste rozliczenie | Zdefiniować, czym jest pozycja i czy liczą się automatyczne księgowania bankowe |
| Za dokument | Cena za każdy przekazany dokument | Małe firmy z niewielką liczbą prostych dokumentów | Uregulować dokumenty zbiorcze i faktury wielostronicowe |
| Za listę płac | Cena za pracownika i miesiąc | Obsługa płac | Przyjęcia i odejścia, wypłaty specjalne i zgłoszenia roczne wykazać osobno |
| Stawka godzinowa | Rozliczenie według czasu | Zaległości, chaos w dokumentach, zadania specjalne | Trudna do zaplanowania dla klientów, dlatego raczej jako uzupełnienie |
Większość biur dochodzi do kombinacji: cena za pozycję księgową lub pakiet dla bieżącej księgowości, cena za listę płac dla wynagrodzeń, stawka godzinowa za wszystko, czego nie da się zaplanować, i pod tym minimalne wynagrodzenie miesięczne. Na stronie pokazują Państwo te elementy osobno, aby potencjalni klienci mogli sami z grubsza oszacować swój miesiąc.
Ryczałt czy cena za pozycję księgową?
Ryczałt jest wygodny dla klientów: wiedzą, ile zostanie pobrane co miesiąc. Dla Państwa jest ryzykowny, gdy tylko firma rośnie lub spada jakość dokumentów. Dlatego ryczałt działa tylko z jasnym limitem, np. „do 150 pozycji księgowych miesięcznie”, i zasadą, co dzieje się powyżej. Bez tego limitu najwierniejszy klient szybko staje się najmniej opłacalnym.
Cena za pozycję księgową to model, którego przedsiębiorcy szukają najczęściej, i jest sprawiedliwa: kto ma więcej dokumentów, płaci więcej. Aby była zrozumiała na stronie, potrzebuje trzech informacji.
- Czym jest pozycja księgowa: każdy wiersz w dzienniku, czyli też każda operacja bankowa, czy tylko ręcznie dekretowane dokumenty? Tańsze rozliczanie automatycznie importowanych operacji bankowych jest powszechne i stanowi dobry argument za współpracą cyfrową.
- Co jest w cenie: dekretacja, uzgodnienie rachunków bankowych, rozrachunki, raport miesięczny? Im więcej Państwo wymienią, tym mniej pytań.
- Dolna granica: minimalne wynagrodzenie miesięczne, aby firma z dwunastoma dokumentami nie płaciła mniej niż czas, który poświęcają Państwo na pytania i uzgodnienia.
Pakiety są pomostem między oboma światami: „do 50”, „do 150” i „do 300” pozycji księgowych za stałą cenę miesięczną, a powyżej cena za pozycję. Potencjalni klienci sami się przyporządkowują, a Państwo zachowują kontrolę nad nakładem pracy.
Obsługa płac: cena za pracownika i miesiąc
W obsłudze płac przyjęła się cena za pracownika i miesiąc. Przedsiębiorcy szukają „koszt obsługi płac za pracownika”; proszę użyć dokładnie tych sformułowań. Przy tym trzeba uważać na jednostkę: w Niemczech miesięczne rozliczenie potocznie nazywa się często „Lohnzettel”. W Austrii natomiast Lohnzettel to roczne zgłoszenie (formularz L16), a miesięczne rozliczenie to Lohn- lub Gehaltsabrechnung. Dlatego proszę pisać „za rozliczenie” albo „za pracownika i miesiąc”, wtedy cena jest jednoznaczna w obu krajach.
| Zwykle w cenie | Często osobno | Do wyjaśnienia na stronie |
|---|---|---|
| Miesięczna lista płac | Przyjęcia i odejścia wraz ze zgłoszeniem i wyrejestrowaniem | Od kiedy pracownik jest liczony (dzień graniczny, niepełne miesiące) |
| Austria: miesięczne zgłoszenie podstawy składek (Beitragsgrundlagenmeldung); Niemcy: Lohnsteuer-Anmeldung (deklaracja podatku od wynagrodzeń) | Wypłaty specjalne, odprawy, zaświadczenia | Czy zatrudnienia niewielkie lub minijoby są tańsze |
| Lista wypłat lub plik przelewów | Zgłoszenia roczne, roczny Lohnzettel lub zamknięcie roczne kont płacowych | Jak przekazywane są godziny, zwolnienia lekarskie i urlopy |
Kto oferuje wyłącznie obsługę płac, może jeszcze mocniej ukierunkować na nią stronę z cenami, na przykład przykładowym wyliczeniem dla firmy z dziesięcioma pracownikami. Jak zbudować osobną stronę biura płacowego, pokazuje poradnik o stronie internetowej biura obsługi płac.
Kalkulacja stawki godzinowej: jak liczyć poprawnie
Każda cena jednostkowa to w gruncie rzeczy ukryta stawka godzinowa: cena za pozycję razy liczba pozycji na godzinę. Dlatego na początku każdego cennika stoi pytanie, jakiej stawki godzinowej Państwo potrzebują. Wielu samodzielnych księgowych ustala ją za nisko, bo porównuje ją z dawną pensją. Brakuje w tym urlopu, choroby, ubezpieczenia społecznego, zabezpieczenia emerytalnego, oprogramowania, ubezpieczenia i wszystkich godzin, których nie da się rozliczyć.
Oszacować godziny do rozliczenia
Od 52 tygodni odejmuje się urlop, święta i chorobę. Z pozostałego czasu pracy tylko część da się rozliczyć: za pozyskiwanie klientów, administrację, szkolenia, pytania i uzgodnienia z doradcą podatkowym nikt nie płaci bezpośrednio.
Uczciwie zsumować koszty
Oprogramowanie i IT, biuro, ubezpieczenie OC zawodowe, szkolenia, składki członkowskie, strona internetowa i marketing, własny doradca podatkowy. Ile kosztuje rocznie strona internetowa, policzą Państwo kalkulatorem kosztów stron kancelarii.
Ustalić dochód i zabezpieczenie
Docelowy dochód plus ubezpieczenie społeczne i zabezpieczenie emerytalne. W Austrii to SVS, w Niemczech ubezpieczenie zdrowotne i pielęgnacyjne oraz, w zależności od sytuacji, emerytalne.
Doliczyć bufor
Narzut na przestoje, nieopłacone faktury i inwestycje. Bez bufora każdy spokojniejszy tydzień wystarczy, żeby rachunek się nie zgadzał.
Podzielić i przeliczyć wstecz
Docelowy przychód podzielony przez godziny do rozliczenia daje minimalną stawkę godzinową. Z niej wyprowadzają Państwo cenę za pozycję i za listę płac.
| Pozycja | Kwota |
|---|---|
| Czas pracy: 44 tygodnie po 40 godzin | 1760 godzin |
| Z tego do rozliczenia (ok. 65%) | ok. 1150 godzin |
| Docelowy dochód przed podatkiem dochodowym | 45 000 € |
| Ubezpieczenie społeczne i zabezpieczenie emerytalne | 15 000 € |
| Koszty prowadzenia działalności (oprogramowanie, biuro, ubezpieczenie, szkolenia, strona) | 16 000 € |
| Bufor na przestoje i straty (10%) | 7600 € |
| Docelowy przychód roczny | 83 600 € |
| Minimalna stawka godzinowa (83 600 € ÷ 1150 godzin) | ok. 73 € |
Dla porównania: kto w tym samym wyliczeniu bierze 40 € za godzinę, osiąga ok. 46 000 € przychodu. Po 16 000 € kosztów zostaje 30 000 € na ubezpieczenie społeczne, zabezpieczenie emerytalne i podatek dochodowy, czyli wyraźnie mniej niż na etacie. Państwa liczby będą wyglądać inaczej; sposób liczenia pozostaje ten sam.
Teraz proszę przeliczyć wstecz. Jeśli średnio księgują Państwo 60 pozycji na godzinę wraz z dekretacją i pytaniami, stawka 73 € daje nieco ponad 1,20 € za pozycję. Jeśli wiele operacji bankowych wpływa automatycznie i dają Państwo radę 100 pozycji, rachunkowo wystarczy ok. 0,73 €. Jeśli lista płac wraz ze zmianami zajmuje średnio 15 minut, wychodzi ok. 18 €. Właśnie dlatego cyfryzacja opłaca się Państwu podwójnie: mogą Państwo zaoferować niższą cenę i mimo to więcej zarobić.
Jak pokazać ceny na stronie internetowej
Dobra strona z cenami to nie tabela taryf, lecz pomoc w podjęciu decyzji. Odpowiada w tej kolejności: ile to mniej więcej kosztuje, od czego zależy, co jest w cenie, czego nie ma i co dalej?
Wstęp jednym zdaniem
„Płacą Państwo za księgowanie i za listę płac, co najmniej 95 € miesięcznie. Wszystkie ceny netto plus 19% VAT.” Każdy od razu wie, na czym stoi.
Elementy jako lista lub karty
Bieżąca księgowość, obsługa płac, jednorazowe uruchomienie, stawka godzinowa za zaległości: każdy element z jednostką, ceną i jednym wierszem o tym, co obejmuje.
Przykład wyliczenia
„Zakład rzemieślniczy ze 120 księgowaniami i czterema pracownikami płaci u nas ok. … € miesięcznie.” Przykłady sprawiają, że ceny jednostkowe stają się namacalne.
Czego nie obejmuje
Otwarcie wymienić usługi, których nie wolno lub nie chcą Państwo świadczyć, ze wskazaniem, kto je przejmuje.
Następny krok
Link do pierwszej rozmowy lub do formularza oferty, który pyta o liczbę dokumentów i pracowników.
Przykładowa strona naszej fikcyjnej księgowej z Kolonii pokazuje, jak to może wyglądać: bezpłatna rozmowa zapoznawcza, „księgowanie bieżących operacji gospodarczych od 1,10 € za księgowanie, co najmniej 95 € miesięcznie, z dekretacją”, „bieżąca lista płac 19 € za pracownika miesięcznie, minijoby 14 €, deklaracja podatku od wynagrodzeń w cenie”, „założenie planu kont 160 € jednorazowo” i stawka godzinowa za porządkowanie dokumentów. Pod spodem zdanie: „Wszystkie ceny netto plus 19% VAT. Koszty Państwa doradcy podatkowego za deklaracje VAT, zamknięcie roku i zeznania są dodatkowe.” Znajdą ją Państwo wśród naszych przykładowych stron.
To ostatnie zdanie jest w Niemczech ważne. Zgodnie z § 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG księgowi mogą jedynie zakładać plany kont, księgować bieżące operacje gospodarcze, sporządzać bieżące listy płac i Lohnsteuer-Anmeldung (deklaracje podatku od wynagrodzeń). Zgodnie z § 8 Abs. 4 StBerG mogą wskazywać na te uprawnienia i nazywać się „Buchhalter:in” (księgowy, księgowa). Państwa cennik używa więc dokładnie tych pojęć. Kto otwarcie pisze, że deklaracja VAT i zamknięcie roku należą do kancelarii doradcy podatkowego, nie wydaje się mniejszy, lecz godny zaufania. Jak pokazać współpracę z kancelarią na stronie, opisuje poradnik o współpracy z doradcami podatkowymi.
Proszę nadać stronie z cenami tytuł zawierający wyszukiwane frazy, np. „Księgowość koszt: ceny za księgowanie i listę płac | Państwa biuro, miejscowość”. Jak wygląda w wynikach wyszukiwania, sprawdzą Państwo podglądem Google dla tytułu i opisu. Więcej o pozycjonowaniu w poradniku SEO dla biur rachunkowych.
Netto czy brutto: podawanie cen w Austrii i w Niemczech
Większość klientów biura rachunkowego to firmy, które liczą w kwotach netto. Mimo to dla cen na stronie obowiązują zasady, które różnią się między krajami.
| Austria | Niemcy | |
|---|---|---|
| Zawsze | § 5 Abs. 2 ECG: ceny muszą być łatwe do odczytania i przyporządkowania, a także musi być jasne, czy zawierają VAT | § 1 Abs. 3 PAngV i prawo nieuczciwej konkurencji: ceny jasno przyporządkowane, bez wprowadzających w błąd cen „od” |
| Wobec konsumentów | Zalecane ceny brutto; Preisauszeichnungsgesetz w § 9 wymaga cen brutto, a cenę netto dopuszcza tylko dodatkowo, z ceną brutto tuż obok | § 3 PAngV: cena całkowita z VAT |
| Wobec firm | Ceny netto z wyraźnym dopiskiem „plus 20% VAT” | PAngV obowiązuje tylko wobec konsumentów; ceny netto z „plus 19% VAT” są powszechne |
| Mali przedsiębiorcy (zwolnieni z VAT) | Informacja, że VAT nie jest naliczany | Informacja, że ma zastosowanie zwolnienie dla małych przedsiębiorców z § 19 UStG (§ 34a UStDV) |
W Austrii Preisauszeichnungsgesetz (PrAG, ustawa o uwidacznianiu cen) w przypadku usług odnosi się do usług podlegających Gewerbeordnung (ustawie o działalności gospodarczej), oferowanych konsumentom (§ 1 Abs. 1 Z 2 PrAG). Zawody księgowe są jednak uregulowane w BiBuG, a nie w Gewerbeordnung. Czy PrAG ma do Państwa bezpośrednie zastosowanie, jest więc wątpliwe. Niezależnie od tego § 5 Abs. 2 ECG wymaga na każdej stronie, aby było jasne, czy cena jest brutto czy netto. Jeśli zwracają się Państwo także do osób prywatnych, najlepiej podać im ceny brutto, tak jak przewiduje § 9 PrAG; wtedy są Państwo w każdym przypadku po bezpiecznej stronie. Co jeszcze obowiązuje w reklamie, opisuje poradnik o reklamie zawodów księgowych w Austrii.
W Niemczech Preisangabenverordnung (PAngV, rozporządzenie o podawaniu cen) obowiązuje tylko wtedy, gdy oferują Państwo usługi konsumentom lub reklamują się wobec nich cenami (§ 1 Abs. 1, § 3 Abs. 1 PAngV). Jeśli oferta jest skierowana wyłącznie do firm, proszę jasno napisać to na stronie z cenami i podawać ceny netto z „plus 19% VAT”. Jeśli zwracają się Państwo także do osób prywatnych, np. wynajmujących lub gospodarstw domowych z minijobem, dla tych usług proszę podać cenę końcową z VAT. W sformułowaniach dotyczących Państwa tytułu pomoże poradnik o reklamie księgowych w Niemczech.
Warunki płatności i zmiany cen
Na stronę z cenami należą dwa zdania, które później oszczędzają wiele kłopotów. Po pierwsze: kiedy i jak następuje płatność, np. „rozliczenie miesięczne, płatność poleceniem zapłaty SEPA w ciągu 14 dni”. Po drugie: jak ceny są dostosowywane, np. raz w roku z zapowiedzią lub według indeksu. Kto od początku pisze o tym otwarcie, nie musi co roku na nowo negocjować podwyżek.
A jeśli faktura jednak pozostanie nieopłacona: proszę być uprzejmym, ale konsekwentnym. Rzeczowe przypomnienie o płatności z numerem faktury, kwotą i nowym terminem w większości przypadków wystarczy.
Przypomnienie o płatności w minutę
Proszę utworzyć uprzejme, jasne przypomnienie o płatności za nieopłacone wynagrodzenie, z numerem faktury, kwotą i terminem.
Typowe błędy biur rachunkowych przy cenach
Tak będzie dobrze
- „Księgowanie bieżących operacji gospodarczych od 1,10 € za księgowanie, co najmniej 95 € miesięcznie” (Niemcy)
- „Obsługa płac 22 € za pracownika miesięcznie, zgłoszenie i wyrejestrowanie w cenie” (Austria)
- Netto lub brutto oznaczone bezpośrednio przy cenie
- Przykład wyliczenia dla typowej firmy
- Zaległości i chaos w dokumentach według stawki godzinowej, otwarcie podane
Lepiej nie
- „Cena na zapytanie” jako jedyna informacja
- Cena „od”, której prawie żadna firma faktycznie nie dostaje
- „Kompletna księgowość z deklaracją VAT” w Niemczech
- „Taniej niż u każdego doradcy podatkowego”: w Niemczech sugeruje to, że usługa jest ta sama
- „Lohnzettel” jako jednostka w Austrii, gdy chodzi o miesięczne rozliczenie
Lista kontrolna dla Państwa strony z cenami
Ceny biura rachunkowego na stronie internetowej
- Stawka godzinowa skalkulowana, wszystkie ceny jednostkowe do niej sprowadzone
- Minimalne wynagrodzenie miesięczne ustalone i podane
- Pozycja księgowa lub dokument zdefiniowane, operacje bankowe uregulowane
- Cena za rozliczenie z jasną jednostką, usługi dodatkowe osobno
- Netto lub brutto oznaczone przy cenie; konsumentom ceny końcowe
- Usługi tylko w zakresie uprawnień, ze wskazaniem, kto przejmuje resztę
- Przykład wyliczenia dla typowej firmy
- Warunki płatności i zasada zmiany cen
Źródła
- RIS – Preisauszeichnungsgesetz (PrAG)
- RIS – E-Commerce-Gesetz, § 5
- RIS – Bilanzbuchhaltungsgesetz 2014, § 2
- Gesetze im Internet – § 1 PAngV
- Gesetze im Internet – § 3 PAngV
- Gesetze im Internet – § 6 StBerG
- Gesetze im Internet – § 8 StBerG
- Gesetze im Internet – Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV)
- Gesetze im Internet – § 34a UStDV
